柳氮磺吡啶肠溶片英语:方便不浪费:Office文档缩放打印三招

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word:方便不浪费:Office文档缩放打印三招
[ 来源：office | 作者：word | 时间：2007-4-4 | 去论坛]
最近，小贾碰到了一个难题，事先编辑好的一张Excel表格，恰好容纳在一张B4纸上，现在需要将纸型改为A4，但仍要打印在一张纸上，这可让小贾犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到A4的纸面上，实在有些麻烦。于是，小贾选择了一个笨办法，将表格打印到B4纸上，再使用复印机缩小到A4纸上。
其实，当遇到这样的问题时，大家不必如此兴师动众，因为我们有以下简单的处理方法。
让Excel按照纸张的宽度和高度打印
1.启动Excel，打开需要的工作簿文件，单击相应的工作表。
2.在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击“页面”选项卡。
3.在“纸张大小”框中，将原来的B4设置为A4，然后在“缩放”栏下，选中“调整为”，将“页宽”和“页高”两个输入框中的数字都设为“1”（图1）。
4.单击“确定”按钮。现在，再打印这张Excel表格，一张A4纸即可容纳下整个表格内容了。实际上，在进行上述设置后，Excel会按照需要缩小打印图像和文本。具体的缩小百分比，可以通过打开“页面设置”对话框，在“页面”选项卡上的“缩放比例”框中查看。如果文件中有手动分页设置，那么在使用“调整为”选项后，它们将被忽略。
让Word按纸张大小“缩放”打印
小贾遇到的问题是Excel表格的“缩放”打印，如果你编辑的Word表格遇到了同样的问题，解决的办法与Excel有所不同。具体方法如下：
1.启动Word，打开需要的文档。
2.在“文件”菜单中，单击“打印”命令。
3.在“缩放”栏的“按纸张大小缩放”框中，选择“A4”纸型（图2）。
4.单击“确定”按钮。
当为了打印而“缩放”文档时，改动只发生在打印时，Word并未更改文档本身的设置，这一点与Excel不同，因为Excel同时改变了对工作表的设置。对Word而言，上述过程仅调整本次打印的文档比例。若要以这种方式调整所有打印时段的文档比例，可在“工具”菜单上单击“选项”，然后单击“打印”选项卡，选中“允许重调A4/Letter纸型”项。
让打印机自动按纸张大小打印
或许，你编辑表格所用的软件没有提供“缩放”打印的功能，比如有的财务软件生成的B4纸型的会计报表怎样打印到A4纸上呢？此时，我们可以直接求助所用的打印机，将打印机设置为缩小打印。现在，我们以EPSON Stylus Photo 1290打印机（操作系统为Windows XP SP2）为例进行说明。
1.单击“开始”，选择“设置”，单击“打印机和传真”。
2.右键单击EPSON Stylus Photo 1290打印机，然后选择快捷菜单中的“属性”。
3.在“常规”选项卡中单击“打印首选项”按钮。
4.进入“版面”选项卡，勾选“缩放”项，同时选中“充满”，然后在“输出纸张尺寸”框中选择A4纸型。
5.依次单击“确定”按钮，关闭各个对话框。
经过上述设置之后，当进行打印时，系统将自动对打印的内容进行“缩放”以便将它打印在A4纸上。特别要提醒大家的是，如果以后不需要将打印内容“缩放”到A4纸上，需要按上述操作取消对“缩放”项的选择，否则打印机将一直进行“缩放”打印。
将文档进行“缩放”打印既省去了调整的麻烦，又能够减少纸张的浪费，何乐而不为呢？
金山文字是国产优秀办公组合WPS Office中提供的一款功能强大的字处理软件，笔者在使用过程中发现了WPS Office2003的两个小技巧，写下来与大家一起分享。
1. 制作能自动缩进文字的模板
在使用金山文字提供的默认模板新建文档时，我们发现它不能实现段落文字的自动缩进功能，每次都要要点击“格式”菜单中的“段落”命令，在“段落”设置对话框中将“首行”设置为“2格”，如图1所示。总感觉到有点麻烦，其实我们可以将设置好的空白文档保存为模板。然后单击“文件”菜单中的“新建”命令，找到并选中刚才保存的模板文件，选中“设为默认模板”复选框，单击“确定”按钮使设置生效。这样以后每次打开金山文字或单击工具栏中的“新建”按钮，都可以实现段落中文字的自动地首行缩进了。
2. 消除图像输出后的麻点现象
不少用户发现，用针式打印机打印文档时，图片中的白色部分总有一些麻点，严重影响了文档的美观。其实我们在金山文字中嵌入一幅图片后，右击打开“对象属性”对话框，切换到“图片效果”选项卡，选中“灰度”复选框，如图2所示。即可过滤掉白色部分的图像，这样打印出来的图像就看不到麻点了。
