新疆 日语:办公小便笺-----办公常用软件使用技巧大集合

办公小便笺-----办公常用软件使用技巧大集合

Word 巧作“收藏夹”

　　我们知道，在IE浏览器中可以通过收藏夹将自己喜欢的网址收藏起来，以便以后直接调用。其实在Word中也能将常用的文档收藏起来，以后要使用直接打开就可以了。单击执行菜单“工具栏→自定义”，在打开的窗口中切换到“命令”选项卡，然后在“类别”列表中选择“内置菜单”，在右侧窗口中找到“工作”，用鼠标将它拖曳到工具栏上，这样工具栏上就出现一个“工具”下拉菜单。如果想将某个文档放到这个“收藏夹”，只须打开这个文档，单击工具栏上的“工作”按钮，添加到工作菜单，以后直接在“工作”菜单下选择好以前保存的文档就可以打开了。

Excel中限制重复数据录入

　　在Excel中录入数据时，有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性，例如身份证号码、发票号码之类的数据。为了保证数据的唯一性，我们可以这样做：选定目标单元格区域（这里假设为A1:A10），依次单击“数据→有效性”，打开“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中单击“允许”下拉列表，选择“自定义”。然后，在“公式”中输入“=countif($A$1 A$10,$A1)=1”（不包括引号）。接着，单击切换到“出错警告”选项卡，在“样式”中选择“停止”，然后分别在“标题”和“错误信息”中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单击“确定”退出。此时，我们再在目标单元格录入数据时，Excel就会自动对数据的唯一性进行校验。当出现重复数据时，Excel中会出现前面设置的错误提示信息。

Word中可爱的小型大写变换

　　在Word中，“Ctrl+Shift+K”组合键是一个比较有趣的快捷键，因为该组合键的作用是“将小写字母改成小型大写字母”。比如，你在文档中输入并选中了“i love You!”这句话，则在你按下“Ctrl+Shift+K”组合键后，“i love You!”立刻变成了“I LOVE You!”。Ctrl+Shift+K组合键是开关键，按一次小写字母变为小型大写，再按一次复原。或许这个有趣的快捷键，在特殊时刻能满足你的特别需要呢。

Word中一次选中所有图片

　　如果要对一篇长文档中的所有图片设置相同的格式、全部复制或删除等操作，同时将它们选中的确是件费时费力的事儿，其实在文档中加一个命令按钮，在其CLICK事件中写入“ActiveDocument.Shapes.SelectAll”，只须轻轻一点，图片全部选中。

Word中隐藏的符号键盘

　　在Word2003中，按“Ctrl+/”组合键可调出一个方便实用的符号键盘，利用该键盘可插入常用的符号，并且常用的成对符号单击时会自动成对出现，按空格键可查看对应的电脑键盘。

让Word记住最后编辑的文档

　　如果你希望Word在启动时自动打开用户最后一次编辑的文档，可以用简单的宏命令来完成，按“ALT+F11”，在打开的VBE编辑器中输入代码 “RecentFiles(1).Open”，宏名为“autoexec()”并保存在Word模板文件中。如果暂时想取消此功能，只须启动Word时按住Shift键就可以了。

为Word强化计算功能

1．将“计算器”请进Word

　　“计算器”是Windows系统的一个附件，当我们在Word中进行文稿处理的时候，需要临时进行一些数据的处理运算，我们可以将系统的计算器加入到Word中。选择“工具→自定义”，进入“命令”标签分页下，找到“超链接”项，将它拖放到工具栏上。选中刚刚添加的按钮，点击“更改所选内容”按钮后选择执行“编辑超链接→打开”将链接路径指向“C：\Windows\System32\calc.exe”。以后只要点击工具栏上的超链接按钮就可以快速打开系统的计算器。

2．利用Word“工具计算”随便算

　　“工具计算”是Word自带的一个“简便”计算器。默认情况下不会显示在工具栏中，同上执行“工具→自定义”命令打开“自定义”对话框，在“命令”分页中选择“类别”栏中的“工具”，然后在命令栏中选择“工具计算”，将它拖放到工具栏，这样工具栏上就会出现一个“工具计算”按钮。

　　选中表格中要求和的单元格（若是不相邻的单元格，可以用Ctrl键间断性地选取），单击“工具计算”按钮即可在状态栏得到计算结果，尤其适合临时求一些单元格中数据的值。利用“工具计算”还能充当一个临时计算器，如要计算“123+456+789”， 则先输入“123+456+789”后选中它单击“工具计算”按钮同样在状态栏左下角得到结果“1368”。

Excel中实现单元格跨表拖动

　　在同一Excel工作表中，拖动单元格或单元格区域的边框可以实现选定区域的移动操作，但该操作无法在不同的工作表间实现，其实可以按住Alt键，将所要移动的单元格或单元格区域拖到目标工作表的标签处，Excel会自动激活该工作表，这样你就能够在其中选择合适的放置点了。

增加PPT的“后悔药”

　　在使用PowerPoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤销”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下PowerPoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，PowerPoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在“工具”菜单中，单击“选项”，然后单击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，单击“确定”按钮即可。

全半角转换也轻松

　　当用中文输入法进行文本录入时，如果输入法处于全角状态下，则录入的英文字母和数字也都为全角字符。有时，为了美观或其他原因，我们必须将它转换为半角。那么，如何才能快速将这些分散于文档各个位置的全角字符转换成半角的呢？按“Ctrl+A”选中文档所有内容，单击“格式→更改大小写”，在弹出的对话框中选择“半角”并单击“确定”即可。

Word中快速定位修改内容

　　在使用Word进行文稿编辑时，经常需要对某些特殊的段落文字，以书签等标记的方式加以标注，以方便能快速找到。如果要快速找到文稿最近修改编辑过的地方，用这种方式就不太方便了，其实在Word里,我们只要按下“Shift+F5”就可以迅速地定位最新编辑的五处位置，非常方便。

在Excel中删除多余数字

　　学生的学籍号数字位数很多，比如“1996001”，要成批量删除前面的“1996”，手工删除肯定不行。可以用“分列”的方法一步到位。

　　选中“学籍号”这一列，依次单击“数据→分列”，弹出“文本分列向导”窗口，点击选中“固定宽度”后按“下一步”按钮，在需要分隔的地方单击鼠标左键，即出现分隔线，再单击“下一步”按钮，左边部分呈黑色显示（如果要删除右边部分，单击分隔线右侧，右侧即呈黑色）；再在“列数据格式”中点选“不导入此列（跳过）”，单击“完成”即可。

Word也能当度量单位转换器

　　在日常的工作学习中，我们会经常碰到使用英制度量单位的数据，例如100磅、2英里等。为了确切地明白这些数据所表示的量，我们通常需要将它们转换成以公制单位表示的数据。为此，记性不好的人就经常要去查阅相关的单位转换表。万一一时找不到转换表，那怎么办？你不妨试试Word吧。打开Word，输入你需要转换的数据，例如“200磅”，然后用鼠标拖动选中它，将光标移到它上面。此时，在其上方会出现一个带圆圈的图标。再将光标移动此图标上，单击其右侧的向下箭头，在弹出的菜单中选择“磅→公斤”或“磅→千克”即可。

