中财网里约奥运金牌下滑:Word使用技巧
来源：百度文库 编辑：中财网 时间：2024/04/28 05:15:46
Word使用技巧
一、提取Word和Powerpoint的图片
有的Word、Powerpoint文档中会含有大量的图片，如果我们需要将这些图片全部提取出来，显然用复制到图像编辑软件再保存的方法有些繁琐。
下面介绍一个简单快捷的方法：从菜单中选择“文件-另存为”，选择文件类型为WEB页，然后保存。在文件夹中找到保存WEB页的文件夹，我们会发现WORD、POWERPOINT自动生成了一个名字为原文档标题.files的文件夹，原文档中的所有图片已经自动顺序命名，并保存在这个*.files文件夹中，其中还包括POWERPOINT文档的背景图片。
二、将Word表格一分为二
使用Word中的表格制作功能做表是相当方便的，那么怎么样才能把做好的表格一分为二呢？
首先，将光标定位到要分开的表格的某一行上，然后按下Ctrl+Shift+Enter组合键。这时，表格的中间就自动地为你插入了一个空行，与此同时也就实现了将一个表格一分为二的目的。怎么样，很简单吧！
另外，如果你想把分开的两个表格放在不同的两个页面当中，并且分页打印的时候，只要按下 Ctrl+Enter组合键，就可实现。
三、试试Word中的词典
首先选择“工具→自定义”，在弹出的“自定义”对话框中，选择“命令”选项卡，然后在左窗口中选择“工具”，再在右窗口中找到“词典”后，用鼠标按住拖到工具栏上（注意，一定要拖到工具栏的两个按钮中间），再按“Esc”键即可。这时点击工具栏上的“词典”看看？……
上面的方法有点麻烦，其实有更快捷的方法，只要按键盘上的“Shift+Alt+F
四、Word也能画曲线
其实，不需要打开PhotoShop，我们在Word中也可以顺利的画出一些美妙的曲线，就像Flash中的工具那样方便，具体步骤如下：首先，使用绘图工具任意画一条直线。接着，选中这条刚刚画好的直线，然后从右键菜单中选择“编辑顶点”命令，如图1所示，此时直线会被一个虚线框所包围，也即进入了顶点编辑状态，现在就可以在原来的直线上任意位置处点击后进行拖动，这样就可以画出一条新的折线，当然你也可以多画几条。选中刚刚附加上去的折线顶点，从右键菜单中执行“平滑顶点”命令，就可以得到如图2所示非常不错的曲线效果了。
五、Word XP中神奇的Ctrl键
Ctrl、Shift、Alt键在很多软件中都有一些特别的意外功能，有时往往能够解决一些特殊问题。那么你知道在Word中的Ctrl键有什么特殊用处吗？其实，平时经常用Word XP处理文档，久而久之自然也会发现一些快捷操作秘密，现在笔者和盘托出，希望对大家高效操作Word XP有所帮助。
Ctrl+A（或Ctrl+小键盘上数字键）：选中全文。
Ctrl+B：给选中的文字加粗（再按一次，取消加粗）。
Ctrl+C：将选中的文字复制到剪贴板中。
Ctrl+D：打开“字体”对话框，快速完成字体的各种设置。
Ctrl+E：使光标所在行的文字居中。
Ctrl+F：打开“查找与替换”对话框，并定位在“查找”标签上。
Ctrl+G：打开“查找与替换”对话框，并定位在“定位”标签上。
Ctrl+H：打开“查找与替换”对话框，并定位在“替换”标签上。
Ctrl+I：使选中的文字倾斜（再按一次，取消倾斜）。
Ctrl+K：打开“插入超级链接”对话框。
Ctrl+L：使光标所在行的文本左对齐。
Ctrl+Shift+L：给光标所在行的文本加上“项目符号”。
Ctrl+M：同时增加首行和悬挂缩进。
Ctrl+Shift+M：同时减少首行和悬挂缩进。
Ctrl+N：新建一个空文档。
Ctrl+O（或Ctrl+F12）：打开“打开”对话框。
Ctrl+P（或Ctrl+Shift+F12）：打开“打印”对话框。
Ctrl+R：使光标所在行的文本右对齐。
Ctrl+S：为新文档打开“另保存为”对话框，或对当前文档进行保存。
Ctrl+T：增加首行缩进。
Ctrl+Shift+T：减少首行缩进。
Ctrl+U：给选中的文字加上下划线（再按一次，去掉下划线）。
Ctrl+V：将剪贴板中的文本或图片粘贴到光标处。若剪贴板中有多个内容，则将最后一次内容粘贴到光标处。
Ctrl+X：将选中的文字剪切到剪贴板中。
Ctrl+Z：撤消刚才进行的操作（可以多次使用）。
Ctrl+0：将选中的文本每段前增加
Ctrl+1：若选中的文本行距不是“单倍行距”，则将其快速设置为“单倍行距”。
Ctrl+2：将选中的文本行距设置为“两倍行距”。
Ctrl+5：将选中的文本行距设置为“1.5倍行距”。
Ctrl+F2：快速执行“打印预览”功能。
Ctrl+F4：关闭当前文档，并提示是否保存。
Ctrl+F5：使窗口还原到最大化之前的状态。
Ctrl+Shift+F5：打开“书签”对话框。
Ctrl+Shift+F8：激活列选择功能，即通常所说的选择竖块文本（再按一次或按Esc键，取消该功能）。
Ctrl+F9：在光标处插入一域记号“{}”（注意：直接输入的一对大括号不能作为域记号）。
Ctrl+Delete：删除光标后面的一个英文单词或一个中文词语（可反复使用）。