在日常办公及应用中，Word一般作为文字处理软件使用。其实，只要我们运用得当，Word不仅能播放网络电影电视、Flash，还能向FTP网站上传、下载文件，同时还可以进行英汉双向翻译、语音输入等。下面，就跟随笔者一块来看看如何让Word“身兼数职”。
打字、网络影视两不误
首先，在Word中单击菜单“插入/对象”，在弹出的对话框中点击“新建”选项卡，然后在“对象类型”下点击“Windows Media Player”（如图1），按下“确定”按钮后，在光标所在处就会出现一个Windows Media Player的控件。
图一
提示：如果所需的媒体播放器不在该列表框中，可点击“由文件创建”标签卡，通过“浏览”按钮选择相应的播放器，再点击“确定”按钮退出，就能够在Word文档中看到所插入的媒体播放器图标了。
接下来复制一个网络电视文件的地址，然后右击Windows Media Player控件，点选“属性”，在“属性”窗口中（如图2），把地址贴在“URL”字段右边的空白框中，随后就可以关闭“属性”窗口了。
图二
经过以上设置后，我们就可以在Word中收看电视节目了。点击随播放器弹出的“控件工具箱”最左边的“退出设计模式”按钮，播放器即自动开始连接到所设置的电视台，只要网速够快，稍等一会，就能够在Word中收看到网络电影电视了。
提示：如果电脑中安装了RealOne Player或QuickTime Player播放器，也可以按照上面的步骤操作（选择RealOne Player或QuickTime Player控件即可）。
播放Flash
网上有许多Flash的游戏或MV，如果想在打字的同时，也能欣赏Flash的话，就可以这样操作。在Word中单击菜单“视图/工具栏/控件工具箱”，然后点击“控件工具箱”对话框右下角的“其他控件”按钮（如图3），在弹出的控件选择列表中的“Flash Object Interface Class（Flash控件界面）”项，在光标所在处就会出现一个Flash播放控件。
图三
右击该Flash播放控件，点选“属性”，弹出“属性”窗口，在“Movie（影片）”右边输入Flash动画的绝对路径及文件名（如图4）。最后单击控件工具箱上的“退出设计模式”按钮，在Word中即可播放Flash了，再次按下该按钮则暂停播放。
图四
提示：如果在“其他控件”列表中没有找到“Flash Object Interface Class”项，可改选“Shockwave Flash Object”项，设置方法与“Flash Object Interface Class”项类似。
上传、下载都支持
在Word中还能直接向FTP网站上传文件（注意，用户需要具备相应的FTP操作权限）。打开要上传文件（注意：必须是DOC格式的），单击“文件”菜单下的“另存为”，在弹出的对话框中选择“保存类型”为“Word文档”，在文件名栏输入ftp://x.x.x.x(FTP服务器IP地址或域名)/X.doc(要上传的文件名)，点“保存”就可上传（如图5）。
图五
另外，如果要在Word中下载文件，可以单击“文件”菜单下的“打开”，在文件名栏输入FTP服务器地址，按“打开”后就能像操作本地硬盘那样，下载FTP服务器上的文件了。
英汉双向翻译
遇到不认识的英文单词，想查一下它的中文含义？或者想了解某个中文词语在英文中如何翻译的，就可以在Word中依次单击菜单“工具/语言/翻译”，打开英汉汉英双语词典，在“搜索”文本框中输入要查的词语（如图6），然后选择“将英文翻译成中文”或者相反操作，在“双语词典”下就能看到翻译结果了。
图六
语音输入
启动Word后，点击菜单命令“工具/语音”，在正式使用这项功能之前需要进行语音适应训练。当麦克风设置完成以后，系统会要求确认一些声音基本信息，接着点击“下一步”，系统给出一个例句，你可以点击“示例”按钮听一听应该如何朗读这样的句子，之后再次点击“下一步”就可以开始语音训练了。
完成语音训练之后，在Word语言栏中点击“麦克风”按钮（如图7），然后单击语言栏上的“听写”按钮，Word就进入“听写模式”，此时口述要书写的内容，注意那些标点符号也要读出来。如果你点击“声音命令模式”按钮，就可以直接发布语音命令了（比如说“打开”，那么Word就自动弹出“文件/打开”对话框）。当然，语音输入总会有一定的错误率，你可以通过多次语音训练的方法来提高系统识别率。
图七
通过上面的各种介绍，我们会发觉，只要合理使用Word，它在完成文字的输入及编辑的同时，还能“身兼数职”完成各种不同的操作。在使用Word的这些另类功能给我们的办公生活带来轻松的同时，也在不断地提醒我们认真发掘平时所用软件的各种功能，会让我们的工作学习更加轻松愉快！
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