Excel中批量查看公式

　　在Excel 中，如果我们在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就得反复滚动窗口或者来回切换工作表。其实我们可以先选中含有公式的单元格（多个单元格可用Shift或Ctrl配合鼠标操作），然后右击工具栏选择并打开“监视窗口”，单击“添加监视”按钮，所有选中的单元格的公式及计算结果就显示在了监视窗口中，非常直观。同时如果你创建了一个较大的数据表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时，利用“监视窗口”可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的，这对于排查数据更改关联错误很有帮助。

让Word自动保存文档版本

　　为了保存同一份文档的不同版本，很多用户都是在修改完文档后将它另存为一个新文档。这不但麻烦，而且一旦保存的版本多了，还容易弄混淆。其实，可以让Word为我们在同一文档中自动保存各个版本。在Word中打开文档，单击“文件→版本”，在弹出的对话框中勾选“关闭时自动保存版本”选项即可。这样，以后每次编辑完文档并关闭时Word就会自动保存相应的版本。当然，也可以单击“现在保存”按钮手动保存文档版本。

Excel中快速排查公式错误

　　在Excel 中，经常会遇到某个单元格中包含多层嵌套的复杂函数的公式，如果公式一旦出错就很难追踪错误。其实在Excel 2003中利用“公式求值”功能就可以进行公式的错误排查。依次单击菜单“工具→自定义”打开“自定义”对话框并切换到“命令”选项卡，在左边“类别”列表中选择“工具”，在右边找到“公式求值”并将它拖放到工具栏，这样工具栏上就出现一个“公式求值”按钮。以后选中公式所在的单元格，单击“公式求值”按钮就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果，从而定位并找到错误之源，原理类似于程序调试中的“单步执行”。

日期转换为中英文的星期几

　　工作表中有一列日期数据（如C3单元格的日期为“2006-12-15”），如何将它转换为中文或英文的星期几呢？如果要转换为中文的星期几可输入公式“=TEXT(WEEKDAY(C3),"aaaa")”来实现，如需要转换为英文的星期几可输入公式“=TEXT(WEEKDAY(C3),"dddd")”来实现。

用函数求工齡

　　Datedif函数是Excel函数表中未曾提及的函数，利用它可以方便地求出两个日期间的相差的年数、月数和天数，如果要计算工龄，这个函数是再方便不过了。如C3单元格中日期是“1995-8-1”，利用公式“=datedif(c3,today(),"y")”就可方便地计算出工龄了。

输入数据时禁止输入空格

　　在Excel中输入数据时如果不允许输入空格，可通过设置数据的有效性来实现。单击“数据”菜单中的“有效性”命令，将有效性条件设为“自定义”，在公式框中输入“=COUNTIF(F1,"* *")=0”（假设不允许在F列中输入空格），点“确定”后就可以了；如果只是不允许在单元格的开始输入空格，其他地方可以，只要将公式改为“=COUNTIF(F1," *")=0”；如果只是不允许在单元格的最后输入空格，只要将公式改为“=COUNTIF(F1,"* ")=0”就可以了。

清除数据时跳过隐藏的单元格

　　在清除数据时大家会发现如果选区中包含了隐藏的行或列，这部分隐藏的行和列中的数据也会同时被清除，如果不想清除隐藏区域中的数据该如何操作呢？选中要清除的数据区域，按F5键，单击“定位条件”按钮，选择“可见单元格”，按Delete键清除，显示隐藏的行或列，怎么样？数据一个没少吧。

Excel也能统计字数

　　想在Excel中跟Word一样统计字数吗？试试数组公式“{=SUM(LEN(范围))}”吧，方法是输入公式“=SUM(LEN(单元格区域范围))”后按“Ctrl+Shift+Enter”组合键，怎么样？看到统计的结果了吧。

显示部分公式的运行结果

　　在输入较长的公式时容易出错，如何测试其中的部分公式呢？选中要测试公式的某一部分，按下F9键，Excel会将选定的部分替换成相应的结果，若想恢复为原来的公式只须按Esc键或“Ctrl+Z”即可。

在单元格中要打钩怎么办

　　很多朋友在Excel中输入打钩“√”号都是通过插入符号命令来插入的，试试下面的方法：按住Alt键不放再输入小数字键盘上的数字41420，松开Alt键就可以了。

编辑单元格时迅速移动光标

　　当我们要重新编辑Excel单元格时一般是选中单元格后按F2键进入编辑状况，然后按光标键向左移动光标。在文字较多时若想把光标移动到所有文字的最前面肯定会有些不便，按住向上的光标键试试，插入点是不是一下子就跳到单元格的最前面了？

有趣的Shift键

　　不知道大家有没有试过，在Excel中按住Shift可以使某些按钮的功能发生改变：打印和打印预览功能交换、升序和降序功能交换、左对齐和右对齐功能交换、居中对齐与合并居中功能交换、增加和减少小数位数功能交换、增加和减少缩进量功能交换、增大和减少字号功能交换等等。

Word

快速调整英文字母的大小写

　　在Word中，选中某一段英文字母（如abcd），按下组合键“Shift+F3”后，会把这段英文字母的第一个字母改成大写，即变为Abcd；再一次按组合键“Shift+F3”，则会把所有字母改成大写，即变为ABCD。用这样的组合键可以在上述几种状态之间进行切换。

单独打印图表

　　为了使用方便，我们经常会在Word中将图表嵌在相关数据的旁边，这样看起来会比较直观。但在打印时，如果我们只想单独打印这张图表，又该怎么办呢？其实很简单，只要用鼠标选中图表的任何一个部分，然后再依次点击“文件→打印”即可。

让任务栏更清爽

　　默认情况下，每打开一个Word文档，在任务栏上就会显示一个文档图标，用户通过点击任务栏的文档图标来快速切换不同的文档窗口。如果打开的文档太多，任务栏就会显得非常拥挤，其实我们可以让任务栏变得清爽一些。点击“工具→选项”，弹出“选项”对话框，在对话框中选择“视图”标签，清除“任务栏的窗口”复选项，最后点击“确定”按钮即可。

查找同义词

　　当我们用英文进行写作时，很可能会碰到对某些单词的用法拿捏不准的情况。这时，肯定希望能找几个同义词来进行比较，以确定哪个单词最恰当。此时，你不妨试试Word的同义词库功能。将光标定位于目标单词中，然后点击“工具→语言→同义词库”，窗口右侧的任务栏中会立刻显示出目标单词的所有同义词以供参考。

让标尺精确定位

　　你一定使用过水平标尺来定位段落的首行缩进吧。通常情况下，你可将它设置为1字符或2字符，但很难精确设为1.2字符。其实要想设置更为精确的数值也不难，在按住Alt键的同时，点击并移动标尺，此时标尺将精确显示出缩进的字符数。当然，每次进行缩进设置，都要按Alt键，的确比较麻烦，这个问题也可解决。