Ctrl+退格键：删除光标前面的一个英文单词或一个中文词语（可反复使用）。
Ctrl+Enter：将光标以后的内容快速移到下一页。
Ctrl+End：快速将光标移到文末。
Ctrl+Home：快速将光标移到文首。
Ctrl+Insert+Insert(即按两下Insert键)：快速打开或更改“任务窗格”到“剪贴板”状态。
Ctrl++：快速切换到下标输入状态（再按一次恢复到正常状态）。
Ctrl+Shift++：快速切换到上标输入状态（再按一次恢复到正常状态）。
Ctrl+→：按英文单词或中文词语的间隔向后移动光标。
Ctrl+←：按英文单词或中文词语的间隔向前移动光标。
六、用Word改变图片格式
很多朋友都喜欢ＪＰＧ格式的图片，因为它体积小、携带方便、图片质量也不错。可是有时候我们得到的原始图像是其它格式，转成ＪＰＧ格式就要用到Ｐｈｏｔｏｓｈｏｐ或者ＡＣＤＳｅｅ等软件，很不方便。其实，用Ｗｏｒｄ就可以轻松实现。
以“我的文档”下的ＢＭＰ图片为例。首先运行Ｗｏｒｄ，然后选择“插入→图片→来自文件”，将图片插入到Ｗｏｒｄ文档中，再执行菜单命令“文件→另存为”，在“另存为”窗口中选择“保存类型”为“Ｗｅｂ页”，保存后的文档成为一个ＨＴＭ文件和一个同名文件夹，打开这个文件夹就可以发现原来的ＢＭＰ图片全在里面，而且已经转成了ＪＰＧ格式。
七、Word中分节符的奇妙用法
在对Word文档进行排版时，经常会要求对同一个文档中的不同部分采用不同的版面设置，例如要设置不同的页面方向、页边距、页眉和页脚，或重新分栏排版等。这时，如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置，就会引起整个文档所有页面的改变。
实际问题
前几天，有一同事要我帮他设置一文档版面，该文档由文档A和文档B组成，文档A是文字部分，共40页，并要求纵向打印，文档B包括若干图形和一些较大的表格，要求横向打印。同时，文档A和文档B要采用不同的页眉。还好，他已经将文档A和文档B按要求分别设置好了页面格式，只要求将文档B插入到文档A的第20页，并要求统一编排页码。
解决办法
如果根据常规操作，先打开文档A，将插入点定位在20页的开始部分，执行插入文件操作，但得到的结果是文档B面目全非，即文档B的页面设置信息全部变为文档A的页面设置格式。在这种情况下，要在文档A中重新设置插入进来的文档B是很费时、费力的，而要分别打印文档A和文档B，统一自动编排页码的问题又很难解决。这时，利用Word的“分节”功能，很容易地解决了这个问题。其操作步骤如下：
1. 打开文档B，在文档末尾插入一个分节符。
2. 全部选中后按［复制］按钮。
3. 打开文档A，并在19页的末尾也插入一个分节符。
4. 将光标定位在A文档20页的开始部分，执行“粘贴”操作。
几点说明
通过以上操作，就将文档B完整地插入到了文档A中，并且文档A和文档B都保持了原来的页面设置信息，而新文档A的页码随内容多少自动重新进行了编排。解决该问题的关键是分别在文档A和文档B的适当位置插入了“分节符”，将文档分成几个不同的“节”。下面就Word中“节”的概念及插入“分节符”时应注意的问题作如下说明：
1. “节”是文档格式化的最大单位（或指一种排版格式的范围），分节符是一个“节”的结束符号。默认方式下，Word将整个文档视为一“节”，故对文档的页面设置是应用于整篇文档的。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局，只需插入“分节符”将文档分成几“节”，然后根据需要设置每“节”的格式即可。
2. 分节符中存储了“节”的格式设置信息，一定要注意分节符只控制它前面文字的格式。
3. 插入“分节符”的步骤如下：
（1）单击需要插入分节符的位置。
（2）单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框。
（3）在“分节符类型”中选择需要的分节符类型，分别为：“下一页”：分节符后的文本从新的一页开始；“连续”：新节与其前面一节同处于当前页中；“偶数页”：分节符后面的内容转入下一个偶数页；“奇数页”：分节符后面的内容转入下一个奇数页。
4. 插入“分节符”后，要使当前“节”的页面设置与其他“节”不同，只要单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在“应用于”下拉列表框中，选择“本节”选项即可。
八、巧用Word 2000实现文字图片转换
在制作幻灯片时，在一些特殊工作如杂志、报刊的编辑时……可能都需要将一些文字块变成图形。当然了，一些软件如Photoshop、Smartdraw等可以帮你的忙，但这些软件操作起来都不够快速简便，我们可以用Word 2000来实现转换。
方法一
将需要转换成图片的文字在Word中进行编辑，然后将文件保存为Word本身的DOC格式，比如保存为1.doc，关闭；再打开一个新的Word文档；在“资源管理器”中，将编辑完成的1.doc的文件图标复制下来，再在新建的Word文档中执行粘贴操作(或者将1.doc的文件图标从“资源管理器”中拖到新建的Word文件中即可)。这时要转换的文字就成为图片了。
