使用Org-Mode来GTD

作者：Charles Cave

Using Emacs org-mode for GTD：http://members.optusnet.com.au/~charles57/GTD/orgmode.html

TOPGTD

Getting Things Done（GTD）是美国的商业顾问David Allen提倡的一种提高生产效率的系统。David Allen虽然通过各种演讲，研究会等推广它的GTD系统，但是更出名的还是他的著作《Getting Things Done》吧。企鹅出版社出版了《The Art of Stress-Free Productivity》（尽管去做: 无压工作的艺术）一书。你可以在Amazon买到。

GTD的核心，就是将你一生中需要完成的工作，收集，整理，决策，执行等形成统一的工作流。成功的关键就是，你的头脑中什么也不要放置，所有的都记录到你可以信赖的系统中。这个可信赖的系统就是一张A4纸（或者笔记本），Palm/PocketPC，或者是本文介绍的与Org-mode类似的应用程序。

TOP再见To-Do Lists，NextActions，你好！

ToDo Lists是过时的手法。在你的一生中有许多事情发生，你需要时间和精力来做出决策，这时你就可以利用GTD的方法。比如你和家人，同事的交往中，人际关系的构筑中，打电话，开会，灵感，写信等等活动都包含在内。

为了替代ToDo List, 请考虑以下两个问题：

• 你希望得到什么结果？
• 为了达到希望值，你将付出怎样的行动？

要回答这两个问题，需要明确地描绘出成功时的状态，以及为了达到目标需要具体什么样的行动。标出NextAction（接下来的行动）是说能简单地决定接下来做什么，尽量将时间的延误最小化。看这个list的时候时候，不需要每次决策去做什么。

TOP情境（Contexts）

就像NextAction（经常缩写为NA）本身的意思一样，需要考虑行动前后的情境。这里的情境是指在一定的制约和资源下进行活动的场所。比如，「打电话」这种情境，首先要确保电话可以使用。「Office」这种情境，是指在办公室内进行的行动。同样，「Home」指在家里面完成的活动。

对于不同的人，情境表一定是不同的。当你选择怎样的作业组合时，需要一定的实验才能做出决定，很难一次就能完善它。比如我的情境分以下几种：

• Office（上班时的电话联络也包括在内）
• Home（家里的电话包括在内）
• Computer（家里的电脑）
• DVD Watching（我从图书馆里借了许多DVD）
• Reading（上班的电车途中）

TOP日程表（Agendas）

在GTD的手法中，像前面小节中介绍的NextAction表一样，其他很多表格被使用。David Allen在和一些人讨论的时候，或者在一些研究会上为了说明行动表的时候，经常会提到「Agendas」一词。Agendas可以作为NextAction表的一种特例。

比如，你和上司会定期地开会，为了准备下一次会议中的议题，你可以制作一个名为「Boss」的列表。如果是你领导，你也会为你的小组里的每一位项目担当者制作一份Agendas表吧。

TOPWaiting For

还有一个叫做「Waiting For」的列表。我们经常在完成某一作业，或者将某一任务委托别人去做的时候，需要等待回应。像这样的信息放入WaitingFor列表，对以后回想起来有很大的帮助。

TOPProjects

Project是指需要2步NextAction作业才能完成的任务。 当你检查你需要完成的任务的时候，你一定是从你希望的结果出发考虑NextAction的。这里并不是说需要你考虑所有应该执行的NextAction，只是开始的工作。

比如，“晚宴”这个Project。有一些NextAction是属于「Phone」这个情境：「给Bill和Hilary打电话」，「给Valerie和Mark电话」等。又比如「Shopping」这个情境，像是「买瓶红酒」这样的行为归入NextAction。