　　进入“绘图网格”对话框，将“网格设置”中的“水平间距”与“垂直间距”都调整到“0.01”，点击“默认”按钮，在随后弹出的对话框中单击“是”，整个设置即可完成。以后可利用标尺的缩进按钮来控制缩进，不用按Alt键也可做到精确定位了。

PowerPoint

利用组合键生成内容简介

　　我们在用PowerPoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下“Alt+Shift+S”组合键即可。

AutoCAD

快速缩放到图形范围

　　使用AutoCAD打开了一个DWG图形文件，而屏幕上却没有显示任何内容，这是为什么？原因很有可能是图形被移出了当前屏幕的可视区域。这时，双击鼠标的滚轮，则可以快速地缩放到图形范围，即当前窗口正好能够容纳下整张图形。

去掉Word页眉下面的横线

　　在Word中，我们插入页眉页脚时，页眉总会有根烦人的横线，如何去掉这根横线呢，笔者通过平时工作和学习总结了四种方法。方法一：双击页眉，打开“页眉和页脚”界面，再点击“格式”→“边框和底纹”，选择“边框”选项卡中的“无”并应用于“段落”；方法二：打开“视图”→“任务窗格”，选择“样式与格式”，双击文档中的页眉部分，在任务窗格中点“页眉”旁边的下拉三角，选“修改”。选择“格式”→“边框”，选择“无”可以去掉所有的边框线；方法三：打开“视图”→“任务窗格”，选择“样式与格式”，双击文档中的页眉部分，将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”；方法四：双击页眉，打开“页眉和页脚”界面，再点击“格式”→“边框和底纹”，选择“边框”选项卡中的“方框”，颜色选“白色”，并应用于“段落。

没有打印机一样可以打印预览

　　在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后，Excel会却提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实，只要单击“开始”→“设置”→“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序，重启Excel，就会发现已经可以打印预览了。

Excel中快速输入身份证号

　　众所周知，在Excel的单元格输入15位或18位身份证号码时，会自动转变成类似“1.23457E+15”的科学计数法进行显示，一般地我们要执行在“格式→单元格”命令，在“数字→分类”中选择“文本”即可正常显示身份证号码。其实还有更快捷的方法，我们可以在录入身份证号码之前，先输入一个'号（'就是回车键左面的那个键），然后再接着输入15位以上的身份证号码即可。

Word中精确调整首行缩进

　　大家知道利用水平标尺中的缩进按钮可以对段落进行各种缩进操作，但不少情况下很难精确地调整到想要的效果，如果在拖动这些按钮时按住键盘上的Alt键不放，就可以精确地调整各种缩进的数值了。

Word中精确移动图形

　　按住Ctrl键和光标键或按下Alt键不松开，再用鼠标移动对象，可以使选中的图形对象以0.01字符或0.01行为单位精确移动。

用好Word程序的启动参数

　　在桌面上新建一个指向Word的快捷方式，并在命令行后按空格再加上相应的参数,配合各种参数可以让Word程序在启动时更符合我们的需求。-a 禁止插件和通用模板自动启动; -m 禁止自动执行宏; -w 启动新Word进程; -n 启动Word,不创建新文档;-c 启动Word,调用Netmeeting；-q 不显示启动画面。

找回文档中的图片

　　很多朋友喜欢将网页复制到Word中保存，但文档再次打开时，文档中的图片却不能立即显示出来。其实只要按住Ctrl键不放再双击文档中的图片位置，图片就会立即显示出来了。

精确旋转图形对象

　　Word中选中要旋转的对象，用环型箭头指针套住图片上方可旋转的绿色控点，牵引对象绕其重心旋转。而按下Shift键不松开，则会以15°为单位来旋转对象。右击要旋转的对象，打开“设置对象格式”对话框，在“大小”标签可直接输入需要旋转的角度。

Excel文本和函数也能一起“计算”

　　在要统计的单元格中输入公式“=“当月累计”&SUM(A1:A30)”按回车，最终运算的单元格中会显示结果“当月累计XXX”(XXX为求和的结果)，此时文本和公式就一起被“计算”出来了。

PPT图表也能用动画展示

　　PowerPoint中的图表是一个完整的图形，如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来呢？其实只须右击图表，选择“组合”中的“取消组合”就可以将图表拆分开来了，接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。

PPT中视图巧切换

　　当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。

Excel单元格数据斜向排

　　在用Excel进行数据报表处理时，有些时候需要对单元格中的数据进行斜向排放，比如在一些斜向表头中经常需要这么做。那怎么来实现单元格中的数据斜向排列呢？选择菜单“工具→自定义”打开自定义对话框，切换到“命令”选项卡，在左边的“类别”中单击“格式”，在右边的“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针斜排”，将其拖放到工具栏合适位置。以后选中需要数据斜向排列的单元格，单击工具栏上的“顺时针斜排”或“逆时针斜排”按钮就达到目的了。

Word中巧用不间断空格

　　我们在用Word输入文章的时候，经常会遇到一个由多个单词组成的词组被分隔在两行文字里，这样很容易让人看不明白。其实遇到这种情况，可以使用不间断空格来代替普通空格使该词组保持在同一行文字里。在Word 2003中用“Ctrl+Shift+Space”组合键即可。

一次保存全部Word文档

　　如果要打开多个Word文档，修改完之后，须要对每个文档逐一进行保存。其实在Word中提供了全部保存的功能，能够一次保存全部Word文档。按住Shift键，然后点击Word菜单中的“文件”，会在弹出的菜单中多出“全部保存”和“全部关闭”两个选项，点击“全部保存”按钮即可。

巧治Excel中不对齐的括号

　　在Excel中使用对齐命令可以使表格的外观更加整洁，有条理，但有时一些特定的元素比如数据旁边的括号等在进行左或右对齐总是不能对齐，其实碰到这样的情况解决方法也简单，只要将括号以全角方式重新打入，就可以很顺利地完成对齐了。

在Excel表格中保持重要的0

　　在Excel表格中我们有时会需要在表格中输入一些以0打头的数字型数据，不过因为Excel本身的数字输入限制。对0开头的整数类数字数据都会自动抹去开头的0，其实只要将当前单元格的格式更改为文本或是邮编格式，即可方便地输入这类以0打头的数字数据。

着重号即点即输

　　在Word中处理语文试卷时，经常要对一些语句添加着重号，一般的方法是先选中需要添加着重号的语句，再单击“格式→字体”，在“着重号”下选取“.”即可。但频繁地在窗口间切换显得很不方便，我们可以请出着重按钮来实现即点即输：依次单击“工具→自定义”，弹出“自定义”窗口，单击“命令”选项卡，在“类别”中选中“所有命令”，然后再在右侧的“命令”列表框中找到“DotAccent”，并将它拖放到“格式”工具栏，以后需要输入着重号时，先单击该按钮即可，要取消的话，再次单击该按钮。

SUM函数也能进行减运算

　　财务统计中需要进行加减混合运算，如果有一个连续的单元格区域B2：B20，在统计总和时需要减去B5和B10的值，用SUM函数计算时可用公式“=SUM(B2:b20,-B5,-B10)”来表示，这样显然比用公式“=SUM(B2:b4, B6:b9， B11:B20)”要来得方便些。