方法二
相信大家都经常使用Word中的“粘贴”命令吧，在使用“粘贴”功能的同时，不知大家是否忽视了一个叫“选择性粘贴”的命令？在Word中选中需要变为图形的文字或表格，执行复制或剪切命令，然后选好插入点，单击“编辑→选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中选择图片或文档对象即可。
九、Word另类技巧六则
用Word编辑文档固然非常方便，但是掌握一些必要的技巧也是非常重要的。一般的Word技巧相信大家都或多或少地从报刊杂志或书上看到了。因此，笔者想带给大家一些另类的技巧，希望能够给大家耳目一新的感觉！
1、显示过宽文档
在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全。这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项卡，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们可以单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。
2、改变文档的缺省目录
所有Office文档的缺省目录是C盘下的My Documents文件夹，根据工作需要，我们可以很方便地改变它。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“文件位置”选项卡，会显示一列选项和它们当前存储的目录。在“文件类型”列表中选中文档，单击“更改”按钮，进入“更改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头，选中想要的文件夹即可。
3、关闭语法错误标记
在键入时Word可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查，在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。如果你觉得这些线太影响视觉效果，可以将其隐藏。在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键，选择“隐藏语法错误”项，语法检查出来的错误标记就全都不见了。如果要详细设定，可以在右键菜单中选择“选项”，在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项卡，在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。
4、另有妙用的Ctrl+Z
大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗，Ctrl+Z还有特殊的作用。先举一个例子，在没有改变Word缺省设置的情况下，在空行中输入：“1、计算机的实际应用”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。这时，Ctrl+Z就发挥作用了。我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后，顺手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点也没变。原来系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl+Z，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改，这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现Ctrl+Z的更多妙用。
5、控制转换的字体
有时打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含这样的字体，Word会将字体替换为机器中已安装的字体。如何来控制要替换的字体呢？我们可以这样做：单击“工具栏”菜单中的“选项”命令，再单击“兼容性”选项卡。单击“字体替换”按钮。在“字体替换”下，在“文档所缺字体”中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框中，选择用以替换的另一种字体，再单击两次“确定”，系统就会按要求进行字体的转换。
6、将样式传给其他文档
某一文档中创建了几种样式后，如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。单击“关闭”按钮。下次我们就可以从normal.dot文档中使用这些格式了。
十、Word表格中快速复制公式
我们知道，在Excel中通过填充柄或粘贴公式可快速复制公式，而Word中没有此项功能，但是我们在用Word 2000/2002制表时，也经常要复制公式，用什么方法实现公式的快速复制呢?