每周检查项目进度的时候，以checklist的形式制作一张项目的表格。这样，你的项目中就做出了各种各样的NextAction，从而确认不同的项目的完成程度。

TOP日历（Calendar）

日历只是在需要记录有特别的日子或者时间信息时使用。日历不是用来提醒完成任务而记录在以前计划好的to-do表的。而是用来记录如约会，会议等固有信息（比如生日）的。

TOP备忘录（Tickler File）

这里记录一些对于将来行为有帮助的项目。像是基于软件的系统一样，这里常常使用４３个目录（１２个月＋３１日）的形式。比如，将每个月２０日的账单放入「２０」这个标签的目录中。得到圣诞卡的人员名单也应当放入「１２月」这个标签的目录下。

TOP将来/也许（Someday/Maybe）

你不可能在一天之内做完所有的事情。所以，「Someday/Maybe（某天/也许）」表中记录你想做的，但是现在还没有安排的事情。除了将来要做的，想法，创意什么的也可以在内。在每周浏览，检查的时候，这张表会频繁的更新。这里记录的项目，也许成为现实的Project，或者将现实的Project，NextAction放入以后的某个时候去做。

TOP现在做什么呢？

决定接下来做什么的时候，应该首先考虑你有多少可利用的时间，又有多少精力等客观情况吧。正因为你每周会检查一次你的NextAction表，这可以作为一种手法，来指导你每周的行动方向。在家的时候，你不会被OFFICE这个情境中的项目所干扰，而是专心致志地检查HOME表。

TOPWeekly Review（每周回顾检查）

作为GTD系统过程的核心，所有的Project，NextAction表，WaitingFor项目每周都要被回顾检查。在不同的Project中，用来明确下一步的行动。

TOPMind Sweep（清空大脑）

GTD的目标是将你头脑中的东西全部取出，保存到外部的可信赖的系统中。就是说，为了集中精力去完成任务，最大限地准备你的大脑。清空大脑，是为了使你专心于当前要完成的事，有效地利用大脑的一种方法。

TOPEmacs

Emacs是一种编辑器，具有高度的扩展性，可定制，实时表示等特性。（引用自Emacs的简介）。Emacs历史可以追述到1970年，并且在UNIX系统上有受欢迎。Emacs的核心是Lisp语言的解释器，这是它作为编辑器功能扩张的基础。Org-mode就是这样一个扩展的例子。

Emacs支持Windows，Linux，Mac-OS X以及其他UNIX操作系统。

TOPOrg-mode

利用Org-mode，可以保存笔记，管理项目，实现高速且高效的文本编辑系统。Org-mode基于Emacs的outline-mode，具有强大的功能且对应高亮显示代码。如下图：

Org-mode的核心部分是Outline，分配标签（情境的设定），以分层的构造组织内容，以及按目录形式使用日期属性等。可利用段落折叠的功能查看，编辑文章，从而只显示关联部分的内容。

TOP标题

以一个或几个星号开始一个新的段落，后面跟一个空格和标题题目，来表示一个标题。星号的个数决定了段落的阶层等级。例如：

1            2            3            4            5            6            

#+STARTUP: showall            * Colors            ** Red            This is a content for the Red headline            ** Green            ** Blue            

TOP表示不表示

用「Shift-TAB」快捷键可以显示/隐藏文件内容¹。在某个标题下按TAB键，可以切换之下的子标题和子标题的内容。

下面有3个抓图，表示澳大利亚１２个月的outline。最左边显示了最上一级的的标题，中间显示了所有的标题，最右边显示了所有的标题以及对应的内容。

TOP结构化编辑

标题（行首有一个或多个星号的行）与这之下的行（不以星号开始的行）基于大纲（Outline）来编辑，按照「结构化编辑」使用一系列的命令。

Org-mode提供了许多结构化编辑的命令来提升和降低标题和子树，或者向上，下移除分支，拷贝，粘贴，删除子树等。

TOP添加和显示标签

添加提示标签使用「C-c C-c」命令。可以参照上面的截图。标签支持自动补全功能，比如你只要输入「C]，然后按下tab键，自动补全为「COMPUTER」。标签表是通过扫描buffer来建立的。你可以只指定标签的缩略词来快速选择。