PPT编辑放映两不误

　　能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示效果对幻灯进行编辑呢？答案是肯定的，只须按住CTRL键不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了，此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。

交集求和一招搞定

　　在数学上把两个集合共有的部分称为交集。现在，要求你计算Excel工作表B3:E17和A2:G16区域所共有的单元格区域的和。其实，求交集与求和这两项工作我们都可以交由Excel用交叉运算符去完成，具体公式就是=SUM(B3:E17 A2:G16)，其计算的就是B3:E16区域的和。大家务必注意的是在E17和A2之间有一个半角的空格，而空格即是Excel提供给大家的交叉运算符，其作用是生成对两个引用的共同的单元格的引用，比如（B7 7 C6:C8)的结果即是C7单元格。

用版本“加密”Word

　　经常使用Word文档来传递重要消息，偶尔要对传递的信息进行保密，如何保证让重要内容不被无关人员查看呢？除了为文档添加密码外，你还可以用Word的“版本”功能来要隐藏重要信息，方法是执行“文件→版本”命令，打开“版本”对话框，单击“现在保存”按钮，并在“保存版本”对话框的“版本备注”中输入说明信息，单击“确定”按钮保存文件，再返回文件编辑状态，将文件中的重要内容全部删除，保存并关闭文件。当你再次打开此文档时则不会看到这些重要内容了，若要显示保存的隐藏内容，单击执行“文件→版本”命令，在“版本”对话框里选中原先保存的版本，单击“打开”按钮便可。

“查找和替换”也快捷

　　我们知道，Word中的“查找和替换”功能在执行首次查找后，如果还要继续进行查找的话，则必须再次单击“查找下一处”按钮才行，并且必须保证“查找和替换”对话框处于可见的焦点状态。那如何来绕过这个对话框直接进行下一处查找呢？可以这样来解决：按下“Ctrl+F”组合键打开“查找和替换”对话框，首先输入所要查找的内容并执行一次查找，按下Esc键关闭对话框。当我们需要继续查找下一处时，按下“Shift+F4”组合键即可；另外我们也可以用鼠标来操作，和前面一样先执行一次查找并关闭对话框，会发现右侧垂直滚动条下方的两个带双箭头的按钮由黑色变为蓝色，单击向下的双箭头按钮即可查找下一处，单击向上的双箭头向上进行反序查找。

用Word制作完整的“角”

　　在我们的数学简单几何中，往往会出现一个个完整的角——两条直线为角的边，要求标注直线内的度数。然而，这种几何符号对大多数人将是一块绊脚石。但是，Word可以帮助他们。

　　打开一个空白文档，在绘图工具栏中点击“自选图形”，在弹出的快捷菜单中执行“线条→直线”操作。 在文档里画出一个大概度数的角，将两条直线“组合”。

　　在绘画栏中找到“文本框”并点击，接着在文档界面框出任意大小的文本框，在内部输入角的度数。然后，将文本框移动，使度数落在两条直线内部。选定文本框，点击右键，选择“设置文本框格式”，在它相应对话框内的“颜色与线条”里将“透明度”设为100%，这样就不会覆盖角的两边，将“线条”的“颜色”设为“无线条颜色”，点击“确定 ”完成。

　　选定一个图形，按住Shift再选定余下一个图形，点击右键，点击“组合”即可。

Excel中巧按需要排序

　　学校一次上公开课，来的客人有400多人，打字员已按来人的先后顺序在Ex cel中录入了客人的姓名、职务、所在学校等，如果要按职务高低——即校长、副校长、教导主任、教导副主任等排序，可以如下操作：

　　依次单击“工具→选项”，弹出“选项”窗口，单击“自定义序列”选项卡，点“添加”按钮，光标悬停于“输入序列”窗口，在其中按次序输入“校长，副校长，教导主任，副教导主任……”后再按“添加”后“确定”。

　　定义完自己的序列后，依次单击“数据→排序”，把“主要关键字”定位于职务列，再单击“选项”，从“自定义排序次序”中选取上述步骤中自定义的序列，“方向”选择为“按列排序”，点“确定”回到“排序”窗口，再按“确定”便大功告成。

Excel中快速打开“选择性转贴”

　　我们都知道，Excel中有一个非常实用的功能，那就是“选择性粘贴”，利用它就能实现很多格式粘贴以及简单运算操作。可是利用选择性粘贴每次都要点右键，然后选择“选择性粘贴”，对于一两次操作还行，还是挺方面的，如果要进行大量多次操作的话就挺麻烦了，其实也可以通过按下“Alt+E”键，然后再按下S键就能快速打开“选择性粘贴”窗口了。虽然要按两下按键，但是在大量反复操作中比点击鼠标右键要快得多。

打开Excel时总定位于特定的工作表

　　在用Excel进行报表处理时，如果一个工作簿文件中包含大量的工作表的话，每次退出时都会自动记住最后操作结束的工作表，并在下次打开文件时首先显示该工作表，但是很多时候我们希望打开文件后固定地打开某个工作表（如“Sheet3”），这时候还得进行一次切换，比较麻烦。其实只需要简单地编写一个宏就能达到目的。

　　按下“Alt+F11”打开VBA编辑器，双击左侧的“ThisWorkbook”对象，在右侧打开的代码窗口中输入如下代码：

　　Private Sub Workbook_Open()

　　Sheets("Sheet3").Select '这里以始终打开“Sheet3”为例，根据实际情况更改

　　End Sub

　　或：

　　Private Sub Workbook_Open()

　　Sheets("Sheet3").Activate

　　End Sub

　　关闭并返回Excel即可，以后运行该Excel文件时将始终打开的是我们设定的工作表。

自定义Word文档的扩展名

　　在保存文件时，输入文件名如 "cpas.pc"(包括半角英文状态的双引号)，单击“保存”按钮后，Word将不会在你的文档名后加上DOC的扩展后缀，需要编辑时双击该文件会自动启动Word程序并将该文件打开。

Word中选择相同格式的文本

　　选中任一作为样本格式的文字，单击“格式”菜单中的“样式和格式”命令打开“样式和格式”任务窗格，此时可看到所选文字的格式，将鼠标指向该格式的文字提示，其右侧会显示一个下拉按钮。单击该按钮，选择其中的“选择所有X实例”，则文档中与此相同格式的文本均会被选中。也可以右击选中的文本，选择“选择格式相似的文本”命令来实现这一操作。

Word中选择内容相同的文本

　　按“CTRL+F”键打开查找对话框，在“查找内容”框中输入要查找的文本，选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框，单击“查找全部”按钮。完成后关闭查找对话框，此时就可以看到文档中内容相同的文本已被全部选中了。

Word中快速切换单词大小写

　　如果想改变文档中所有英文单词的大小写，只须选中全文，按下“Shift+F3”组合键，每按一次F3键，就可以看到文档中的单词会在全部大写、全部小写和首字母大写之间三种状态间切换了。