方法一，在制表时选择工具栏中的“插入Microsoft Excel工作表”命令，将Excel表格嵌入Word当中，这样表格就可利用填充柄和粘贴公式进行公式复制，计算非常方便。
方法二，对某单元格进行公式计算后，不要进行任何操作，立即进入需要复制公式的单元格按F4键即可。
十一、Word 2000格式处理技巧三则
1、自动缩进两个汉字
我们中国人写东西都有段首空两个汉字俗称低两格的习惯，如果每次都要在段首敲四个空格半角键，实在是太麻烦了，Word 2000为我们提供了更为方便的办法，选中所要设置缩进的段落，打开“格式”菜单中的“段落”设置，在“特殊格式”下拉框中选择“首行缩进”，在“度量值”中选择“2字符”。当然，最方便的办法还是在默认模板中设置段落“首行缩进”为“2字符”。
2、删除行首行尾空格
由于网页排版中的“低两格”都是通过插入空格来实现的，所以我们从网上拷贝下来的文章段落在Word 2000中进行段落重排时，由于我们已经设置了自动“首行缩进”两个汉字，再加上这两个全角空格，就成了段首四个汉字空格，手工进行删除实在是太麻烦，这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具栏中的“居中”按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左对齐”按钮，使段落恢复原来的对齐方式。
3、删除空行
对于文章中的空行，手工删除也是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用Word 2000的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。
十二、精确移动图片
在默认情况下，在Word的“绘图网格”对话框中的“对象与网格对齐”及“对象与其他对象对齐”两个选项是选中的，当我们用鼠标移动图片时，由于受到网格的限制而不是很精确，取消两个选项的选择就可以比较准确的移动了。其实我们完全可以不修改设置，利用快捷键来实现。按住“Alt”键不放的同时再用鼠标移动图形对象，就不会受到网格的限制了。我们还可以在住“Ctrl”键的同时用方向键来（“↑”、“↓”、“←”、“→”）移动，也会达到同样的效果。
另外，在调整表格大小时也因为同样的原因，可能无法对其进行仔细的调节。我们同样可以在按住“Alt”键的同时用鼠标来进行调整，鼠标走到哪，表格边框就到哪，不受网格的限制。
十三、调整文档缩进
如果我们只利用鼠标拖动滑块来调整文档缩进，由于受到网格的限制位置不能更加精确。我们同样可以利用快捷键来进行，在按住Alt键的同时，用鼠标拖动滑块，这时我们会发现滑块之间显示出了数据（如下图所示），根据数据进行拖动就比较精确了，距离不再以字符为单位了。
十四、调整字体大小
在文字编辑的过程中，我们通常是通过上面的下拉框来调节文字大小的，如果我们需要经常进行这样的操作，的确显得有些麻烦。还好，我们同样可以通过快捷键来完成。在选中文字的情况下，每按动一次Ctrl+](Ctrl+[)，字体将增大(减小)
十五、用Word突破网页无法复制限制
我们在浏览网页时经常会遇到无法复制网页内容的情况。虽然我们可以通过查看源文件或是用SnagIt等软件提取文字或抓取为图片的方法来保存，但不是操作麻烦，就是无法直接编辑。其实遇到这种情况，我们还可以尝试用Word来解决。打开Word后，点击“文件/打开”选项，在弹出的“打开”对话框中，在 “文件名”框中输入无法复制网页内容的网址.点击“打开”按钮后，稍候就可以在Word窗口中看到所有的网页内容了，此时就可以直接进行复制、删除和保存等编辑操作了。
提示：如果网页内容比较多，而且有大量的图片，那么Word打开网页的时候会提示“Word内存不足，修改之后无法撤销操作”的提示，这一点丝毫不影响我们复制网页内容。
十六、妙用剪贴板批量导入零星字符、图片
我们在书写论文时，经常要引用其他文档(甚至网页)中的部分文本和图片，可以用Office的剪贴板来收集：
在Word(其他组件也可以)中，执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”工具栏(如图)，单击“任务窗格”顶部的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“剪贴板”选项，展开“剪贴板”任务窗格。
然后打开相应的文档或者网页，选中需要的对象(文本、图片)，执行“复制”操作，将其保存到“剪贴板”中，当收集到24条(不超过24条也可以)，切换到Word文档窗口中，按一下“剪贴板”任务窗格上的“全部粘贴”按钮，即可将他们粘贴到文档中。
再按一下“全部清空”按钮，请空“剪贴板”后重新收集。
注意：如果不按“全部清空”按钮，则后续复制的内容添加进入，而最先添加进来的内容逐一被清除，始终保留24条。