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公文写作怎样正确运用数字.threadtags_tag {margin:0px !important;background:none !important;padding:12px 0 !important;color: #444 !important;}.threadtags_tag span {border:1px solid #EFEFEF; padding:10px 14px 10px 32px; background: url(http://images.5d6d.net/dz7/default/tag.gif) no-repeat 10px 50%;}.threadtags_tag a{color:#009B97 !important;}相关搜索: 公文, 数字, 写作 公文写作离不开数字。它能够给人以确定无疑的概念，并能使人增强量的直感，从而加深对事物本质和规律的认识。公文中恰当地运用数字，能够起到文字表达所不能替代的作用，从而极大地增强行文的说服力；反之，如果运用不当，就会严重影响公文的质量和效用，甚至给实际工作造成难以预料的损失。因此，在公文写作中必须重视对各种数字的使用。
具体地讲，公文写作中运用数字应当注意做到以下几点：
（一）要真实。真实是公文中运用数字的生命，它直接关系到一篇公文的质量和效用，也在一定程度上反映出发文机关及公文写作者的工作作风。唯其真实，才有力量，才能实事求是地反映客观事物。具体而言，真实是指写进公文中的数字，必须是从实践中得来，是确确实实存在的，而决不是凭空杜撰甚至弄虚作假胡乱编造的“水数字”。那种为了显示工作“业绩”抑或掩盖工作失误，欺上瞒下而有意编造数字的做法，必须坚决禁止。据报载，有位秘书人员撰写年终总结，由于未作认真细致的调查研究，没有获取确切可靠的数字，但又“报喜”心切，情急之下即随手将本单位的电话号码写了进去。从实质上讲，这是秘书人员思维品质的体现，贻害不浅。此外，“大跃进”时期的“浮夸风”，竞能将亩产粮食说成“上万斤”，不仅失去了真实性，而且也给工作带来了严重损失，教训十分沉痛。
（二）要准确。准确是公文中运用数字的关键所在，它与真实相辅相成。具体是指写进公文中的数字，必须与客观实际相符合，要准确地反映事物发展变化的程度，决不能搞“主观推测”，或者使用“大概”、“也许”、“差不多”、“可能”等模糊度强的词语，有一说一，有二说二，决不能随意夸大或缩小。而要做到这一点，要求公文写作人员必须深入实际，认真进行调查研究，尽力获取第一手材料。同时，在语言表述上也要力求准确无误，给人以明晰的概念。实践中，有些单位的公文却不如此，例如某企业的工作总结，其中写道“本月氯化钾产量为３００吨，增加了８％”，这样表述，看不出是比上个月还是比去年同期增加了８％，缺少具有可比性的时间，以致造成数量交待不清不准。应当明确的是，对于诸如“据不完全统计”之类的表述，因其如实反映出了客观事物的可靠程度，故而也是一种准确，而不应视为含糊不清。此外，公文中涉及的诸如“增加”、“减少”等词语后面所带“了”、“到”等表示事物数量增减的词语，表示概数和基数的词语，表示界限阈的词语等等，要经常使用，也都要准确地加以表述，不能粗疏。
（三）要统一。即指写进公文中的数字，一定要认真检查，仔细核实，确保前后一致，避免相互“打架”。各个分数之和要与总数相等，统计口径要一致，计量单位的使用也要前后一致，所列举的数字要具有可比性，以确保公文中数字表述的准确性和规范性。同时，对于数字的书写和使用也要保持统一，要严格按公文法规中的规定执行。对于同样数字，按规定应当使用汉字书写的，就不能随意改换成阿拉伯数码，反之亦然。决不能此处用汉字，而在彼处又用阿拉伯数码。在这方面，实践中有些单位的公文做得很不够。例如有一篇关于某市领导班子调整的报告，其中谈到“调整后的领导班子文化水平有了大幅度提高”时，说“大专文化程度的由过去的５４％上升到７８％，大本文化程度的由过去的２９％上升到５３％。”前句话由于在“大专”之后丢掉了“以上”二字，结果将本来应当包括在大专以上文化程度“之中”的大本文化程度的那部分人划到了“之外”，使得现在大专文化程度和大本文化程度的７８％和５３％，这两个分数加在一起，不是小于１００％，而是高达１３１％。两字之差，造成极大矛盾。