Excel中备份自定义工具栏和菜单栏

　　Excel每次退出时都会自动更新一个名为“Excel11.xlb”（文件名中“11”为Office版本号）文件，该文件存放在C:\Documents and Settings\User _name\Application Data\Microsoft\Excel文件夹中，只要复制该文件并更名保存该文件即可。

　　另外，用户可根据需要将不同的菜单栏和工具栏配置文件保存下来以便需要时打开就可以了。

SUM函数也做减法

　　财务统计中需要进行加减混合运算，如果有一个连续的单元格区域B2：B20，在统计总和时需要减去B5和B10的值，用SUM函数计算时可用公式“=SUM(B2:b20,-B5,-B10)”来表示，这样显然比用公式“=SUM(B2:b4, B6:b9， B11:B20)”要来得方便些了。

Excel中快速插入系统时间与日期

　　在用Excel进行报表处理时，经常需要在表格的前端或者末尾输入当天的时间与日期。若用数字输入的话显得比较繁琐。其实可以这样来快速输入：首先选中需要时间的单元格，同时按下“Ctrl+Shift+；”组合键即可；若要输入系统日期则按下“Ctrl+；”组合键即可。

彻底隐藏Excel工作表

　　在Excel中可以通过执行“格式→工作表→隐藏”将当前活动的工作表隐藏起来，在未执行进一步的工作簿设置的情况下，可以通过执行“格式→工作表→取消隐藏”来打开它。其实还可以通过通过设置工作表的隐藏属性来彻底隐藏。按下“Alt+F11”组合键进入VBA编辑窗口，在左侧选中需要隐藏的工作表，按下F4键打开“属性”对话框，切换到“按分类序”标签分页，将“杂项”下的“Visable”的值选择改为“2-xlSheetVeryHidden”或“0-xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。这样就将选定的工作表隐藏起来，且“取消隐藏”也不起作用，这样就能彻底隐藏工作表了。将Visable值改还原即可取消隐藏。

Word文档快速变为PPT

　　许多场合我们需要把在Word中编辑好的文档制作成PPT演示文稿，用复制、粘贴的方法就显得有些麻烦了，特别是对于很长的Word文档更是如此。这里有更为简便的办法可以做到：依次单击“文件→发送到→Microsoft Office PowerPoint”即可，最后再在PPT中对发送过来的文档进行适当的排版，这种方法十分快捷。

Word中妙用“+”、“-”号绘制表格

　　在Word中绘制表格我们一般都用插入表格来实现，其实也可利用键盘上的“+”号和“-”号来快速完成表格制作，首先在要插入表格的地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后再输入“-”号，用来制作横线（也可以连续输入多个“-”号，“-”号越多表格越宽），接着再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多），完成后回车便可马上得到一个只有一行的表格，将光标移到表格内最后一个回车符号前，按“Tab”键或回车键（Enter），即可在表格后插入行实现绘制多行的表格。

　　小提示：该方法其实利用的是Word的“自动套用格式”功能， “+”号表示下面将产生一列线条，而“-”号起到连线的作用。另外不光是“-”和“+”配合可以制表，用“空格”、“=”和“+”配合同样也可以制表。

Word中为文本加上划线

　　在用word进行日常的办公文档处理中，有时候需要在输入的文本的上面加上划线，可以用域来手动实现给文字加上画线。首先按下“Ctrl+F9”组合键，在出现的域定义符“{}”中输入“EQ \x\to(Y)”, （这里的“Y”代表你输入的文本，可以是文字和字母），最后按F9更新一下域代码即可。

Excel

圈注表格中的无效数据

　　数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快速找到表格中的无效数据，我们可以借用Excel中的数据有效性和公式审核来实现。

　　选中某列（如B列），单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡，输入符合条件的数据必须满足的条件范围（如“=and (B1>=60,B1隐藏表格中的出错信息

　　大家经常会发现表格在处理完数据后出现一些类似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出错信息，既不方便打印又影响了表格的整体美观，在数据量比较大的时候手工删除显然是不现实的。解决方法是：

　　打印时，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡，将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。

　　计算时，可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符或空白。

两个日期之间的天数、月数和年数

　　计算两个日期“1995-5-12”和“2006-1-16”之间的天数、月数和年数可使用下面的公式：“=DATEDIF(A1,C1,"d")”，其中A1和B1分别表示开始日期和结束日期，“d”表示天数，换为“m”或“y”就可以计算两个日期相差的月数和年数了。

PowerPoint

PPT中的自动缩略图效果

　　你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：

　　新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft PowerPoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合你的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。

Word字号大小快速调

　　在Word中要改变字体的大小，一般的方法是先选中指定文字，然后通过“格式”工具栏中的“字号”来改变；也可以直接在“字号”中输入字号大小来改变，这种方法还可以突破5-72磅字号的限制。更为快捷的方法是用组合键“Ctrl+Shift+”来进行调节，前者为减小字号，后者为增加字号。使用这种方法可以实时看到所得到的字号的大小，比直接输入字号来调节要直观些。

Excel中的另类求和方法

　　在Excel中对指定单元格求和，常用的方法有两种,一是使用SUM，一般用于对不连续单元格的求和，另一方法是使用Σ，用于对连续单元格的求和。在有些情况下如果使用组合键“Alt+=”，会显得更方便。

　　先单击选中放置和的单元格，再按下组合键“Alt+=”，用鼠标单击所要求和的单元格，被选中的单元格即呈选中状态，这时可配合Shift键选取连续的多个单元格，或者配合Ctrl选取任意不连续单元格，使用Ctrl甚至还可以对同一单元格多次求和，单元格选取完成后按回车键即可。这种方法在某些特殊场合十分有用。

Word也能实现“条件格式”

　　我们知道，Excel提供了一个非常实用的“条件格式”功能，可以为某些符合特定条件的单元格设置特殊的格式，但遗憾的是Word中却并未提供这一功能。对于尚未完成的文档，操作起来并不困难，但如果是已经编辑完成的文档，可能就不是那么简单的事情了。下面就教大家具体的实现方法。

　　如图所示，这是一篇中英文混杂的讲座稿，虽然其中的英文内容并不多，但统一化的“宋体小四”格式，让英文字符看起来很不舒服，毕竟英文内容就应该使用英文格式。

　　解决任务的思路是借助“查找和替换”来间接实现条件格式功能，操作步骤如下：

第1步：调出“查找和替换”对话框

　　这里要说明的是，我们从“格式”菜单下是找不到设置条件格式相关选项的，Word毕竟与Excel有所不同。正确的步骤是从“编辑”菜单的格式菜单下选择“查找”或“替换”命令，这两条命令都可以打开“查找和替换”对话框，前者是默认显示“查找”标签页，后者是默认显示“替换”标签页，操作更方便一些。

第2步：设置条件

　　如果整篇文档中只有很少的几个英文单词，那么设置起来并不复杂，最多手工设置后通过“格式刷”的功能复制一下就可以了。但现在我们的目的是为文档中的所有英文内容设置特定的格式，而且文档中的英文内容非常繁复，手工操作显然并不现实。

