摩根大通储蓄卡:公务员考试《机关应用文》第四章　如何提高机关应用文的写作质量 - 公文写作 - 蜂鸟文秘论...

如何提高机关应用文的写作质量 第一节的机关应用文切忌一般化
的 机关应用文的最大特点，是反映社会生活中的最新情况，总结各行各业工作中的最新经验，解决社会生活中存在的各种新问题，迅速指导和推动工作的发展。这种性质和任务，决定了它必须站在生活浪潮的前沿，在五光十色的浪花中，搜取那些最有代表性、最能体现生活本质的材料，加以反映、概括和表述。因此，它的内容应当是现实生活中能给人以启迪，发人思考，催人上进、引导人们去开创工作新局面的东西。切勿反映那些陈腐的、人所共知的内容。因此，一般化是机关应用文的大忌。
当前，机关应用文一般化的毛病，突出地表现在以下几个方面。
抄书报。把报纸、书刊和领导同志的一些讲话改头换面，抄在文件当中，而没有本单位、本部门、本行业的特点，没有针对性。这样的公文从理论上，政策上也许挑不出什么毛病，可谓“放之四海而皆准”。但对实际工作来说，它又有多大价值呢?这种现象比较多地出现在一些讲话稿、工作总结、会议报告，以及简报当中。有的公文虽然也有一些新的内容，但由于开头结尾和中间某些环节，大量摘引了早已公之于众或人所皆知的材料和语言，往往把新鲜的东西淹没在陈旧的概念和说教当中，又长又空，干干巴巴，没有吸引力。机关应用文的写作，并不一般地绝对地反对引用书报杂志和领导讲话的观点、材料。在适当地方，紧密结合具体内容，确切地引用一些必要的观点和材料，往往可以增加它的说理性，增强说服力。但如果整段整段地摘抄，甚至用摘抄取代本单位、本部门的实际情况，这样的应用文不如不要。
炒冷饭。有些机关应用文，反映的也确是本单位、本部门、本行业的情况，并非通用的材料。但却常常塞进一些陈年老货，重复一些人所共知而又缺乏针对性的观点；不能在新的形势下，对新的情况作出新的概括或者正确的阐述。有的思想观点似乎也有些新意，但使用的例证却是过了时的、老掉牙的，而不是现实当中活生生的情况。有些本年的总结报告，使用的却是前一年或前几年曾经风行一时的情节、事例。还有的在形式上陈腐，冷冰冰地板面孔，没有一点生动新鲜的气息。这些情况经常出现在简报、调查报告一类的文体中。那种重复在一定范围内“家喻户晓”的老观点、老调子的作法，丝毫不能解决什么问题，而只能耗费作者、读者的精力，助长官僚主义。当然，机关应用文的写作，也并不一概排除历史材料的重复使用，必要时，重复一下历史的例证，只要有针对性，有现实意义，又能充分说明观点，也未尝不可。有时候使用恰当，还会为文章增添色彩。但是如果滥用，甚至充斥整篇公文之中，那就只能使人倒胃口。同样，对一些老经验、老观点，也不是一概杜绝，关键在于有没有现实意义。
堆现象。在一篇公文中，多是表面现象的罗列、堆砌，既缺之必要的分析、选择、提炼，又没有反映现实生活实质的典型事例，因此也不可能有独到的深刻的思想见解，使人看起来象喝白开水，乏味得很。这种现象，多数表现在反映情况的上行文当中。比如一篇反映某会议大有收获的简报，作者认为主要收获是统一了认识，提高了思想，但在简报中却没有写出解决了哪些思想问题，认识又是怎样统一和提高的；而是一个个罗列与会者大同小异的一般化的表态，使人感到会议的发言十分浮浅，并没有实质性的收获。这个会议可能开得很好，很有成效，但简报没有把这个“好”充分表述出来，也是枉然。这就同简报的作者和会议的主持者的思想水平和文字能力有着直接关系了。当然，在类似的文件中，表态性的发言不是不可以写，而是没有必要全部都写，更不能以此作为文件的主要内容。其实，一些会上的发言，只要稍加概括和提炼，突出主要的实质性的内容，是不难写出特色来的。
老套子。文件的形式，不能随着内容的变化而创新，而是拘泥于老的格式，一般化的框框，过时的材料等等。比如，不少文件的开头不管需要不需要，总是加上“在某某的领导下、指引下、支持下”等一类套语，最后则又总要加上“我们一定要……取得更大胜利”等响亮的结尾，而在文中又不断地出现一串一串不着边际的套话、空话、大话、原则话，一些本来还新鲜一点的内容，也被抹上了陈腐的色彩，大大减低了它的光泽和效用。一般说来，机关应用文是具有一定基本格式的，比如工作总结，大体上有三部分内容：成绩和问题，经验教训，下一步的打算。又如合同文书，必须写明合同性质的标题，立合同人的名字(甲方、乙方)，订立合同的目的、内容和条件、变更条件和双方应遵守的原则、立合同人签名盖章以及日期等。这些格式是由它们的内容决定的。随着内容的变化，其格式也会有所发展创新。但通常情况下，按照一定的基本格式写文件，不能说是“老套子”。
机关应用文的质量，直接影响机关工作的效率和质量。文件的一般化，是机关工作一般化的一种表现，也是造成机关文牍主义、官僚主义作风的一个重要原因。解决文件一般化的问题，必须从指导思想、工作作风和写作技巧三个方面着手。