TOP表示NextAction表

「C-c \」命令是用来检索标签的快捷键，利用它，将制定的标签以树的形式抽出。树的形式抽出是指将文档尽量折叠，只是将被选择信息的标题，内容表示出来。

检索标签的时候，指定单一关键词（比如HOME）或者用布尔只表示。比如像「HOME|COMPUTER」一样用「&（and）」或「|（or）」来表示也可以。

下面是一个以「HOME」为关键词，检索到得结果：

TOPTodo tags, DONE and Archiving.（Todo标签，DONE和存档）

Org-mode提供了利用Todo标签给标题添加标签的功能，并提供了表示Todo标签和结束标志的命令。我没有使用该功能来管理我的行动表格，而是考虑到情境，时间，精力来选择NextAction。

TOP设置GTD文件

我的所有Project，task，行程表，将来/也许等表格都在1个文件中保存。

TOP文件开头

在我的文件中头部，记录了下面3行内容。文件名为「mygtd.org」。

1                2                3                

#+STARTUP: overview                #+TAGS: OFFICE(o) COMPUTER(c) HOME(h) PROJECT(p) READING(r) DVD(d)                #+STARTUP: hidestars                

 

第1行是指定Org-mode当文件被打开时，只显示最顶级的标题。

第2行是我使用的情境表（contexts）。圆括号中是为了快速选择而设定的缩写。输入「C-c C-c」命令，在相应分类中输入对应文字即可。

第3行是为了便于阅读，将标题前面的星号隐藏起来。²

TOP设计非限制的结构

为了方便回顾你的项目，责任，以及人生中的各个细节你需要经常尝试构建不同的文件结构。标签的分类虽说是很有用的部分，但是对于标题的排序和构造来讲还是不太重要。

作为方法之一，你可以将重要的领域，工作，家庭，按责任划分为不同的标题。列出你的家族成员姓名和活动的表格。每个项目作为一个标题，每周检查回顾这个文件的价值将是checklist的两倍。

1                    2                    3                    4                    5                    6                    7                    8                    9                    10                    11                    12                    13                    14                    15                    16                    17                    18                    19                    20                    21                    22                    23                    24                    25                    26                    27                    28                    29                    30                    31                    32                    

#+STARTUP: showall                    #+STARTUP: hidestars                    * Miscellaneous tasks                    ** Ring Service Station to book car for service :PHONE:                    ** Send email to Bill regarding sales order     :COMPUTER:                    * Emily                    This headline is to remind me to check on my daughters                    school activities!                    ** School subjects                    ** Viola                    ** Piano                    ** School Certificate Exam preparation                    * Work                    ** Work Prject 1                    *** Next action item                            :OFFICE:                    * Home                    ** Ready for Anything (David Allen) reading project                    *** Read Chapter 1                              :READING:                    * DVDs to watch                    ** Casablanca                                   :DVD:                    ** King Kong                                    :DVD:                    * Someday/Maybe                    ** Books I would like to read                    *** Life - A users manual (Georges Perec)                    ** Movies I want to see                    ** Restaurants I want to try                    ** DVDs I would like to hire                    *** Godfather III                    *** Memoirs of a Geisha                    

TOP清空大脑

为了最高效率地使你专心于所要做的一切事情，做好的方法是在文件中使用「mind-sweep」。文件的最后写一个标题Mind Sweep，之后的行用2个星号开始。

1                        2                        3                        4                        5                        

#+STARTUP: showall                        * Mind Sweep                        **   Ring Bill about that meeting                        **   Change tap washer in laundry                        **   Pay membership subscription.                        

设置一个时钟和警报，化5分钟在你的大脑中考虑所有你要做的事。考虑项目的时候，再写了简短的说明之后，键入「Alt-Enter」，就可以开始新一行的标题，且与现在的标题在同一等级。

将你大脑中所有的都取出，简单地开始工作吧。如果警报响了，就浏览你的表格，加上标签，将其转移到文件中适当的栏目中。

TOP源代码的控制与备份

为了记录每天的变更，我用SVN管理「mygtd.org」这个文件。在家里和办公室，用USB存储器或者CD保存着它的备份。

TOP访问我的GTD文件, 快!