　　仍旧按照常规的方法进行操作，首先将光标定位在“查找内容”框，然后在“特殊字符”下拉菜单中选择“任意字母”，也可以手工输入“^$”。接下来，将光标定位在“替换为”框，然后在“格式”下拉菜单中选择“字体”或其他选项进行设置，例如笔者在这里将所有英文内容的格式设置为Arial Unicode MS字体、大小11磅、不加粗、不倾斜、字体颜色为蓝色，目的是为了便于与中文内容区别开来。

第3步：确认替换

　　完成上述设置后，单击“全部替换”按钮即可将文档中的所有英文内容设置为特定的格式，现在看起来就清晰多了。当然，如果你不满意，可以重新打开“查找和替换”对话框进行设置，这里就不再多介绍，感兴趣的朋友不妨自行试验。

小提示：使用通配符实现“条件格式”

　　上述功能我们还可以使用通配符来实现，在“查找内容”框中输入“[a-z,A-Z]”，这行代码的含义是查找所有英文字符，“a-z”表示所有小写的英文字符，“A-Z”表示所有大写的英文字符，“替换为”仍旧按照前面的格式进行设置，但关键是要将搜索选项中的“使用通配符”复选框选中，最后单击“全部替换”按钮即可完成。

让Excel文件备份更省心

　　我们工作用的Excel文件往往含有重要数据，备份它的重要性不言而喻。虽然Excel提供了备份的方法，但备份的文件与原文件处于同一文件夹中，如果该文件夹被误删除，后果不堪设想。那么有没有方法让Excel在不同的文件夹自动生成备份呢？答案是肯定的，下面介绍具体方法。

　　我们可以用VBA编写简单的宏代码来实现备份功能，同时还能做到：

　　1．在保存Excel文件时自动生成备份；

　　2．保存Excel文件时提示是否备份；

　　3．原始文件和备份文件互为备份。即编辑原始文件时，将在备份文件夹生成备份文件；编辑备份文件时，将以原始文件为备份。

一、设置宏安全性

　　选择“工具→宏→安全性”菜单，将安全级别设为“低”。这样，VBA代码才可以执行。

二、输入VBA代码

　　1.打开需要备份的Excel文件，右击任一工作表标签，选择“查看代码”，或选择“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单，打开Visual Basic编辑器。

　　2.在“工程”窗口中双击“ThisWork book”，此时VBA编辑器标题变为：Microsoft Viusal Basic-“文件名”-[ThisWorkbook(代码)]。

　　3.将以下代码输入到“代码”窗口中：

　　Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)

　　'指定Excel文件的路径

　　XlsFilePath = "D:"

　　'指定备份路径

　　BackupXlsFilePath = "E:"

　　If ThisWorkbook.Path = XlsFilePath Then

　　ExcelFilePath = BackupXlsFilePath

　　Else

　　ExcelFilePath = XlsFilePath

　　End If

　　'提示是否备份

　　Response = MsgBox("保存时是否备份当前Excel文件？" & vbCr & "备份位置：" & ExcelFilePath, vbYesNo, "提示备份")

　　If Response = vbYes Then ' 用户按下“是”

　　'两个Excel文件相互备份

　　ThisWorkbook.SaveCopyAs Filename:=ExcelFilePath & "\" & ThisWorkbook.Name

　　End If

　　End Sub

　　说明：XlsFilePath = "D:"和Backup XlsFilePath = "E:"分别指定了正在编辑的Excel文件和备份文件的路径，可以将其中的“D:”和“E:”（不含引号）分别更换成实际的路径。在输入文件路径时一定要注意以下几点：

　　1.确保路径正确无误，如果输入错误或指定的文件夹不存在，将出现错误；

　　2.盘符要大写；

　　3.路径的后面不要加上“\”，如“F:\备份\2006”不能写成“F:\备份\2006\”。

三、执行

　　当前Excel文件编辑完成后，只要单击“保存”按钮，Excel都会提示是否备份。选择“是”将在指定的文件夹生成一个同名的备份文件，并保存当前文件。选择“否”则只保存当前文件而不做备份。

Word中快速交换段落位置

　　在Word文档编辑中，经常遇到需要将文档的前后两段的位置进行交换，通常情况下可以用“复制”和“粘贴”来达到目的，也可以先选中需要交换的文本后按住Shift键拖动鼠标进行移动。其实也可以这样来操作：先选中需要交换的文本，然后按住“Shift+Alt”组合键，配合键盘上的上下方向键进行上下移动就可快速交换文本段落的位置。

Word中快速定位图片

　　在一个含有大量图片的文档中，如须对图片进行浏览或编辑，快速定位图片对象就显得非常重要了。通常情况下，我们会采用拖动滚动条或滑动鼠标滚轮的方式来查找并定位图片。这显然不是一种快捷的方法。其实，我们可以打开所需文档，在垂直滚动条上单击“选择浏览对象”图标（位于两个双向箭头图标中间带圆点的图标），在弹出的窗口中单击“按图形浏览”选项即可。这样，通过单击垂直滚动条上的两个双向箭头图标就可以快速定位图片对象。

完全删除Excel中的单元格

　　想将某单元格（包括该单元格的格式和注释）从工作表中完全删除吗？选中要删除的单元格区域，然后按下“Ctrl+ -（减号）”组合键，在弹出的对话框中选择单元格移动的方式，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。

Word中快速删除表格

　　在Word里，需要删除文稿中的表格时，用鼠标点击表格后，再按Del键这样的常规方法只能删除表格中的文字内容，而要删除掉表格本身还要多费一番功夫，其实只要在选中表格时，直接按BackSpace键就可以快速直接删除掉当前选择的表格。

巧用字体获取运动会图标

　　学校开运动会，要制作各个运动项目的图标，笔者偶然发现用Athletes字体可以轻松获取。去http://font.knowsky.com/down/4708.html下载得到Athletes字体的压缩文档，解压后得到Athlets.ttf文件；依次单击“开始→设置→控制面板”，双击“字体”项，打开字体文件夹，然后依次单击“文件→安装新字体”，在弹出的“添加字体”窗口中，指定Athlets.ttf文件按“确定”即可。打开Word，输入ABCD（大写字母），把字体设置为Athletes，就可以看到不同的英文字母对应着不同的运动会图标；如果嫌图标不够大，可以直接在字号中输入字号大小，比如400，具体大小依据实际情况而定。

Word中快速插入公司Logo

　　在编制公司合同、简介之类的办公文档时，我们会经常需要插入公司的Logo图片。而一般情况下这都是使用“插入”菜单中的相关命令来实现的，这多少有些麻烦。那么，有没有更快速的方法呢？有！具体设置如下：首先将公司的Logo图片插入到文档中并选中它，然后，单击“工具→自动更正选项”，在“自动更正”标签页中的“替换”文本框中键入“logo”（不包括引号）并单击“确定”。这样，以后只要在文档中键入“logo”就能快速插入公司的Logo图片了。

