湖州川源食品有限公司:机关公文格式中存在的常见问题及原因分析

机关公文格式中存在的常见问题及原因分析

刘   俊

   公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。公文格式的规范性是公文的权威性、严肃性在公文形式上的具体体现。按照规定，公文的格式一般由标题、发问字号、秘密等级、缓急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。机关公文格式上存在的主要问题包括以下几个方面：
一、标题存在的问题。标题是公文非常重要的组成部分，是透视公文主旨以及行文目的的“窗口”，机关公文在标题这个环节存在的问题较多。有的公文标题中的标点符号太多，违反了“公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号”的规定。例如，关于呈送“四川省农民工银行卡特色服务实施方案”的报告，标题中的引号应去掉。有的公文标题简化不准确。例如，关于转发国务院办公厅延长扶持家禽业发展政策实施期限的通知，“转发”的宾语为“期限”，这中表述不准确，应将国务院办公厅原文标题因出，可将标题修改为“转发国务院办公厅关于延长扶持家禽业发展政策实施期限的通知。有的公文标题不简洁。例如，关于转发《中国人民银行关于印发〈中国人民银行人民币管理办法〉的通知》的通知，”中国人民银行“出现了两次，显得冗长，可将标题简化为”关于转发《中国人民银行人民币样币管理办法》的通知。
   二、密级划分方面存在的问题。公文的秘密登记是公文涉秘程度的标志。涉密等级不同，公文的阅知范围、管理办法也不相同。有的公文没有按照国家秘密范围和管理规定的要求合理确定密级，而是随意定密，认为公文内容重要就定密。有的公文没有严格遵守主件、附件涉密等级一致的原则，有的秘密公文漏标密级或密级表示不准确。
三、缓急程度划分存在的问题。公文紧急程度是对公文收文方的提示，目的是要求收文方在规定的时限内处理公文。有的应对方要求发出的公文，如报告情况、回复意见、提供数据等，没有要求收文方在规定的时限做什么，但仍标注了“特急”，目的仅仅是想得到优先迅速传递处理。同时，还存在公文办理不及时，人为造成急件的情况。
  
四、主送机关、抄送机关、内部发送存在的问题。主送机关是公文的受理机关，应使用全称、规范化简称或同类机关的同称。有的公文主送机关名称不规范。例如，转发四川省人民政府办公厅关于开展信用四川宣传教育专项活动的通知，主送机关为：分行营业管理部、四川各市州中心支行，各政策性银行、各国有商业银行四川省分行，各股份职商业银行程度分行，四川省农村信用联合社。在主送机关中既有人民银行系统内部的单位，也有人民银行系统外的金融机构，因此，应在“分行营业管理部”前面加上“中国人民银行成都“等字样。抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位或主送机关的相关领导机关或管理机关，应使用全称或者规范化简称、统称。有的公文将本单位内部发送单位列为抄送单位。内部发送单位为公文制发机关内部需要了解公文内容的单位。内部发送单位排序应按办公厅（室）、主办单位、会签单位、其他相关单位顺序排列。有的公文会签单位作为内部发送单位，或者将单位或外单位内设机构作为内部发送对象。
   五、主题词标引存在的问题。主题词是进行文件检索的重要工具，是显示文件内容特征和归属类别的关键性词语。《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》都指出，上报的公文，应按照上级要求标注主题词。从人民银行系统情况看，公文标引主题词采取授控标引的方式，用于公文主题词标引的词目，主要从固定公文主题词表中选用。主题词表中所列词目是相关工作中经常使用、具有检索意义及组配功能、概念明确单一的基本词汇，词目可排列组合成新的符合概念词目。目前，机关公文在主题词标引方面存在的问题主要表现在：有的公文不填写主题词，或者不熟悉“主题词表”，不按照主题词表有关规定标引主题词，没有对文件的主题内容进行标引。例如，关于四川省农村信用社个人征信系统推广工作的通知，主题词标引为：征信管理、个人征信、农信社、推广、通知。其中，“农信社”属于不规范的主题词，应该标注为“农村信用社”。又如，转发中国人民银行关于进一步做好金融统计数据集中工作的通知，主题词为：金融统计、数据集中、通知。该文件为转发公文，因此，应该加上“转发文件”的词目，以体现转发公文的发文特点。有的公文标引的主题词太多，违反了公文主题词最多不超过5个的规定。有的公文没有标引稳重，如“通知”、“批复”等。有的公文主题词标引随心所欲。例如，关于调整美国花旗银行有限公司成都分行外汇存款准备金缴存范围的通知，主题词标引：财务会计、缴存款、通知。关于重新核定英国渣打银行有限公司成都分行外汇存款准备金缴存范围的通知，主题词又标引为：财务会计、外汇存款准备金、缴存范围、通知。这两份公文主题词标引不统一。
六、附件存在的问题。附件是随公文正文发出的文字材料及表格。公文有多个附件时，应写明附件的序号和标题，并按顺序依次附在公文主件后面。有的正式发文中没有在附件的左上角标注“附件”字样，这种情况比较多。有的公文附件名称不规范。例如，关于接收安置军队转业干部的请示，该文有3个附件，但附件名称去笼统地用“地方军转办下达的接收安置军转干部计划的文件”来概括，附件名称与实际所附材料名称不一致，应准确写明附件的序号、标题和文件号。
七、文种选用方面的问题。有的报告与请示不分，用“报告”请示工作，或者在“报告”中夹带请示事项。例如，关于报送四川省人民政府关于加快推进小额担保贷款促进就业再就业工作的通知（代拟稿）的报告，这是向四川省政府报送的代拟稿，文种必须用“请示”，不能用“报告”。因为报告是阅件，不需要答复，而该公文需要答复，应用“请示”。有的对公文文种使用不熟悉，使发文不当升级。给下级单位的一般性事务通知没有以办公室名义发文。
一份文件从起草到发出要经过一系列工作环节，它代表了一个单位的整体面貌和工作水平。上述问题的存在，对机关公文产生了不良影响，究其原因，主要有以下几个方面：
1、领导对公文格式的重视程度不够。有的机关部门和单位对规范公文质量的重要性认识不到位，关注办文速度多，关心办文效果少。对公文办理工作标准不高，要求不严，致使公文格式方面的差错频频出现。
2、部分人员缺少办文经验。近几年，一些机关部门和单位关于公文处理方面的培训少，一些机关工作人员尤其是新职工自觉学习规范不沟，对公文格式方面的知识积累较少，了解不够深入，公文办理经验不足，有的甚至连办文基本常识都不明白，公文基础较差。
3、文秘人员责任心不强。有的拟稿人对公文格式不重视，发文稿纸填写比较草率，不学习公文处理方面的有关规定，马马虎虎，得过且过。有的同志不注意学习和总结，对公文格式方面的要求领会不深，对领导纠正过的问题重复犯错。
4、急文较多，忙中出错。有的公文办理时间较为紧急，尤其是转发上级机关或其他单位的特急件，匆匆忙忙办结就交稿子，致使公文格式方面的错误较多。