（四）要规范。即指对于数字的书写和使用必须符合公文法规和其他有关规定，不能随意而为。哪些情况下要用汉字数字，哪些情况下又要用阿拉伯数码，都有特定的范围和要求。例如依照《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第（九）项的规定，“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”这就是说，当公文中出现成文日期等几种特定情况下要使用汉字数字，这是毫无疑问的，除此之外都应使用阿拉伯数字。对于这一书写和使用规范，在公文写作中必须认真遵照执行。此外，按《办法》第二十五条第（六）项的规定，公文中的结构层次序数也有其特定的规范要求，即第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。要注意严格按照这样四个层级顺序使用，不要越级套用；而且对于结构层次序数的使用尽可能限在四层以内，不要过细过多；还要注意一般不用“首先”、“其次”、“再次”，“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”等诸如此类的结构层次序数表示法。对此，实践中不少机关的公文做得很不够，应当加以纠正。
（五）要得当。在公文写作中，运用数字来反映事物的情状或变化，来说明有关问题，固然有其独特的作用，一般的说明性文字不能替代，这是无可置疑的，但是也要适可而止，要把握其运用的“度”，切不可过多过滥，或者流于玩弄数字游戏；或者恣意堆砌，搞数字罗列，犹如流水账一般，给人以枯燥繁冗之感。随意堆砌数字，将所要说明的问题淹没在数字的烟海里，这是十分有害的。本想能够充分说明问题，结果往往适得其反。例如有一篇关于粮食生产专业户问题的调查报告，为了说明粮食生产专业户的生产水平和经济效益高于一般户，能使有限的耕地提供更多的商品粮，使用了三个乡的总户数、总耕地数，其中粮食专业户的户数、耕地数、 ２００２年实际和２００３年预计的三个乡的粮食产量、人均产量、商品粮数量、人均商品粮数量以及粮食专业户这两年相对应的一系列数字，不长的一段文字，用了２０多个绝对数，罗嗦冗长，令人不得要领。
三、明确：公文写作的最基本要求
公文写作要做到明确无疑，清晰可鉴，让人一目了然，这是一条最基本的要求，也是顺利实现行文目的、确保公文质量和效用的前提条件。关于这一点，著名教育家叶圣陶先生在《公文写得含糊草率的现象应当改变》一文中曾经说过：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”这就把公文写作的明确性问题提到了一个很高的地位来认识。大量的公文写作实践告诉我们，离开明确这一基础和前提，就会让受文对象难以理解和把握公文的内容，并给执行环节造成障碍。对此，必须给予足够的重视。
公文写作要做到明确，其基本的要求就是要直来直去，把行文的目的、依据、内容明白无疑地传输给受文对象，不使之产生理解和执行上的偏差。而要做到这一点，看似简单实则不凡。但就总体而言，公文写作中的明确主要应当包括如下几个方面的内容：
一是观点要明确。公文写作的明确性程度如何，是体现公文质量与水平的重要标志。它要求一篇公文中所提出的观点和主张必须旗帜鲜明，毫不隐讳。赞成什么，反对什么；提倡什么，禁止什么；同意什么，否定什么，都必须直陈己见，让人一目了然。特别是决定、通知、批复等诸多下行文，更需如此。即便是报告、请示等上行文，如提出几种可供选择的建议、办法或措施，也要明确提出发文单位的倾向性意见，这样做有利于信息的传递以及问题的研究和解决。切忌吞吞吐吐，模棱两可，更不能八面玲珑，回避矛盾。