Excel录入时自动切换输入法

　　在Excel单元格中，经常遇到中英文交替输入的情况，如A列输入中文而B列却输入英文，这时就要在中英文输入法之间反复切换，这样非常麻烦而且严重影响录入效率。其实可以先打开中文输入法，选中需要输入中文的列，执行菜单“数据→有效性”，在“数据有效性”中切换到“输入法模式”标签分页，在“模式”下拉列表中选择“打开”，确定退出。接着选择需要输入英文的列，同样打开“输入法模式”标签分页，在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，确定后退出即可。

Excel中粘贴时避免覆盖原有内容

　　在工作表中进行复制或移动操作时，粘贴的内容将自动覆盖工作表中的原有内容，怎样避免这一现象呢？首先选中要复制或移动的单元格，单击复制或剪切按钮，选中要粘贴的起始单元格，按下“Ctrl+Shift+ +”组合键，在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动的方向，单击“确定”按钮就可以了。

绘图画布请走开

　　在Word2003中，当我们用绘图工具绘制图形或者用“插入”法插入“文本框”时，在编辑区域总会自动弹出一个绘图画布，其中有“在此处创建图形”的提示，我们绘制的图形或插入的文本框必须局限在其中。如何取消这个画布的限制呢？依次单击“工具→选项”，选中“常规”选项卡，取消“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”前的钩即可。这样插入图形就可以随心所欲了。

将计算器搬到Excel中

　　在用Excel编辑文档时，有时需要计算一些数据的数值（加减乘除都可能要用到），这时都是点击“开始”→“程序”→“附件”再点击计算器，如果每次都这样操作的话就很麻烦。其实我们可以将计算器搬到Excel中，直接添加在Excel的工具栏上。具体操作方法如下：

　　首先打开Excel，点击视图菜单的“工具（T）”，然后点击“自定义（C）”，再点击自定义（C）窗口中的命令选项栏。 在类别列表中，点击“工具”，在命令（D）列表中，点击自定义（旁边有个灰色计算器图标）。将所选的命令从命令列表中拖至工具栏中（当你看到鼠标指针旁出现一个加号（+）时，松开鼠标即可）。点击关闭，退出Excel。现在重新打开Excel，点击刚刚添加的按钮，在Excel中就出现了计算器。

Excel

圈注表格中的无效数据

　　数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快速找到表格中的无效数据，我们可以借用Excel中的数据有效性和公式审核来实现。

　　选中某列（如B列），单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡，输入符合条件的数据必须满足的条件范围（如“=and (B1>=60,B1隐藏表格中的出错信息

　　大家经常会发现表格在处理完数据后出现一些类似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出错信息，既不方便打印又影响了表格的整体美观，在数据量比较大的时候手工删除显然是不现实的。解决方法是：

　　打印时，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡，将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。

　　计算时，可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符或空白。

两个日期之间的天数、月数和年数

　　计算两个日期“1995-5-12”和“2006-1-16”之间的天数、月数和年数可使用下面的公式：“=DATEDIF(A1,C1,"d")”，其中A1和B1分别表示开始日期和结束日期，“d”表示天数，换为“m”或“y”就可以计算两个日期相差的月数和年数了。

PowerPoint

PPT中的自动缩略图效果

　　你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：

　　新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft PowerPoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合你的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。

用参数控制Word启动

　　如果在Word遇到问题时可尝试着用以下的方式启动Word：单击“开始→运行”，然后输入Word所在路径及参数确定即可运行，如“"C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\winword.exe" /n”（不含外侧双引号），这些常用的参数及功能如下：

　　/n：启动Word后不创建新的文件。

　　/a：禁止插件和通用模板自动启动。

　　/m：禁止自动执行的宏。

　　/w：启动一个新Word进程，独立于正在运行的Word进程。

　　/c：启动Word，然后调用Netmeeting。

　　/q：不显示启动画面。

　　除了可以在“运行”中输入运行外，对于常需用到的参数，也可以在系统桌面创建Word的快捷方式，在快捷图标上右击，然后在“目标”项的路径后加上该参数即可，另外按住Ctrl键,双击Word快捷图标,可以安全模式启动Word。

让幻灯片听我的

　　一大群与会人员正襟危坐，你豪情满怀地进行着某个新产品的演示或介绍，却不小心由于鼠标左键的误操作导致幻灯片跳到了本不应该出现的位置，或者本应按下鼠标左键切换到下一张，却由于按下了右键而出现一个快捷菜单。不用担心，只要进行小小的设置，就可以将这些烦人的问题统统搞定。

　　从任务窗格中打开“幻灯片切换”，将换片方式小节中的“单击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除，然后将这个设置应用于所有幻灯片，以后切换到下一张或是上一张，只有通过键盘上的方向键才能进行操作。至于另外一个问题，解决的办法也很简单，从工具菜单下打开“选项→视图”窗口，取消“幻灯片放映”小节上的“右键单击快捷菜单”复选框即可。

用多窗口修改编辑Excel文档

　　如果要比较、修改Excel中不同单元格间的数据，而单元格又相距较远的话，来回拖动鼠标很是麻烦。我们可以用多窗口来进行比较，依次单击“窗口→拆分”，Excel便自动拆分成四个窗口，每个窗口都是一个独立的编辑区域，我们在浏览一个窗口的时候，不影响另外一个窗口。在Word中对长文档的修改比较繁琐，也可以用这种方法将窗口进行拆分。要取消多窗口，双击分隔线或者依次单击“窗口→取消拆分”即可。

Word文档行距快速改

　　在Word中，我们可以通过下列组合键来快速改变段落行距：“Ctrl+1”组合键将光标所在段落设为单倍行距；“Ctrl+2”组合键将光标所在段落设置为双倍行距；“Ctrl+5” 组合键设置为1.5倍行距；而“Ctrl+0”组合键则设置为段间距12磅。

Word表格也能“缩小字体填充”

　　我们知道，在Excel中有一个“缩小字体填充”功能非常实用，向单元格中输入文字时，可以自动调整文字间距和大小以适应单元格。其实在Word 2003的表格单元格中也能实现类似功能。首先选中该单元格，执行菜单“表格→表格属性”命令，在打开的“表格属性”对话框中的“表格”选项卡中单击“选项”按钮，随后弹出“表格选项”对话框，取消“自动重调尺寸以适应内容”复选框的钩。接着切换到“单元格”选项卡，单击“选项”按钮，在弹出的“单元格选项”对话框中勾选“适应文字”复选框。为了让单元格容下尽量多的文字，还可以把单元格边距全都设为“0”。设置完成后，单击“确定”按钮退出“表格属性”对话框即可。

Word中妙用F4功能键

　　我们知道，在Word2003中要重复性地使用上次操作可以有两种方法：一种是复制，但它只能复制编辑过的文本，另一种就是格式刷，它也只能复制文本的属性。而键盘上的F4功能键，则可以将以上两者的功能合二为一。按下F4键，最后一次的操作将重复一次。例如，你可以重复添加边框或边框中的底纹样式及重复向所选文字添加加粗格式的操作、重复插入文件或图片等等操作，只要一按F4功能键，上次所操作的内容就会“惊现”出来，提高了文本编辑的速度，减少了工作的重复。

