抛物公式指标:如何做出让老板看得懂的培训报告 - Qzone日志

如何做出让老板看得懂的培训报告
         培训经理们聚集在一起的时候经常抱怨的话题是：老板们不重视培训；部门经理们不懂培训。但身为培训的管理者，我们有没有提供给老板简明扼要的培训报告呢？
换位思考一下，老板关注的是业绩和增长，他们怎么可能有时间和精力去关注培训部门的人员每天在做什么？而大部分的培训经理往往只知道每天埋头苦干，却从不思考我们为什么要这么做，以及怎么才能真正帮助公司提高业绩。这样的“埋头苦干”是非常危险的，长此以往，早晚有一天培训部门会被遗忘，被公司高层认为是可有可无的部门——因为老板们看不到培训工作带来的价值。
以数据向老板提供培训报告
我们都知道数据是最有利的证明工具，每个月末、季末和年末的培训报告对于培训管理者而言就是向老板证明自身价值最好的武器。我看过很多公司的培训报告，绝大多数都是用Excel表做的培训汇总。有的公司栏目设置得非常细，几乎就是每次课的小结，可是看完后却不知所云。甚至有的公司在年末会做一个精美的培训报告小册子发给公司高层。里面有这一年度的培训课程再次回顾，培训课上的图片和感言，插图、合影等，可惜的是看完后除了有视觉上的美感冲击外，没有留下有关培训效果的直观感觉。这样的报告，老板们看完之后往往只会一扔了之。
如果你不想陷入以上提到的让老板“不知所云”或“一扔了之”的陷阱，就需要知道培训报告应该包含那些内容，了解如何让培训报告从流水账变成会说话的工具。
常规的培训报告通常包含的内容
图表1是一份基本上涵盖所有信息的培训报告。从这份报告中，我们可以得知每个月公司都开展了哪些培训项目，分别是由什么部门组织的，有哪些人参加，培训小时数是多少，费用支出和费用的出处，以及相应的付款状态等等。然而当上报给公司高层的是培训季报或者培训年报，那将是一个非常可观的长表格（见图表1）。相信除了做表格的人以外，没有哪个人愿意仔细阅读这样的报表，当然也就无从谈起从这样的报表中一眼能够看出什么有价值的信息了。通常公司高层不会试图去了解每一个具体项目是如何操作的，他们只会关心公司的钱是怎么花的？花的值不值？有没有达到预期的效果？

简明有效的培训报告应该是什么样？
当公司已经达到一定的规模，每个月都会有比较多的培训项目时，公司高层要看的其实是一个总架构，以求对公司的整体培训费用有一个全盘的了解。我们只需要在原有的EXCEL表格上进行简化（如隐藏）操作，并利用EXCEL表格自身的功能绘制柱状图（见图表2、3），就可以让数据通过简明扼要的方式显示出他们应有的价值。


让培训报告体现出培训效果
改版后的培训报告和柱状图已经能够让公司高层一眼就看到公司全年的培训实施状况，但这份报表只是数字的汇总，看不出公司的培训投入和实际运营产出之间有什么内在的关系，更体现不出公司的培训体系和理念。
任何公司的培训项目都不可能是拍脑门得出的，而是有一套系统的体系和架构。当公司在确定下一年度的培训项目时，首先会根据公司的战略、部门需求、岗位胜任力的差距以及员工的未来职业规划，设计一系列有针对性的“培训介入”活动来弥补差距，如课堂培训、在线培训、辅导、在岗培训、轮岗等。那么在总结培训报告时就应该和最初设定项目时相结合，这样公司才会更加了解我们制定的培训项目的作用。

首先，我们需要利用原始的培训报告数据（见图表4），根据公司自身独特的培训体系对基础数据进行相应分类，再和预算进行对比。如一家以生产和销售高科技产品为主导的公司培训体系主要分为四大类，那么我们就在原始的EXCEL表格上把每一个培训项目进行系统归类：
专业知识技能类培训，如：精益生产、产品标识和设计、AUTOCAD制作、销售谈判、客户服务等。
岗位资格认证类培训，如：质量工程师责任资格认证、会计人员认证、内审员资格认证等。
管理技能类培训，如：基本管理技能、辅导高绩效员工、绩效管理、情境领导、变革管理等。
个人职业发展类培训，如：英语口语培训、商务英语写作、时间和压力管理等。


将图表4、5、6合并起来，我们就能非常直观地表现出公司这一年度的整体培训状态，再结合公司的绩效评估报告、员工满意度报告、销售报告和财务报告，就可以得出本年度的整体培训效果，并预测和决定下一年度培训需要解决的问题。
年度培训的贡献
。根据年初的培训计划和预算，培训项目的51%以及80%的经费集中在部门的专业知识和技能的提高上，年底绩效评估员工整体专业知识和技能类别满足公司胜任力需求，其中35%超过公司要求，节约培训经费7.34%，因此符合公司预期的培训目标。
。为提升公司销售人员的销售水平，所有销售人员参加了相应级别的销售培训，实际经费比预算节约了12%，公司销售比上一年度增加了16.5%，超出公司预期的销售培训目标。
。个人职业发展类培训项目达到36%，费用仅占2%，不仅提升了公司员工的整体水平，员工满意度比上一年度增加了7%.
。所有需要持证上岗的员工都在规定的时间内完成了再教育培训，经费完全符合公司的培训预算，100%达到了国家和相应的行规要求。
需要继续投入的培训
。管理领导技能类培训环节薄弱：无论是项目的整体开展（占整体5%）还是参加培训的人员（占管理岗位的76%）都低于计划；相应地培训经费支出低于预算的10.40%.而公司目前管理人员的整体水平比期望值低，因此建议下一年度加大培训力度，并开展有针对性的管理类别培训项目。
。公司新成立的客户服务部门培训项目和经费投入较低，目前客户投诉较多，建议下一年度有目的性地增加客户服务培训项目。
这样一份言简意赅的培训报告和分析远比一份简单冗长、没有重心的流水账似的培训报告有意义得多，公司高层看了之后就能更加深刻地理解培训部门的工作，从而在今后的工作中给予培训部门更多的支持。