二是叙事要明确。叙述是公文写作中运用最广泛的一种表达方式。除计划体、法规体公文一般不采用叙事和指令性文体较少使用叙事外，其他如通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、讲话稿、典型材料等都必须以叙事为基础。而公文叙事的最基本要求就是要“实叙其事，从某年月日而来，从何人何地何证据。一一叙明，语语确凿，不得一辞娇艳，毋庸半句虚浮。”（太平天国《戒浮文巧言谕》）如果叙事失之明确，过于简略，就会令人莫明究竟，难得要领。例如有一篇关于省政府机关贯彻中纪委《公开信》解决建房分房中的不正之风进展情况的通报，其中只写了检查验收的情况，而对省直机关存在的问题和查处的情况却一笔带过，未加明确而又详尽的叙述，显然与此类通报的写作要求不相符合。
三是逻辑要明确。是指公文写作中所运用的概念、判断和推理必须合乎逻辑规则，让人明确所指。在公文写作实践中，因违反逻辑而导致表意不明的问题时有所见，例如有一份《中共××县委政法委关于政法部门加强联合，共同搞好社会治安秩序整顿工作的通知》，其中对“政法部门”就使用了诸如“政法单位”、“政法机关”、“政法各部门”、“公检法司”、“政法治安管理部门”、“政法、公安机关”等各种不同的称谓，前后不一，造成混乱。因此，当同一概念在一篇公文中不止一次出现时，必须做到前后一致，明确无误。同时，所运用的判断和推理也都要遵循明确性的原则。
四是结构要明确。由于公文的内容、社会功用以及受文对象不同于一般文章，因而就决定了其结构上的特殊性，既要明确反映每篇公文的策见内容，又要着眼于为实际应用服务。这就要求在谋篇布局上必须注意讲究艺术，突出表现为要普遍使用标题显旨、篇前撮要、分设小标题、提炼段旨句、标示序码等手段，甚至在法规性文件中要专门采用章条款分列的形式等，以使公文结构视觉化，条分缕析，眉目清楚，明确无疑。在具体行文过程中，还要顾及层次段落的划分、过渡照应的安排、背景情况的交待甚至句子结构的设置等等，都要处理得恰切得体，它们是确保公文写作臻于明确所不可缺少的重要因素。
实际上，关于公文写作的明确性问题，中央早就有过明确的规定。１９５１年２月中共中央颁发的《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》一文中对诸多文电在文字上所存在的严重缺点，列举出滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长等五大类，而这些都是直接导致公文失之明确的重要原因和主要表现。值得注意的是，这篇《指示》中不仅提出了“问题”，更重要的是给出了解决“问题”的具体办法，尤其是针对“眉目不清”的现象所作出的开门见山、篇前撮要、段前明旨的规定，意义十分重大，影响深远，对公文写作如何做到明确具有极强的针对性和指导意义。因此，在公文写作过程中，要使之符合明确性的要求，必须依循《指示》中的诸项规定去做，真正将其落到实处。这样一来，这篇《指示》即应成为每个公文写作人员的必读文件。
具体地讲，公文写作中运用数字应当注意做到以下几点：
（一）要真实。真实是公文中运用数字的生命，它直接关系到一篇公文的质量和效用，也在一定程度上反映出发文机关及公文写作者的工作作风。唯其真实，才有力量，才能实事求是地反映客观事物。具体而言，真实是指写进公文中的数字，必须是从实践中得来，是确确实实存在的，而决不是凭空杜撰甚至弄虚作假胡乱编造的“水数字”。那种为了显示工作“业绩”抑或掩盖工作失误，欺上瞒下而有意编造数字的做法，必须坚决禁止。据报载，有位秘书人员撰写年终总结，由于未作认真细致的调查研究，没有获取确切可靠的数字，但又“报喜”心切，情急之下即随手将本单位的电话号码写了进去。从实质上讲，这是秘书人员思维品质的体现，贻害不浅。此外，“大跃进”时期的“浮夸风”，竞能将亩产粮食说成“上万斤”，不仅失去了真实性，而且也给工作带来了严重损失，教训十分沉痛。