为了快速的打开自己的GTD文件，我在.emacs文件中追加以下代码。输入「M-x gtd」命令之后，在新的窗口中就打开了我的Org-mode文件。

1                            2                            3                            4                            

 (defun gtd ()                            (interactive)                            (find-file "c:/homes/charles/gtd/gtd/mygtd.org")                            )                            

TOP收集

为了记下突发的灵感和想法，我使用IndexBox（5x3寸大小的盒子）来保存他们。我经常将想法，决定写到卡片放到IndexBox中。每周，我会检查回顾这些卡片，并与GTD文件一起更新。

TOP日历

因为我将时间表相关的工作，比如预定，还书的日期，和家里人的活动，孩子学校的活动等都记录到了随身的笔记本上。所以没有用Org-mode的时间表功能。

关于对在标题上添加时间表的功能，请参照Org-mode的文档。「C-c a」可以显示日程相关的命令列表，可以按日期，时间排序你的工作并显示指定日期的项目等。

TOP轻便的Next Action表

我喜欢将不同情境的NextAction表格以单纯的形式打印出来，并随身携带。另外，为了读取Org-mode形式的GTD文件，并按情境做成NextAction列表，我写了一个Perl脚本文件。（orghip.pl）

使用这个脚本，先将PROJECT表格表示以后，再将OFFICE情境的表格表示，最后将剩下的标签标示出来。

项目表示的顺序是按不同的情境来排序，相同的项目可以分配多个不同的情境。

下面是我的GTD文件例子：mygtd.org

1                                2                                3                                4                                5                                6                                7                                8                                9                                10                                11                                12                                13                                14                                15                                16                                17                                18                                19                                20                                21                                22                                23                                24                                25                                26                                27                                28                                29                                30                                31                                32                                33                                34                                35                                36                                37                                38                                39                                

Date Printed: Sun Sep  3 14:13:33 2006                                PROJECT:                                [ ] IPTM 9 Testing  (Beta Release)                                [ ] Learn to typeset music with Lilypond                                [ ] C# Windows Forms Programming                                [ ] Learn to Inkscape                                [ ] GTD Implementation                                OFFICE:                                [ ] Install latest Ethereal                                [ ] Retest bugs in RESOLVED status                                [ ] Go to Post Office and buy stamps                                [ ] Ring Dentist to change appointment                                HOME:                                [ ] Picture hooks in lounge room                                [ ] John Byrne Book - work through                                COMPUTER:                                [ ] Typeset "Eleanor Rigby" for Katie                                [ ] Typeset piano part of Sicilienne                                [ ] Speech timer (use Egg Timer as basis)                                [ ] Note entry program for LilyPond                                [ ] Study Tutorial 1                                [ ] Learn org-mode properly                                [ ] Write and publish tutorial on org-mode                                DVD:                                [ ] Howl's moving castle DEADLINE: <2006-09-07 Thu>                                [ ] Fantasia DEADLINE: <2006-09-15 Fri>                                READING:                                [ ] Review "Prognosis User guide"                                

TOP参考

TOPGTD

• David Allen的网页 http://www.davidco.com
• Getting Things Done关于Wikipedia的记载 http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
• 43 Folders http://www.43folders.com
• Getting Things Done email group http://finance.groups.yahoo.com/group/Getting_Things_Done/
• Charles' GTD Blog http://charlesgtd.blogspot.com

TOPEmacs

• http://en.wikipedia.org/wiki/Emacs
• http://www.gnu.org/software/emacs/emacs.html

TOPOrg Mode

• Org-mode home page - http://staff.science.uva.nl/~dominik/Tools/org/
• Charles tutorial on org-mode and dates.

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1. 译注：在显示全文标题与显示内容间切换

2. 译注：保留最后一个星号，其前面的星号颜色变暗，更加突出标题的层次性。