中财网光合单位名词解释:巧用Excel合并计算功能快速审计助学金
来源：百度文库 编辑：中财网 时间：2024/04/28 09:41:56
宜昌市审计局 严曼娟 尤培锋 助学金审计涉及到很多学生信息数据处理，诸如学生是否在不同年级注册学籍，助学金发卡学生名单是否反映在学籍名单中等问题，如果手工核对不同的学生名单表格，既费精力，速度也不高。我们在对宜昌市某中职学校国家助学金审计过程中，发现运用Excel数据合并计算功能进行核对不同表格的学生信息数据，不但步骤很简单，审计效果也很好。 一、合并计算功能介绍 Excel中“数据”菜单下的“合并计算”功能（见下图）具有能把不同Excel表格相同类别或名称的数据进行求和、求平均值、求最大值等的功用，能够实现快速处理不同报表数据的分类汇总，而且类别或名称数据不重复。
二、Excel合并计算功能在审计助学金中的运用思路 充分利用Excel合并计算具有类别或名称数据不重复的功能，对在不同年级学生名单表中所有学生进行求和，发现其中求和数异常的学生名单便是重复的学生。 三、Excel合并计算功能运用举例 以判断不同年级是否有重复的学生为例。假设我们要在2007级和2008级两个年级的表格中查找是否存在有重复的学生，使用合并计算功能步骤如下：
1．把从学生信息管理系统下载的2007级注册学生中的姓名复制并粘贴到新建的一张表格中，在B1填上年级，并给每一个学生的年级命名为2007（先在B2中填上2007，后直接用填充柄往下拉），如上图。
2. 把从学生信息管理系统下载的2008级注册学生中的姓名复制并粘贴到新建的一张表格中，在B1填上年级，并给每一个学生年级命名为2008，如上图。
3．新建一张名字为“合并”的表单，在A1,B1分别写上姓名、年级，如上图.
5.在出现的对话框里的“函数”栏内选择“求和”，点击“引用位置”复写栏后，用鼠标点击名称为2007级的表格，最后点击添加，如上图。 6.与以上同样的办法点击2008级表单，并添加，点击对话框里的“标签位置”的最左列，最后点击确定，如上图。
7．在表格“合并”的年级中找出异常数据4015，确定王某为有可能重复的学生，如上图，最后通过对比2007级和2008级王某的详细资料（如家庭住址和电话等，必要时可直接询问王某）以确定是否为同一人。 如果要核对助学金发卡学生是否反映在学籍名单中，可将助学金发卡名单表格的“年级”列下的数据（参考步骤1）任意赋予一个相同数据，如2100等，再通过与学籍名单表单进行合并计算，可发现没有进行求和的数据所对应的助学金发卡学生必然没有反映在学籍中。 四、运用合并计算功能实现的效果 我们在对宜昌某中等职业学校审计过程中，通过利用“合并计算”功能，实现了对学生是否在不同年级注册学籍，助学金发卡学生是否反映在学籍名单中等问题的快速判断，发现该学校通过多报、顶岗实习学生申报、流失学生继续申报等形式虚报助学金学生有88人，涉及金额66000元。 五、使用合并计算功能应注意的问题 使用合并计算功能应注意的问题有：一是“年级”列下的数据必须为数据类型，只有数据类型的才能求和；二是如果发现合并计算对话框打开后无法选取表单，请先点中“引用位置”复写栏再点击欲选择的表格；三是如果学校提供的学生资助卡发放表只有纸质文档，则无法运用合并计算功能，这时可利用Excel数据菜单下的排序功能，对电子文档的“姓名”列进行排序（一般是按英文26个字母排序），然后将纸质文档姓名对照按英文字母排序的快速电子文档查找是否有对应的姓名；四是名称或类别栏数据应避免中有空格，确保数据能够合并计算，不重复。（本文内容仅为个人观点，文责自负）相关资源列表：