（二）要准确。准确是公文中运用数字的关键所在，它与真实相辅相成。具体是指写进公文中的数字，必须与客观实际相符合，要准确地反映事物发展变化的程度，决不能搞“主观推测”，或者使用“大概”、“也许”、“差不多”、“可能”等模糊度强的词语，有一说一，有二说二，决不能随意夸大或缩小。而要做到这一点，要求公文写作人员必须深入实际，认真进行调查研究，尽力获取第一手材料。同时，在语言表述上也要力求准确无误，给人以明晰的概念。实践中，有些单位的公文却不如此，例如某企业的工作总结，其中写道“本月氯化钾产量为３００吨，增加了８％”，这样表述，看不出是比上个月还是比去年同期增加了８％，缺少具有可比性的时间，以致造成数量交待不清不准。应当明确的是，对于诸如“据不完全统计”之类的表述，因其如实反映出了客观事物的可靠程度，故而也是一种准确，而不应视为含糊不清。此外，公文中涉及的诸如“增加”、“减少”等词语后面所带“了”、“到”等表示事物数量增减的词语，表示概数和基数的词语，表示界限阈的词语等等，要经常使用，也都要准确地加以表述，不能粗疏。
（三）要统一。即指写进公文中的数字，一定要认真检查，仔细核实，确保前后一致，避免相互“打架”。各个分数之和要与总数相等，统计口径要一致，计量单位的使用也要前后一致，所列举的数字要具有可比性，以确保公文中数字表述的准确性和规范性。同时，对于数字的书写和使用也要保持统一，要严格按公文法规中的规定执行。对于同样数字，按规定应当使用汉字书写的，就不能随意改换成阿拉伯数码，反之亦然。决不能此处用汉字，而在彼处又用阿拉伯数码。在这方面，实践中有些单位的公文做得很不够。例如有一篇关于某市领导班子调整的报告，其中谈到“调整后的领导班子文化水平有了大幅度提高”时，说“大专文化程度的由过去的５４％上升到７８％，大本文化程度的由过去的２９％上升到５３％。”前句话由于在“大专”之后丢掉了“以上”二字，结果将本来应当包括在大专以上文化程度“之中”的大本文化程度的那部分人划到了“之外”，使得现在大专文化程度和大本文化程度的７８％和５３％，这两个分数加在一起，不是小于１００％，而是高达１３１％。两字之差，造成极大矛盾。
（四）要规范。即指对于数字的书写和使用必须符合公文法规和其他有关规定，不能随意而为。哪些情况下要用汉字数字，哪些情况下又要用阿拉伯数码，都有特定的范围和要求。例如依照《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第（九）项的规定，“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”这就是说，当公文中出现成文日期等几种特定情况下要使用汉字数字，这是毫无疑问的，除此之外都应使用阿拉伯数字。对于这一书写和使用规范，在公文写作中必须认真遵照执行。此外，按《办法》第二十五条第（六）项的规定，公文中的结构层次序数也有其特定的规范要求，即第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。要注意严格按照这样四个层级顺序使用，不要越级套用；而且对于结构层次序数的使用尽可能限在四层以内，不要过细过多；还要注意一般不用“首先”、“其次”、“再次”，“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”等诸如此类的结构层次序数表示法。对此，实践中不少机关的公文做得很不够，应当加以纠正。
（五）要得当。在公文写作中，运用数字来反映事物的情状或变化，来说明有关问题，固然有其独特的作用，一般的说明性文字不能替代，这是无可置疑的，但是也要适可而止，要把握其运用的“度”，切不可过多过滥，或者流于玩弄数字游戏；或者恣意堆砌，搞数字罗列，犹如流水账一般，给人以枯燥繁冗之感。随意堆砌数字，将所要说明的问题淹没在数字的烟海里，这是十分有害的。本想能够充分说明问题，结果往往适得其反。例如有一篇关于粮食生产专业户问题的调查报告，为了说明粮食生产专业户的生产水平和经济效益高于一般户，能使有限的耕地提供更多的商品粮，使用了三个乡的总户数、总耕地数，其中粮食专业户的户数、耕地数、 ２００２年实际和２００３年预计的三个乡的粮食产量、人均产量、商品粮数量、人均商品粮数量以及粮食专业户这两年相对应的一系列数字，不长的一段文字，用了２０多个绝对数，罗嗦冗长，令人不得要领。
三、明确：公文写作的最基本要求