首先，在指导思想上，无论领导干部，还是文件的起草、修改，和定稿的同志，都必须严肃对待文件的写作，树立高度负责、精益求精、宁缺勿滥的思想。有些同志把文件的多少看成工作好坏的标志，认为文件写得越多，工作成绩就越大，只求数量，不管质量，这是很错误的。其实，文件的多少和工作的好坏并不能成正比，倒是文件的质量能反映工作的水平。如果一般化的文件过多，恰恰从一个方面反映出这个单位工作的一般化。
其次，必须改进工作作风，深入实际，手脑并用，对所写的对象和问题全面了解、精心研究，做出实事求是的、有理有据的分析，概括出新鲜的情况和观点，然后再动手写文件。有的同志看起来工作很辛苦，一天到晚坐在办公室里写来写去，但总也写不出质量高的文件。一个重要原因，是对所写的对象缺乏了解。于是只好抄报纸，抄领导讲话，这样可以既省气力，又“安全可靠”。还有的同志草草搜集一些表面情况，加以归纳演绎，编写一篇材料交帐，凑数了事。这里除了有思想作风方面的问题以外，还有一个写作方法和写作技巧问题。
第三，避免机关应用文写作的一般化，从方法上说，应该努力求新，写出新意。这个“新”，不是标新立异，也不是追时髦，赶浪头，更不是满纸生吞活剥的新名词。而是经过细致的深入调查，敏锐观察，精心思考，给人提供新的信息，新的启发。什么是“新”呢?能一语破的，抓住事物的本质，揭示事物的规律，就有新意。冲破传统观念的思想也有新意。有的放矢、切中时弊，能给人解除疑虑，消除迷惘的思想，也有新意。还有，同一个事物，从不同角度，在不同时机来观察，来分析，也会产生新意。“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”，就是说从不同的立足点、不同的观察点，可以看出庐山不同的气势和雄姿。“水光潋滟晴方好，山色空濛雨亦奇”，是说时机不同，所看到的西湖的景色也不同。晴天时，看到西湖波光浩渺，水天一色；雨天时，看到山色空濛，云遮雾障，别有一番情趣。这是说的自然界。社会现象同样如此。写机关应用文选择时机也十分重要。言当其时，一字千金；言不当时，一文不值。当然，要写出新意，必须勤于实践，勤于学习，勤于思考。捷径是没有的。
经验证明，只要指导思想明确，工作深入，又有文字表达的基本功，就可以避免机关应用文写作中一般化的弊端。，
　的第二节的准确是机关应用文的生命（回首页）
的 讲话、写文章、办事情都要力求准确。准确就是实事求是，就是讲科学。毛泽东同志在《工作方法六十条(草案)》中曾指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”三性中，准确性是基本的，第一位的。因为机关应用文是各级党和行政部门领导、指导和推动工作的主要手段，是下情上知、上情下达的有效工具，也是制定、体现和落实党的路线、方针、政策的有力武器，尤其必须准确。如果不准确，甚至一事之偏，一语之失，一字之差，往往会造成思想混乱，工作失误。特别是高级领导机关的思想性政策性比较强而又带有法规性的文件，由于不准确，给事业带来的损失更是无法估量的。可以这样说，准确关系到文件质量的高低，价值的大小，关系到它的生命。
机关应用文的准确，首先是结论要准确。结论是文件的核心，必须字斟句酌，恰如其分，既不夸大也不缩小。一篇文章不仅总的结论要求如此，各部分的具体结论也要反复推敲，准确无误。比如在粉碎“四人帮”反革命集团以后的一段时期内，如何评价毛泽东同志的功过，在党内和社会上认识相当纷乱。经过反复讨论，在党的十一届六中全会上制定了《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，对毛泽东同志的历史地位作了结论：“毛泽东同志是伟大的马克思主义者，是伟大的无产阶级革命家，战略家和理论家。他虽然在‘文化大革命’中犯了严重错误，但是就他一生来看，他对中国革命的功绩远远大于他的过失。他的功绩是第一位的，错误是第二位的。”这就十分准确地给毛泽东同志一生作出了科学的评价，实事求是的结论。很快统一了党内外的认识。
其次，所引用的事例要实事求是，包括人名、地名、时间、数字、引语、情节以及背景等，必须符合客观事物的本来面目，不能添枝加叶，更不能含混马虎。事例不实，必然导致结论不准。有的虽然结论正确，但如果某一例证不符合实际，也会使读者怀疑文件的真实性、结论的正确性，从而降低甚至否定文件的价值。事例的准确，还要求它必须是典型的，而且能说明和证实结论的正确性。如果事例不典型，把个别的当成普遍的，把偶然的作为必然的，也会影响结论的可靠性。比如，有一篇给某人定“三种人”错误的报告，在叙述他的问题时，说他策划打砸抢，亲自动手打伤两个人。事实和结论都是无可辩驳的。但是本人看了这份材料后提出，打砸抢事件不是他一个人策划的，而且不是他首先提出的。经过进一步调查核实，证明他的意见是符合实际的，因此，把“策划打砸抢”改为“参与策划打砸抢”，本人也心服口服。