Word文档编辑功能全部锁死的应急处理

　　有时我们使用Word会遇到只能查看而编辑功能全部锁死的Word文档，当需要更改时，用传统的复制粘贴到新文件的方法，必然会引起文件格式的走样，其实这时我们新建一个文件，使用文件菜单下的插入命令，将这一锁定的文件插入当前新文档中，就可以在样式不更改的情况下进行修改了。

公式编辑器3.0乱码问题的解决

　　笔者的电脑升级至Office2003后，在写论文时发现使用公式编辑器3.0进行公式编写时积分、累加等符号在输入后显示为乱码，在其他电脑上输入正常的公式，在自己机器上刚打开还正常显示，但点击进入编辑后就又变成乱码，重装公式编辑器和Office均不能解决问题，从网上得到的启示是字体文件损坏，但从正常的电脑上共享其Fonts目录，安装字体，故障依旧。自己用的这套Office2003在别的电脑上安装使用又一切正常。经过2天思考，认为问题仍应出在字符集的转换显示上，在进入公式编辑器中，点击"样式"，选择"定义"。点击后出现对话框。在将所有设置更改为表中所示的各种字体后，故障解决。

公式编辑器的自定义设置(详见ＦＱＡ)

快速切换Excel工作表

　　如果一个Excel工作簿中有大量的工作表，要是一个一个去切换查找很麻烦。其实可以在工作表标签左侧的任意一个按钮上右击，在弹出的工作表下拉列表中选中需要切换的工作表即可快速切换到该工作表。另外也可以按下“Ctrl+PageDown”组合键从前往后快速按顺序在各个工作表之间切换，按下“Ctrl+PageUP”组合键可从后往前依次快速地在各个工作表之间切换，这样也能快捷地切换到需要的工作表。

随心所欲控制Word页码位置

　　有时候你会发现某些书籍的页码并不是在页眉或者页脚处（例如可能在页面的右边缘），如何才能让页码显示在页面的任意位置呢?可以这样实现：

　　首先点击“插入”/“页码”菜单项在页眉或者页脚处插入页码，然后用鼠标点击刚生成的页码，直到其周围出现四向箭头，此时你就可以将页码内容拖动到页面的任意位置了。

　　注意，如果要修改页面的格式，必须先设置好之后才能将它拖动到其他位置，如果将它拖到页眉或页脚之外的地方，就不能修改页码文字格式了。

不让Excel单元格中的零值显示

　　如果你在Excel中使用某些函数统计出该单元格的值为零值，它会显示出一个数字“0”，这看上去很不爽，打印出来也会包含这个“0”。怎样才能不让它显示呢？下面以求和函数Sum为例来看看如何不显示零值。

　　例如，在某工作表中对A2到E2单元格进行求和，其结果填写在F2中，由于结果可能包含0，因此，为让0不显示则在F2单元格中输入计算公式：“=IF(ISNUMBER(A2:E2),SUM(A2:E2),””)”，这样，一旦求出的和为0则不显示出来；还可以这样写公式：“=IF(SUM(A2:E2)=0,””,SUM(A2:E2)”，即如果对A2到E2求和结果为0就不显示，否则显示其结果。

Excel中巧选择多个单元格区域

　　在编辑工作表时，如果要选择不相邻的多个单元格或单元格区域，大家通常采用的方法是：选择第一个单元格或单元格区域，然后在按住Ctrl键的同时选择其他单元格或区域。其实，除此之外，Excel还提供了另外一种选择多个单元格区域的方法，笔者感觉更为顺手，该方法是：选择第一个单元格或单元格区域，然后按“Shift+F8”键，并拖动鼠标选中其他不相邻的单元格或区域将它添加到选定区域中。要停止向选定区域中添加单元格或区域，请再次按“Shift+F8”键。

Word打印预览状态也能修改文档

　　经常用Word的“打印预览”来先查看一下要打印的文档是否符合要求，如果在预览时发现文档中有一点文字错误，大家一般是关闭预览窗口，回到编辑状态下修改之后再进行打印，其实在预览状态下，一样可以对文档进行编辑，在预览模式下，默认选中的是“放大镜”功能，我们只要点工具栏上的“放大镜”按钮来取消放大功能，再用鼠标点选需要操作的区域，就可以进行修改了。

将PPT演示文稿保存为图片

　　大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“Web页”可以将幻灯片中的所有图片保存下来，如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢？

　　打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件”菜单中的“另存为”命令，将保存的文件类型选择为“JPEG文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。

在Word中进行一键粘贴

　　在Word中，我们经常做的命令就是复制和粘贴。其实在Word中可以实现一键粘贴，这个按键是我们不太常用的Insert(插入)键。在Word的主界面“工具”中选择“选项”，然后进入“编辑”菜单，在“用INS键粘贴”选项前打上钩，之后点击“确定”按钮退出。这样以后在Word中使用INS一个键就可以进行粘贴了，是不是感觉比以前方便了很多？

快速删除英文单词

　　在几乎所有的文字处理软件中，要删除插入点前的英文单词，可以按住Ctrl键，再按下Backspace键。如果要删除插入点后的单词，可以按住Ctrl键，再按下Delete键。该种删除方法，对中文中的词组同样有效。

重复记录巧删除

　　当Excel工作表中有重复记录时，可以利用“高级筛选”功能删除重复记录，具体操作是：选中Excel工作表中的所有记录，在“数据”菜单中，指向“筛选”，单击“高级筛选”命令；单击“将筛选结果复制到其他位置”，然后在“复制到”框中，输入单元格引用；选中“选择不重复的记录”复选框，单击“确定”按钮。

快速更新Word表格

　　如果在一个Word表格中有某一列的合计数，如果下一次，我们还需要用到这张表格，只是更改了其中的几个数字，那么我们是不是还要重新进行合计呢？其实，是不必要重新进行合计的，我们只须选中合计数，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择其中的“更新域”即可，我们马上就会看到合计数已经被更新了。

Excel快速互换两列

　　在用Excel进行数据处理时，有时候需要将两列数据整体进行交换，通常的办法是在其中一列之前插入一空白列，然后把另一列复制或剪切到空白列，最后把那列删除掉。或者是选中一列后进行剪切，然后再选中另一列后右击选择“插入已剪切的单元格”也能达到目的，但都比较麻烦，可以这样来简化操作：先单击选中一列，移动鼠标到列中第一个单元格的上端横线上，当光标变成“+”字箭头状，按住Shift键不放，直接拖到另一列前（后）面就可以了。该方法对同一工作表中，不管是相邻的还是不相邻的两列都适用。

快速选中包含数据的所有单元格

　　在Excel中，我们都知道按下“Ctrl+A”组合键或单击全选按钮可选中整个工作表，拖动鼠标也可以选择工作表的某个区域，但在进行报表或者数据处理时，可能只需要选中所有包含数据内容的单元格区域，那该怎么操作呢？可以这样来操作：首先选中一个包含数据的单元格，按下“Ctrl+Shift+*”组合键，即可把所有包含数据的单元格选中。选定的区域是根据选定的单元格向四周辐射所涉及到的所有数据单元格的最大区域。

　　注：本技巧仅适用于工作表中的数据是连续的情况。