mini抖臀:内审人员常用表格文档15招

        内部审计人员在工作中常常运用Word文档及Excel表格，时常遇到一些小问题得不到解决，在实际操作中确实有些烦琐，现整理了一些常用的处理技巧，以各位审友分享，共同提高工作效率。
       1、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后不再变成1月1日，1月2日的办法。    这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。
       2、在EXCEL中设置象WORD一样的自动定时保存文件。    点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏..."选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。
       3、解决电脑屏幕上的工作空间变大的办法。    可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。
       4、用Excel做多页的表格时设置相同标题表头的办法。    在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。
       5、对工作簿进行安全保护的办法。    如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”，按“确定”退出。    工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。注意：不要忘记你设置的“口令”。
       6、工作表保护口令忘记的解决办法。    如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑”＼“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。
        7、让不同类型数据用不同颜色显示方法。    在审计进行比较分类时，进行数据分类显示不同颜色的办法。如在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。    首先，打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。其次，按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。最后，设置完成后，按下“确定”按钮。
        8、用好“两端对齐”与“左对齐”，让文档界面清楚漂亮    我们在安装Word2000时，格式栏中文字对齐方式只有“两端对齐”、“居中”、“右对齐”一般不显示出“左对齐”格式，而我们在编制文章时有时需要用“左对齐”，从那里找出来？在“工具”——“自定义”——“格式”，找到“左对齐”后左击不放，拖至格式栏中你确定的位置、放手，这时“左对齐”的格式就留在了格式栏中了。而“两端对齐”的作用是以“左对齐”为前题，对在自动换行中因标点符号、数字等造成换行后右端出现上下行不对齐的问题进行修正，做到在自动换行的各行能保持上下行左右侧对齐。因此你在排版时要考虑“左对齐”与“两端对齐”功能进行选择，这样处理后，你的文档界面就会清楚漂亮。
        9、给Word文件配备Excel文件，便于审计文件资料查找与汇集    我们在用Word编辑文件时，需要用Excel文件编一些表格资料，如果将编写审计报告或其他报告所需要的审计调整调查表等Excel表格文件整合到一个Word中，这样做有利于文件表格资料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件对应的Excel文件了。方法：光标移至己打开的Word文件的最后，打开“插入”——“对象”——“由文件创建”，在“文件名”右侧“浏览”选择你需要插入的文件，然后在“显示为图标”上打勾就行了。这时文档中出现了一个图标，双击即打开了该Excel文件，注意此文件己成为Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加载上一些Word文件。考虑打印Word文件时会将Excel文件图标打印出来，此时可先删除这个图标，进行Word文件的打印，然后用“Ctrl+Z”，撤销刚才动作，即可恢复Excel文件图标。
        10、利用图片处理工具，巧妙处理数码相机的取证材料    我们现在普遍使用数码相机进行原始材料的取证，其取证的隐蔽性较好，在审计中发现的问题未最后确定时，往往不为被审计单位察觉（过去发现问题时对原始资料折叠复印容易被发现），但其后续图片处理不太方便，用Acdsee还是用Photoshp,是需要花一定时间学习的。其实Office2000中就有很实用的图片处理软件Microsoft Photo Editor，结合Word，你便能很方便处理数码图片资料了。方法：第一步安装图片软件，对Office2000进行安全安装，即在进入按装程序——“添加或删除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜单中选择“从本机运行全部程序”——“开始更新”，这以后你机器上就安装了Microsoft Photo Editor；第二步打开全部图片，然后一张一张的“裁切”——“复制”——打开Word文档——“粘贴”，第三步在Word中从“工具”中打开“图片”格式，对每张图片的大小、对比度、黑白等调整一下，尽量将一张凭证的所有附件整合在一页或几页上，然后对需作为审计证据的图片一次性打印出来，这一方面节约了纸张，另一方面也形成了审计证据的电子文档。
        11、不切换输方式,快速输入数字中的小数点。    审计人员在结束现场审计工作，编制审计报告时，需要输入大量的审计数据，你如果是用安装office时携带的五笔字型或拼音输入法，会为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间不断调整而烦恼（使用陈桥五笔不会出现这些问题，它会输入数据后接着数据时自动将数据间的句号修改为小数点）。不过利用Word工具中的“自动更正”可解决此问题，让你一劳永逸。方法：打开“工具”——“自动更正”——“自动更正”，在“替换”“替换为”中分别填上“。。”、“.”（小数点），点击“确定”，回到Word输入界面，在输入数据后输入两个“。”，再输入数据，看看“.”是不是变成了小数点“.”。这一方法会让你在输入小数点是多输入一个“。”，不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在输入方法间调整要方便多了。按此办法进行后，你在Excel中用同样的输入方法，就可以快速输入数字中的小数点。此法可用于文字材料中的序号更正、如将“1、”改“⒈”，年份中“零”的更正、如将“二00”改为“二○○”；公文年份中“括号”的更正、如将“（”“[”改为“〔”。
        12、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目。    我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等多次修改，Word中虽然为“修订”提供了一些功能，却不能保留每一次修改后的记录，但为了保证电子文档修改前后的真实性，审计人员有时需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的，其实这是一个很麻烦的事情。在Word中“版本”功能，对上述问题迎刃而解，用一个Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一个Word文件后，首先选择一下“文件”——“版本”——“现在保存”，输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说明的事项，当审稿人修改时打开文档后先打开“文件”——“版本”——“现在保存”，再输入文档修改审稿人、修改时间以及其他需要说明的事项，然后进行文件处理，最后保存文件，至此一个完整全面反映一个审计报告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后情况。
        13、运用“编辑——选择性粘贴”功能，方便编辑复制文本资料。    我们有时在有关软件界面中复制有关选区后，在Word中采用“粘贴”，往往会将原有的格式复制过来。如在Excel中复制几列几行文字或数据后，在Word中“粘贴”，则会将表格格式复制过来，而不是纯文本形式；在浏览网页时选好区域复制后，在Word中采用“粘贴”，则会将网页形式复制下来，使你无法进行文字编辑。如果你采用“编辑”——“选择性粘贴”——“无格式文本”，则一切问题可以解决了，复制过来的是纯文本格式，你可对复制过来的文本自主编辑了。
        14、解决文字输入中的首行缩进两个字符问题。    在你正常输入文本时首先确定首行缩进两个字符，你在“段落——缩进与间距——特殊格式”中确定需要首行缩进两个字符，“段落——缩进与间距——度量值”有时会显示厘米，这样就无法精确计算两个字是多少。如何处理？先选择区域，再选择一下字体“宋体”，再选择“段落”——缩进与间距——特殊格式——首行缩进”，再选择“度量值”便会出现缩进两个字符了，点击一下，以后你就不用再考虑应缩进多少厘米了。
       15、用“表格——标题行重复”功能，实现在每一页上都能打印行标题、且做到自动满页显示。    在Word中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题，如果采用表格功能，设置不好，最后一页是有多少行打多少行，也没有标题，不能实现满页打印。如果你用一下Word中的“表格——标题行重复”，就可以实现这个功能。方法：先复制Excel表至Word中用“粘贴”功能，再选择所需要设为标题行的部分，点击“表格”——“重复标题行”就完成了。试一下，在标题行外的空格连续中输入数据或文字，换行，至第二页，是不是自动满页显示？此功能在处理进行工程决算审计表中，你需要在Word表格中连续输入需要每页有文本标题显示的、同时在次页需要满页显时就起作用了。