第三，议论也要准确。不仅不能违背马克思主义、毛泽东思想的基本原理，而且要从文件的内容出发，紧扣主题，论证结论的科学性、真实性，从而加深读者对结论的理解。绝不能脱离结论，横生枝节，随意引申发挥。比如，有一篇关于商业改革的总结报告，在讲了改革的过程、成绩和存在问题之后。又谈了几点体会。其中一条说：“只有坚持改革，才有出路。改革中出现的问题，也只有靠改革才能解决”。而在论述这个观点时，却说，“对于群众的议论要坚决顶住，不顶住，改革就很难搞下去……”。这就很不妥当了。群众的议论有正确的，有不正确的。对于正确的议论，要认真听取，借以改进工作，把改革搞得更好。对于不正确的议论，也不能简单地顶回去，而是要耐心地做必要的宣传解释工作。群众懂得了改革的意义，积极支持改革，参与改革，改革不就可以搞好了吗?如果都顶回去，那还叫什么群众路线?正确的说法是：“改革是新事物，正处于探索的阶段。每一个步骤都要充分听取群众意见。对其中合理的应当认真采纳，对一时不大理解的，要做深入细致的思想工作，对那些指责和反对改革的言论，要硬着头皮顶住。”这样表述就比较妥当了。
我们通常见到的机关应用文的不准确，主要表现是：
(一)概念含混不清，模棱两可，使人产生歧义。比如把“建国前”说成是“解放前”，这就容易造成混乱。因为“建国前”指的是一九四九年十月一日中华人民共和国成立之前，而“解放前”，则就因地而异了。有的是建国前解放的，有的是建国以后解放的，还有的地方解放了好几次。又如把“侦察”说成“侦查”。“侦察”是暗中察看，多用于军事单位，“侦察兵”、“侦察敌情”等等；“侦查”是公安机关和人民检察机关使用的术语，指的是专门调查。再如把“案犯”和“罪犯”混同起来，前者是公安机关立案审查的对象，后者是依法构成犯罪应受刑罚的分子，是审判机关工作的对象。还有把“询问”写成“讯问”，前者是和证人谈话，后者是和犯人谈话，这两个概念不加区别地使用，就混淆了罪与非罪的界限。
(二)判断不恰当。有的以偏概全，如本来是一个人或少数人的意见，却写成“大家说”、“多数同志认为”，“一致意见”等等。有的言过其实，如本来是某单位的卫生面貌发生了巨大变化，却说成某单位的面貌发生了巨大变化，或者为树立某个先进典型，任意“拔高”，凭空“飞跃”，把本来不完善的东西说成尽善尽美；或为了追求新鲜、生动、添枝加叶，把小事说大，把好事说圆；还有的是对事物没有深入调查研究，掌握它的内在联系，因而没有抓住规律性的东西，使判断失之偏颇。一份公告上有这样一句话：“保护国家、集体和公民的合法权益”，这就混淆国家、集体、公民三者不同利益的范围和界限。在我国，国家利益就是广大人民群众的根本利益。国家利益高于一切，不存在不合法的问题。集体和公民才有合法权益问题。正确的说法应当是：“保护国家利益和集体与公民的合法权益”。
(三)内容不完善不严密。比如“化妆品”与“药用护肤产品”，由于它们的性质和作用不一样，在税率上前者为40％，后者为12％。某税务局在区分二者的界限时，为“药用护肤产品”定了三条原则：“1．经过医疗部门证明产品中含有医疗效用的适量药物，商标以药物或防治用途定名的；2．商标不能冠以‘香’字；3．为掩盖药物的气味所使用的香精限于少量。”这三条规定很不严密。如“经医疗部门证明”，指的哪一类、哪一级医疗部门?是医院还是药政管理部门?是省，地一级还是县、乡级部门?“适量”和“少量”又是多少?都很含混。结果，有的工厂凭当地医院或卫生所开一张证明，就把“化妆品”定为“药用护肤产品”，以达到偷税的目的。税务部门不得不再发文件进行纠正，进一步指出：“‘药用护肤产品’须经省医药管理部门鉴定批准，并在商标上冠以‘药用’字样，注明批准文号。所拌香精一般超过0．3％的，才可按‘日用化工’依12％税率征税，否则应按‘化妆品’依40％的税率征税。”这就比较准确地解释清楚了。再如，我国著名乒乓球运动员王建强受聘于西德某体育俱乐部任教练员，聘用合同上写明：“1．聘用期一年；2．月薪1500美元；3．包吃、包住、包来回机票”，内容含混不明。因为不少国家规定个人收入要交所得税，最多的交40％。1500美元是指税前还是税后?“包吃”的标准是什么?等等。最后经律师交涉，将合同改为：“1．聘用期一年；2．扣除所得税外，月薪1500美元；3．包住、包来回机票，由俱乐部提供伙食费，每月在600马克之内由自己掌握。”这就明确多了。当然还是存在漏洞：第一，住的条件是什么?第二，“600马克之内”弹性很大；第三，月薪用“美元”，伙食费用“马克”，也不太妥当。
(四)缺乏逻辑性。有的主次安排不当，把主要的结论安排在次要的位置上，而次要的问题则又大肆宣扬，使文件主题不能明确地显现出来；有的是因果颠倒，把原因当成结果，把结果作为原因。本来是科学管理促进了生产的大发展，偏偏倒过来，说只有生产好的企业才能实行科学的管理；本来是群众的革命斗争产生了英雄人物，却往往把英雄说成历史发展的主要动力；有的则是结论和例证不协调，例证说明不了结论，或者是议论和结论不一致，议论脱离结论，还有的是文章结构混乱，条理不清，甚至前后矛盾，等等。
怎样提高机关应用文的准确性呢?