公文写作要做到明确无疑，清晰可鉴，让人一目了然，这是一条最基本的要求，也是顺利实现行文目的、确保公文质量和效用的前提条件。关于这一点，著名教育家叶圣陶先生在《公文写得含糊草率的现象应当改变》一文中曾经说过：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”这就把公文写作的明确性问题提到了一个很高的地位来认识。大量的公文写作实践告诉我们，离开明确这一基础和前提，就会让受文对象难以理解和把握公文的内容，并给执行环节造成障碍。对此，必须给予足够的重视。
公文写作要做到明确，其基本的要求就是要直来直去，把行文的目的、依据、内容明白无疑地传输给受文对象，不使之产生理解和执行上的偏差。而要做到这一点，看似简单实则不凡。但就总体而言，公文写作中的明确主要应当包括如下几个方面的内容：
一是观点要明确。公文写作的明确性程度如何，是体现公文质量与水平的重要标志。它要求一篇公文中所提出的观点和主张必须旗帜鲜明，毫不隐讳。赞成什么，反对什么；提倡什么，禁止什么；同意什么，否定什么，都必须直陈己见，让人一目了然。特别是决定、通知、批复等诸多下行文，更需如此。即便是报告、请示等上行文，如提出几种可供选择的建议、办法或措施，也要明确提出发文单位的倾向性意见，这样做有利于信息的传递以及问题的研究和解决。切忌吞吞吐吐，模棱两可，更不能八面玲珑，回避矛盾。
二是叙事要明确。叙述是公文写作中运用最广泛的一种表达方式。除计划体、法规体公文一般不采用叙事和指令性文体较少使用叙事外，其他如通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、讲话稿、典型材料等都必须以叙事为基础。而公文叙事的最基本要求就是要“实叙其事，从某年月日而来，从何人何地何证据。一一叙明，语语确凿，不得一辞娇艳，毋庸半句虚浮。”（太平天国《戒浮文巧言谕》）如果叙事失之明确，过于简略，就会令人莫明究竟，难得要领。例如有一篇关于省政府机关贯彻中纪委《公开信》解决建房分房中的不正之风进展情况的通报，其中只写了检查验收的情况，而对省直机关存在的问题和查处的情况却一笔带过，未加明确而又详尽的叙述，显然与此类通报的写作要求不相符合。
三是逻辑要明确。是指公文写作中所运用的概念、判断和推理必须合乎逻辑规则，让人明确所指。在公文写作实践中，因违反逻辑而导致表意不明的问题时有所见，例如有一份《中共××县委政法委关于政法部门加强联合，共同搞好社会治安秩序整顿工作的通知》，其中对“政法部门”就使用了诸如“政法单位”、“政法机关”、“政法各部门”、“公检法司”、“政法治安管理部门”、“政法、公安机关”等各种不同的称谓，前后不一，造成混乱。因此，当同一概念在一篇公文中不止一次出现时，必须做到前后一致，明确无误。同时，所运用的判断和推理也都要遵循明确性的原则。
四是结构要明确。由于公文的内容、社会功用以及受文对象不同于一般文章，因而就决定了其结构上的特殊性，既要明确反映每篇公文的策见内容，又要着眼于为实际应用服务。这就要求在谋篇布局上必须注意讲究艺术，突出表现为要普遍使用标题显旨、篇前撮要、分设小标题、提炼段旨句、标示序码等手段，甚至在法规性文件中要专门采用章条款分列的形式等，以使公文结构视觉化，条分缕析，眉目清楚，明确无疑。在具体行文过程中，还要顾及层次段落的划分、过渡照应的安排、背景情况的交待甚至句子结构的设置等等，都要处理得恰切得体，它们是确保公文写作臻于明确所不可缺少的重要因素。
实际上，关于公文写作的明确性问题，中央早就有过明确的规定。１９５１年２月中共中央颁发的《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》一文中对诸多文电在文字上所存在的严重缺点，列举出滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长等五大类，而这些都是直接导致公文失之明确的重要原因和主要表现。值得注意的是，这篇《指示》中不仅提出了“问题”，更重要的是给出了解决“问题”的具体办法，尤其是针对“眉目不清”的现象所作出的开门见山、篇前撮要、段前明旨的规定，意义十分重大，影响深远，对公文写作如何做到明确具有极强的针对性和指导意义。因此，在公文写作过程中，要使之符合明确性的要求，必须依循《指示》中的诸项规定去做，真正将其落到实处。这样一来，这篇《指示》即应成为每个公文写作人员的必读文件。