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标准采购作业程序

采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：

□ 采购作业程序及要点

表12．2．1

    程     序

        要              点                               

 接  件  分  发   

1．请购单各栏填写是否清楚                                

2．按分配原则分派请购案件                                

3．急件优先分派办理                                      

4．无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门                                                   

5．撤销请购单应先送办理                                  

 询          价   

1．交货期无法配合需用日期时联络请购部门                  

2．充分了解请购材料的品名、规格                          

3．急件或需用日期接近者应优先办理                        

4．向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交

  货期、地点、付款办法                                   

5．同规格产品有几家供应宜均询价                          

6．有否其他较有利的代用品或对抗品                        

7．应提供同规格，不同厂牌做比较                          

8．有否必要办理售后服务及保固年限                        

9．新厂商产品，是否需经检验试用                          

 比  价、议  价   

1．厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认            

2．是否殷实可靠的生产厂或直接进口商                  

3．其他经销商价格是否较低                            

4．经成本分析后，设定议价目标                        

5．是否必要向厂商索取型号比较                        

6．价格上涨下跌有何因素                              

7．是否必要开发其它厂商或转外购                      

8．规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标    

 呈          核   

1．请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件             

2．买卖惯例需超交者应注明                            

3。现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因          

4．按核决权限呈核                                    

 订          购   

1．需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或

  有附带条件等应制定买卖合同                         

2．再向厂商确认价格交货期质量条件                    

3．分批交货者在请购单上盖分批交货单                  

4．订购单(采用联络函式传真机)寄交厂商，无法按需用日期

  交货的案件联络请购部门                             

 催          交   

1．约交日期前应再确认交货期                          

2．无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异  

  常控制表内催办                                     

3．已逾约交货日期尚未到货者加紧催交                  

 整  理  付  款   

1．发票抬头及内容是否相符                            

2．发票金额与请购单价格是否相符                      

3．有否预付款或暂借款，应处理                        

4．是否需要扣款                                      

5．需要办退税的请购单转告退税部门                    

6．以内销价采购供外销用材料，应允收齐退税同意书始得办理付款                                             

    程          序 

        要              点 

     收件、分发、核对

1．收件                    

2．按分配原则指派经办人    

3．核对品名                

4．核对规格                

5．核对数量                

6．核对需要日期            

     询        价   

1．选择询价对象及地区      

2．询价                    

3．整理报价资料            

4．确认请讲内容            

5．寻找对抗品              

6．选择开发对象            

7．询价索样                

8．整理对抗品资料及样品送样

9．整理检验结果            

     议价、比价、呈核

1．调查市场行情            

2．核对资金预算            

3．选择议价对象            

4．研拟底价                

5．研议采购条件            

6．议价(或公开比价)        

7．填写上次报价记录        

8．估算海(空)运费          

9．估算保险费              

10．核对付款条件           

11．比较交货期限           

12．检查卸货条件           

13．估算关税               

14．按核决权限呈核         

    程          序 

        要              点             

     进口、签证、结汇

1．缮打输入许可证申请书                

2．缮写用途说明书                      

3．备妥签证必要文件                    

4．提案申请签证                        

5．签证专案申请作业                    

  缮造申请书及附件(度量衡器、无线电器材)

  整理必要文件                         

  提案申请                             

6．申请结汇                            

7．整理结汇文件                        

8．核对签证结汇文件                     

9．修改输入许可证或信用状作业          

   投  保  、  船  务

1．洽订保率                            

2．投保缴交保险费                       

3．洽订特约船公司及运费                

4．指定船舶公司                        

5．交涉货柜使用期限                    

6．核算运费                            

7．缴交运费                            

8．处理大宗材料船务                    

   装              运

1．督促预定装船期                      

2．申请“工业用”证明                   

3．申请分期缴税                        

4。申请预保风险及动产抵押              

5．督促装运文件                        

6．确认船期                            

7．整理装运文件                        

8．申请管理品放行证                    

9．联络及安排卸货                      

10．确认船代理                          

11．确认公证处(所)                     

12．联络交货期异常修改I/L，L／C        

    程          序 

        要              占

   报  关  、  提  货

1．银行背书               

2．办理担保提货          

3．整理文件报关          

4．缴税提货              

5．收料                  

   索              赔

1．核对材料检验报告      

2．填写索赔记录单        

3。向保险公司、船公司索赔

4．向供料厂商索赔         

5．办理退货掉换作业      

   跟              催

1．督促收料单            

2．控制长期合同的交货    

3．控制外购资金          

4．整理采购案件          

5．计算卸货延滞费及奖金  

6．办理退汇