必须树立高度的责任心，采取严肃认真的态度。构思、起草、修改、核实、校对都要一丝不苟，精益求精。力争使每个结论，每个例证，每句话，甚至每个标点，都做到准确无误，恰如其分。要坚决摒弃那种大而化之，马虎粗心、应付差事的不负责任的态度。
必须精心研究写作内容。要准确把握是非界限，肯定什么，否定什么，提倡什么，反对什么，必须鲜明，是就是，非就非，界限分明；如果似是而非，可以这样理解，也可以那样理解，文件就必然要失败。在是非界限明确的前提下，还要把握分寸，肯定到什么程度，否定到哪个地步，都要恰如其分。如果肯定或否定得不够，都会影响文件的效果。反之，说了过头话，也会变成谬误。此外，还要研究肯定与否定的理由是否充足，引用的事例是否真实，是否典型，是否和结论一致。理由充足，结论才能立得住，才有说服力。最后，还要研究整篇文件的主题是否突出，该说明的是不是说清楚了；结构和布局是否合理，判断是否恰当，逻辑是否正确，有没有前后不一致甚至互相矛盾的地方等。
必须在语言文字上下功夫。特别是结论部分，更要精心推敲，努力做到概念明确，表述清楚，用词恰当。在一些关键的地方，特别要注意尽可能提出几个相似语意、相近词句加以比较，比如上述“案犯”与“罪犯”、“侦察”与“侦查”等等，研究它们之间的异同，特别是词语的细微差别，选择其最准确的而用之，切不可因词害意。有的同志为了追求文章的生动，新鲜，吸引读者，往往堆砌一些华丽的词藻或流行的口头语等等，这样做倒可能生动了，但往往忽视了准确性，很容易犯言过其实的毛病。，第三节的鲜明是机关应用文的本色（回首页）
的 机关应用文是开展机关工作的重要手段之一，它既是党和国家方针政策与本系统、本单位实际结合的产物，也是机关领导思想和工作经验的体现。任何单位，无论交流情况，总结经验，请示汇报，还是作决定，下指示，订计划，发公报等等，都是为了指导和推动工作。因此，机关应用文必须旗帜鲜明。可以这样说，鲜明是机关应用文的本色。
机关应用文的鲜明性，应当表现在三个方面。
首先，提出问题要直截了当，使读者一接触文件就能了解该文件的基本指导思想，它所传达的主要意图和所要达到的目的。切忌转弯抹角，故作曲笔，含蓄隐晦，甚至采取一些旁敲侧击，暗语影射之类的手法。也不能象某些通讯报导或论说文章，着力于描述一些现象，或者有意不急于讲明主要观点，而让读者去意会，还要留下什么“思考的余地”。
其次，分析论述问题要突出矛盾的主要方面。一个文件，只能回答和解决一个或几个问题，决不能回答和解决所有问题。“万能的文件”是没有的。这就是为什么要突出重点的道理。但是，在抓住主要观点论述的同时，也要兼顾到与这一问题有关的其他方面，否则就会产生片面性。
再次，解决问题要办法具体。在分析问题，作出结论之后，要提出切实可行的解决问题的办法。这些办法要使人们能够根据千差万别的实际情况，创造性地贯彻执行。当然，也不是所有的机关应用文都要提出解决问题的办法。如有些反映一般动向的文件，就不必勉强去找解决问题的办法。再如简报，有的反映客观情况，不做具体结论；有的只提出问题而并不回答问题；还有的则既提出问题，又分析问题、解决问题，这要根据具体内容而定，调查报告就不同了，一般必须提出问题、分析问题、解决问题。命令和条例等则更是侧重解决问题。不论哪种公文，都要求老老实实痛痛快快地说下去，毫不吞吞吐吐。
机关应用文要写得鲜明，应抓好这样几个环节：
(一)态度要鲜明。哪是对的，哪是错的，哪些肯定，哪些存疑，都不能含糊，更不能左右逢源，折中调和。以其昏昏，不可能使人昭昭。要做到态度鲜明，必须学会用马列主义的立场观点和方法，去分析、认识所写的对象，掌握所写对象的各个侧面，它们的发展变化以及内部外部的各种联系，分清矛盾的性质、特点和主次。看得清才能说得明。只有透过纷繁复杂的现象，抓住本质，才能提纲挈领，一针见血。如果不在对事物的认识上下功夫，不断提高分析和综合问题的能力，掌握材料和词汇再多，也不可能做到鲜明。态度鲜明，还要做到寓情于理。无理不能服人，无情不能动人，理与情互为因果，互相渗透。寓情于理，文件才能有声有色，打动人心，有说服力和感染力。如果有理无情，作者不能同读者交流感情，道理再多，也淡而无味，终不能给人留下较深的印象。当然，如果滥用感情，甚至感情用事，也会走向另一极端，导致主观片面。
(二)结构要醒目。要在一些“显眼”的地方下点功夫，使读者一接触就能留下较深的印象。一般说，机关应用文除了选定一个新颖的、能吸引人的、真正起到“点睛”作用的标题外，在文中还要善于使用小标题或提要式的语句，使人对这一部分所要阐述的问题一目了然。如有篇调查报告，反映一个贫困村的情况。在谈到这个队贫困的原因时，写了五段话，每段话的开头，都有一句简单明了，十分鲜明的断语：生产结构单一；畜禽防疫工作差，效益低；社会负担过重；一部分农民致富精神不强；基层组织软弱涣散，干部领导不力。这样写的效果就比较好。还有，善于运用导语，也能收到鲜明的效果。导语的作用在于点明要点，用几句概括的话，写出文件的主要观点，使无暇读完全篇的同志，能够从导语中了解文件的大概。调查报告、工作报告等最好都能有个导语。而较短的文件，如通知、简报等，就没有必要写个导语了。
(三)对比要鲜明。论证要尽可能多用对比。讲某单位某一时期的经济发展，只要有几个典型的数字对照，就足以说明问题。而写某人或某阶层的思想状况，有两个相互对应的典型事例，就会给人留下深刻的印象。《中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议》，在论述“七五”期间我国经济和社会发展的条件很好这个问题时指出，在党的十一届三中全会以来的马克思主义路线指引下，经过全党和全国人民的共同努力，我们巩固和发展了安定团结、生动活泼的政治局面，开辟了建国以来经济发展生机最旺盛的新时期。接着，把现在的情况同“六五”计划开始前的一九八○年的情况作对比，来说明我们国家的经济面貌发生的巨大而深刻的变化。这几段话是这样写的：
“在一九八○年的时候，我国农业仍然处于相当困难的境地，粮食、棉花等主要农产品还需要从国外大量进口。从一九八一年以来，我国农业以平均每年增长百分之十的高速度向前发展，各类农副产品的产量大幅度增长。按照全国人民目前的食物结构和衣着水平，我国粮食已可自给，棉花自给自余。农业的全面高涨，为保障和推动我国经济和社会的发展提供了极为重要的条件。
“在一九八○年的时候，我国能源生产停滞不前，现在情况发生了令人振奋的变化。近两三年来，全国原油、原煤产量平均每年的增长速度都达到百分之八以上，发电量也有相应的增加。能源生产持续增长的新势头，是保障和推动我国经济和社会发展的又一个重要条件。
“在一九八○年的时候，我国轻工业生产严重落后于人民生活需要，市场商品匮乏。近五年来，轻工业生产平均每年增长百分之十以上，花色品种不断增加，国内市场出现了建国以来少有的繁荣局面。重工业经过调整服务方向，在新的基础上持续稳定增长，轻重工业的比例趋于协调。
“在一九八○年的时候，国家财政收入继续下降，存在着巨额赤字。一九八二年起，财政收入由下降转为持续上升，收支基本平衡。预计一九八五年国家财政收入将超过一千七百亿元，加上地方、部门和企业拥有的预算外资金，总共将达到三千亿元以上，比一九八○年增长将近一倍。
“在一九八○年的时候，我国城镇有大量待业人员需要安置，人民生活中积累了许多问题亟待解决。五年来，新就业的城镇劳动力三千多万人；扣除物价上涨因素，全国职工工资总额增加百分之五十左右，平均工资增加百分之二十以上，农民平均纯收入增加百分之八十。城乡人民生活水平提高的幅度是建国以来从未有过的。”
从以上对比中得出结论：“争取我国财政经济状况根本好转的任务已经基本实现，国民经济开始出现持续、稳定、协调发展的新局面，展现了良性循环的前景。”
这种对比非常鲜明，给人的印象非常深刻，从对比中得出的结论，也有无可辩驳的说服力。这种方法是在机关应用文写作中很值得借鉴的。
的，
的第四节的机关应用文的生动性（回首页）
的 如果提一个问题:要不要大力提倡机关应用文的生动性?恐怕人们的看法是不会一致的。许多同志会作出肯定的回答。因为“言之无文，行而不远”嘛！谁都爱看生动优美、形象鲜明的文章，而不愿啃那些十分抽象、枯燥无味的“骨头”。但也有一些同志不主张在机关应用文的生动性上下功夫，理由是，机关应用文不同于文艺作品，不是用鲜明的典型形象去感染读者，而是用摆事实讲道理的方法去说服别人。这两种意见都有一定道理，但都不够全面。
毛泽东同志提出，写文章要具备准确性、鲜明性、生动性。一般地讲，这是适用于任何文章的。但不同的文体对“三性”的要求各有侧重，对每一性的要求又有不同的标准。不能要求抒情散文对描绘的对象准确无误，但却必须要求它优美生动。同样，学术论文的生动性就不能和文艺作品的生动性用一个标准去要求。机关应用文种类较多，是否大力提倡生动性，也要具体分析，不能一概而论。有一些文体，如法规、条例、通知、合同、命令等，就不宜强调生动性。它需要的不是以优美的形式去吸引读者，而是以准确、明晰、简练的文字把特定的内容表达出来，使读者得到确定无疑的概念，以便照办。若过多地强调生动性，往往会造成概念模糊，产生歧义或者文字臃肿等弊病，从而影响效果。机关应用文的多数文体，如简报、调查报告、工作报告、汇报提纲、会议纪要等，读者对它们是带有选择性的。生动感人的，会很快引起读者注意，并抓紧阅读，从而发挥应有的效用。而感动不了人的，则往往会被弃置一旁，即使有人读了，也不能留下什么印象，失去应有的价值。因此，对这类文体，必须十分强调生动性。
要把简报、调查报告这类文体写得生动，首先要研究它们生动性的特点。如前所述，不同文体，生动性的标准不同，达到各自标准的手段也不一样。文艺作品要求形象鲜明，语言优美，感情充沛，以感人的典型化的艺术形象，去反映生活的本质真实，因此它可以调动各种写作手段，可以虚构，可以夸张，可以展开想象的翅膀，放开感情的闸门，去吸引和感染别人。通讯报道，同样要求生动优美的语言，鲜明丰富的感情。它可以围绕描写对象抒发感情，发表议论，引申发挥，既说服也感染读者，但却不允许虚构和夸张，必须绝对忠实于实际生活。它也要求尽可能形象化，但不是艺术的形象化，而是生活、事件和人物的特征的刻画。在刻画人物或叙述事件时，若在细节上有失真之处，也会严重影响其社会效果。简报、报告等机关应用文的生动性，则既不允许围绕所写内容高谈阔论，引申发挥，让自己的思想和感情任意驰骋，更不允许有丝毫的夸张和虚构，必须绝对忠实于事实。只能在这个前提下、范围内，调动允许的手法，在生动性上下功夫。有的同志对此缺乏信心，认为“说说容易，做到难”。困难当然是有的，但并非不可克服。事实上，在我们面前就有不少机关应用文写得相当生动引人。如毛泽东同志的《湖南农民运动考察报告》等，不仅内容新鲜充实，而且生动活泼，深刻感人，读后给人留下很深的印象。再如我们的祖先，也早已在这方面给我们提供了范例，类似诸葛亮的两篇《出师表》，骆宾王的《为徐敬业讨武瞾檄》等等古代公文，一直作为文章典范留传至今。可见，只要我们认真钻研，善于学习，勇于探索，刻苦锻炼，一定能把机关应用文的生动性大大提高一步。
那么，如何在绝对忠实于事实、准确、简练的前提下，尽可能把简报、调查报告等机关应用文写得生动些呢?应在三个字上下功夫，即新、活、美。
新。机关应用文的新，主要表现在内容有新意，即有新的情况，提出新的问题，表达新的见解。但内容有新意，如果不用恰当的优美的形式表现出来，新的内容也引不起人们的注意。因此要写出新意，在写作方法上必须抓住结构和语言两个要素。有些机关应用文已经形成一些特定的格式，如果格式和内容有矛盾，格式也是可以突破的。如果格式并不陈旧，那就在这个格式的范围内，尽可能使结构有点变化。比如汇报提纲，一般的结构是先有一个提纲挈领的概述，然后是分门别类作较详细的叙述，最后讲几点问题和结论性的意见。这也可以说是个大杠杠吧！在这个大杠杠内，作者可根据不同内容，不同对象，充分自由地排列组合。在问题的提法上，内容的安排上，段落的衔接上，观点和材料的配合上，尽可能花样翻新，使读者、听者有耳目一新的感觉。语言的新，就是避免使用陈词滥调，使用那些报纸上你抄我传，人云亦云的语言。不论是叙述还是描绘，不论是概括还是举例，都要炼字炼句，努力吸取我国历史上丰富多采的语言瑰宝，和人民群众在现实斗争中创造的新鲜语言。
活。就是尽可能写得形象、生动、活泼。做到这一点，第一，必须精心选取事例。事例是机关应用文中最有可能写得生动活泼的部分。精心选取，就是要在现实生活中大量的、可以说明观点的事例中，把那些典型的动人的事例提取出来，进行加工，突出其特点，删去其无关的内容，理顺结构和语言。往往选好写好一两个例子就能使整篇文章活起来，给读者留下深刻印象。一些领导同志看完文件后，也可能对其中一些叙述性的道理过目即忘，但对一两个精采的例子则铭刻在心，常常作为宣传工作的依据。比如在一次人代会上，一些代表对财贸工作提了许多意见，另一些代表在肯定财贸工作中确实存在不少问题的同时，侧重反映了一些实际困难。简报编写者从中选取了两个事例。一个是买煤难。一位代表说：“群众只知道难，不知道为什么难。煤是国家补贴的，卖得越多赔得越多。送煤工人劳动强度大，是‘吃穿费，黑脏累’，找对象都困难。去年我区有七十个招工名额，敞开招，才来了七个，连农民都不愿来。好不容易从远郊县招来几个，还得解决住宿”。再一个是买东西难。一位代表说：“主要原因是没有地皮盖商店。某大院有五个单位，没有一个供应点。我们想盖间小房卖面条，但跑了三年，还在扯皮”。这期简报虽然字数不多，却很活。印发大会后，引起代表们的重视。第二善于使用典型的形象化的语言。要善于从活在群众口头上的语言中选取恰当说明某一问题的生动形象的词句、短语，根据内容的需要，加以提炼概括。如在一篇检查报告中谈到搞活经济方面存在的思想障碍时，有这样一段话：“长期以来，我们习惯于靠一个‘统’字办事，管‘死’的经验多，搞‘活’的办法少，因此，一管就死，一活就乱。”这段话，准确生动，也很深刻。在谈到“议大事”方面存在的问题时，有这样一段话：“领导同志都处在第一线，应付门市，疲于奔命，忙得象热锅上的蚂蚁，不能坐下来议大事。”既简洁又生动地刻画了某些领导同志的工作状况。
美，新鲜了，活泼了，还要尽量做到优美，使人读起来朗朗上口，看起来赏心悦目。这就更需要有深厚的生活基础，丰富的文化素养，较高的文字能力。在写法上，既要突出重点，又要安排好枝节。使之富于变化，多姿多采，和谐顺畅，浑然一体。在语言文字上，要尽可能使用一些富有色彩的对比、比喻手法。这方面，我国古代公文中有许多范例可资借鉴。晋初李密的《陈情表》，以“茕茕孑立，形影相吊”来形容孤苦，用“急如星火”形容情势急迫；“日薄西山，气息奄奄，人命危浅，朝不虑夕”，则形容没落垂死状态。唐代魏征的《谏太宗十思疏》中“怨不在大，可畏维人；载舟覆舟，所宜深慎！”等等，都是深刻鲜明，字字铿锵，真是美不胜收。
把机关应用文写得新鲜、活泼、优美，当然不是一件容易的事。历来一些文章大家，几乎都是博古通令，而又置身于时代矛盾斗争的激流之中，他们所以能笔底生花，都是长期磨炼的结果。他们在广泛吸取群众智慧、语言的同时，还把文艺作品形象化的某些手法，加以改造，引进抽象化的逻辑思维中。今天，我们要写好机关应用文，更要在吸取前辈丰富经验的基础上，根据现实的需要，大力改革机关应用文的写法，敢于创新，勇于突破，把简报、调查报告等机关应用文，写得更鲜明更生动。
当然，我们大力提倡简报、调查报告等机关应用文的生动性的同时，也要防止另一种倾向。即有的同志，不是把主要精力用在如何探索公文写作规律上，而是抛弃准确性，片面地在写景状物的华丽描绘和堆砌形容词上花费精力，这样不仅不能写出好文件，反而使行文空洞、拖沓。有的为了追求华美，甚至把文艺作品的虚构、想象、夸张等手法引进机关应用文中，结果犯了大忌，变成弄虚作假，这是一定要注意的。，第五节的机关应用文的简练（回首页）
的 古今中外，无数文章大家，都竭力提倡把文章写得简练，并把它视为“文章的尽境”，主张“字则期少，意则期多”。对机关应用文的要求更是如此。《尚书》中的诰、命、誓都是古时的国家文件，《毕命》提出了“辞尚体要”的体制。刘勰在《文心雕龙·书记》篇中，把“贵乎精要”作为“正事之先务”，“意少一字则义阙，句长一言则辞妨”。毛泽东同志把“内容要扼要，文字要简练”，作为对“报告文字”的一条基本要求。他在一九四八年一月写的《关于建立报告制度》中提出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。”列宁提倡机关公务人员要写“五行字的材料”。他认为一般的请示、报告，“写五行字就够”，特别是给中央写报告，要“采用电报文体”，“要象电报那样写得极其简短”。他还十分严厉地指出：“污浊的官僚主义使我们陷入滥发文件、空谈法令、乱写指示的境地，而生动活泼的工作却淹没在这浩如烟海的公文中了。”
在中国漫长的封建社会中，凡是想干一番事业的当权者，无不主张公文的简练。明代的海瑞，极力反对文牍主义，主张“简省文移”，认为“凡事不必抄写前案许多，紧急者略节用之。府县所自议，说话一句而尽者止用一句，……当用片纸者用片纸，当用长纸者用长纸，止使事情不遗便是。要官自作稿付吏誊，不可尽付吏书，以致繁琐，其有供柖，一如刑部例，简切数语，起草付吏誊案”。(吴晗《反对繁文》，见《春天集》第3—4页)清代太平天国专门发《戒浮文巧言谕》，也主张简约。
有趣的是，连有作为的封建帝王也讲求“简约”。清康熙帝曾发布《上谕》说：“近见言官条奏，于事理之外牵引比拟，多用浮饰之言。”令“本章不得逾三百字，“如仍旧不改”，要“严加治罪”。明朝开国皇帝朱元璋对文书工作有严格要求，建立了一整套制度，严禁繁文就是其中之一。洪武九年十二月，刑部主事茹太素给朱元璋呈递一份陈时务书，长达一万七千字，共谈五件事。朱元璋命中书郎中王敏读给他听，读到六千三百七十字还没有接触到正题，朱元璋大怒，叫人把茹太素打了一顿，第二天半夜里，又叫人再读，直到一万六千五百字，才接触到所谈的五件事，其中四件事可行。为此，朱元璋命令订立上书陈言格式，繁文违式者罪之，并亲自写了序言。
随着经济的发展，生活节奏的加快，节省时间，讲究效率，已经成为当代社会的普遍要求。反映到机关应用文的写作上，简捷明了，更为人们所强调。不少国家，把它视作应用文的一项改革。新加坡于一九七六年七月成立了“华文应用文改革工作委员会”，制定了《华文应用文改革大纲》(初稿)，目的是：“使应用文变成容易学，容易写，既快捷，又简省的通讯利器，从而更好更广泛地为现代化的新加坡社会服务。”(《新加坡执行华文应用文改革的概况》，见香港《语文杂志》一九七九年第十号、第48页)。美国前总统卡特，为研究如何改革和精简文体，专门办了二百名联邦政府官员的“学习班”，他自己带头，把原来总统签署命令的起句：“我秉承合众国宪法和法律所赋予合众国总统的权力，兹发布命令……”，改为“我作为合众国总统命令……”，推动了美国文风的改革(详见香港《语文建设通讯》一九八三年四月号《美国公文风在变》一文)。
我国社会主义现代化建设正在迅速发展，经济体制改革已经逐步展开，如何高效率地做好机关工作，克服文牍主义、官僚主义，尽快传递信息，指导和推动工作，已经成为机关应用文制作者的迫切任务。因此，大力提倡简练，是形势的要求，时代的要求，也是机关应用文改革的一个重要内容。
但是，要真正把文件写得简练，却不是轻而易举的事。莎士比亚说过：“简洁是智慧的结晶。”要写得简洁，既需要有一定的思想理论水平和对问题的分析概括能力，也需要有较高的文字修养。而这些都不是一下子就能掌握的，必须在较长时间内学习锻炼，养成简略扼要写作的习惯。具体到一篇机关应用文的写作，要做到简练，必须从以下几方面努力。
首先，动笔前必须十分明确自己所起草的文件要解决什么问题，在什么范围内使用，对什么人说的。只有目的明确，才能抓住主要矛盾，确立文件的主题，才能对一些次要问题或删或简，使文件简练。应当说，能够抓住本质，抓住要害，是使文件做到简洁的基础。写作前明确读者对象，可以增强针对性，在内容上那些要写，那些不写，那些多写，那些少写，就有依据。比如写给领导同志的报告或简报，在一些政策问题上只要点到就行，不必过多地解释。而面向群众的工作报告，则必须讲清道理，划清政策界限，解答群众中普遍存在的一些认识问题。否则该写的没有写，不必要写的却一段又一段，其结果必然是两个极端，或者冗长哆嗦，或者失之简单，说不清必须回答的问题，都达不到预想的效果。
其次，要善于组织材料，把已经掌握的材料加以分析、归类，与主题有关的保留，无关的舍弃。要舍得割爱。不论材料多么生动有趣，只要与主题没有密切关系，就应毫不犹豫地舍弃。许多同志写作所以失败，原因之一就是不肯下功夫选择材料，总想把自己掌握的情况统统堆到文件中去。一个观点翻来覆去证明，唯恐读者不清楚，其实这是一种只相信自己，不相信读者的表现。结果形成观点的罗列，材料的堆砌。
第三，一份文件，最好只讲一个问题，切忌多中心。有的同志总想在一篇请示中，解决几个问题，甚至常常把不同性质的问题都提到领导面前，企图毕其功于一役，使文件内容庞杂，篇幅拖拉，其效果却往往同预期的相反。本来其中某一个问题可以及时解决，但由于有另外的问题，解决的条件尚不成熟，使整个请示得不到尽快答复。有的报告，总想把情况统统反映给领导，几个问题同时写出，结果把主要的情况淹没在次要的问题中，不仅使文件重点不突出，不鲜明，而且失之过长。解决的办法，就是一事一报，一事一议，一次只写一个问题。有的问题，即使很重要，也还是分开来写为好。实在需要写在一起的，也要分清主次，主要的多着笔墨，次要的几笔带过。
第四，写好之后，一定要从头至尾，反复推敲，删繁就简，切不可满足于一挥而就，陶醉于一次成功，追求什么“文不加点”。从某种意义上说，机关应用文中的“一字不易”，并不是好现象。要把机关应用文写得简练，一般需要做这样几件事：
l．同类的内容合并。文件中，有些类似的内容，相近的观点，反映一个观点的不同事例，前后重复出现，这就必须认真分析归类，能合并的尽量合并，集中在一个地方说够、说透、说充分，其余的坚决弃去。如果有几个事例同时说明一个问题，最好选取其中有典型意义的一、二个即可，如果几个事例能从不同侧面说明问题，也要突出主要的，压缩次要的。
2．同样的字句舍弃。刘勰在《文心雕龙》中指出，使文章简捷的一个措施是“权重出”，尽可能不要有同类性质、同一形式的字或句。但这方面的毛病，在机关应用文中实在太普遍了。有的文件不仅是“重出”，简直是“重重出”了。可以这样说，有的文件之所以不简练，重复是一个非常重要的原因。在一个文件里有这样一段话：“废除干部职务实际存在的终身制，是党中央关于人事制度改革的一项重大决策。自党的十一届三中全会提出废除干部职务终身制以来，党中央采取了一系列重大措施，对废除干部职务终身制起了重要作用。但是，由于历史的和现实的一些原因，由于干部职务终身制存在的时间很长，已成了人们的习惯，要想彻底废除，必然障碍重重。干部职务终身制是如何形成的，怎样才能彻底废除干部职务终身制呢?”这段话不到二百字，“废除干部职务终身制”出现六次，几乎占三分之一。还有“重大决策”、“重大措施”、“重要作用”等重复，再加上其它没有实际意义的字和句，实在没有几句可用的话。又比如，在一篇汇报提纲中有这样一段话：“领导班子围绕在思想上政治上同党中央保持高度一致这个核心问题，反复交换意见，进行了深入的检查。大家一致认为，这些年我们的工作之所以有些进步，最根本的一条是努力同中央保持一致。但是，不能满足于一般的保持一致，而是要保持高度地一致。用这个标准来衡量，就有很大的差距。”这段话一百三十个字，“保持一致”这个词出现了四次，而“一致”一词出现了五次。在作者看来，这些词、字都是必不可少的，都是用得有道理的，但却使人感到过于罗嗉。“同辞复句，文之疣赘也”。同一辞句的复出，好比是身上长出的肉结，对于文章也完全是多余的。上面的一段话，在保持原意的前提下，下决心减掉几个“一致”，不但对文章的意思丝毫没有影响，反而会使它更加精练。
3．叙述和事例要加以浓缩。在叙述事例和典型时，凡过程说得过长，情节说得过细，无论什么都是“弯弯绕”，“从头到尾说根苗”，就要象压缩饼干一样，最大限度地把水分挤出来，留下精华，“干货”。对已经写好的十句八句话，如能用两句话三句话说明白，就只用两三句。要学习“约以贯之，则一章删成两句”的文思，扎实的风格，决不要随意引而申之，“则两句敷为一章”。机关应用文作者也要努力追求刘勰所主张的那种“字去而意留”的文字修养和境界。这样做，机关应用文的文字肯定可以简洁，意思也会更明确。这方面，我国古代有许多事例值得学习借鉴。有一则制鼓的歌诀，全文原有二十个字，“紧紧蒙张皮，密密钉上钉，天睛和落雨，打起一样音。”后来在传诵过程中，被人们改为“紧紧蒙，密密钉，晴和雨，一样音”十二个字，一个秀才在记载这则歌诀时，又删成八个字：“紧蒙密钉，晴雨同音。”由二十个字改成八个字，仍不失原意。许多语句在不违背原意的条件下，完全可以，而且应该精练再精练些。
4．选择最好的表述形式，重新写过。常常有这样的情况，表述的方式不同，繁简的程度也不一样。因此，为了简洁，对一些长文不妨改写或者重写。比如在一个通知中有这样一段话，“机构改革的目的。为了实行党政分工，政企分开，搞活企业，搞活基层，要对领导机关的机构进行改革，以便减少层次，精简机构，裁减上层，充实下层，促进生产的发展。”这段话里，在“机构改革的目的”之后，有两句话，一是“为了……”；二是“以便……”。到底哪是目的呢?是“为了”的一段话，还是“以便”的一段话呢？不清楚。就是说，写了长长的一段话，还没有把要说的话说明白。后来，话作了改写，成了下面的样子；“对领导机关的机构进行改革的目的是，实行党政分工，政企分开，精简上层，充实下层，搞活企业，促进生产的发展。”这样，既不违背原意，又节约了文字，意思也比较明确，重新写过，或者改写，都需要付出代价，花费精力。因此，要把机关应用文写得简洁，一定要有不怕艰苦，百折不回，锲而不舍的精神。
 
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