中财网步步惊婚似锦 txt:家庭档案的整理
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家庭档案的整理 【大 中 小】来源： 时间：2007-12-10 14:06:48 浏览 804人次
家庭档案整理要谨循家庭档案的自然形成规律和保持档案材料之间的有机联系。
家庭档案的分类
家庭档案分类就是把家庭形成的全部挡案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成一定层次的类别，使家庭档案构成一套有机的体系。
家庭档案分类的一般方法
家庭档案内容极为丰宣，涉及面很广，而且由于家庭结构不同，家庭成员经历不同，家庭档案的类别也不尽相同。对一个家庭内的档案进行分类，一般可采取按家庭职能、按家庭成员、按家庭档案材料载体、按家庭档案材料中所反映的内容、按家庭档案材料名称进行分类。
l、按家庭职能分，可把家庭档案分为生产类、教育类、当家理财类、文化娱乐类、保健类、综合类。
2、按家庭成员分，即按家庭中每个成员，可把家庭档案分成综合类和祖父、祖母、父亲、母亲、兄弟姐妹、子女个人成员档案。每个家庭成员由生到死形成的全部档案材料作为家庭档案类目之一，家庭整体形成的档案材料，或者归入不了家庭成员类中的材料可放入综合类。
3、按家庭档案材料反映的内容分，可将家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类等。
4、按家庭档案材料的名称分，可将家庭档案分为证书类、贵重证券类、病历类、票据账目类、书信类、照片类、音像类、综合类。
5、按档案制成材料及其形式不同可分为纸质材料、胶片(正片、底片)、磁性材料(录音带、录像带、计算机软盘)、综合类等。
家庭档案分类方法的综合运用
家庭档案分类方法，在家庭档案分类中可以综合运用。主要是三种：
一、成员——内容分类法
首先把家庭档案材料按家庭成员分开，然后在每位家庭成员下面再分内容。由于家庭档案里有些档案材料反映的是属于整个家庭或家庭中两个以上成员的情况，不能归属于某个家庭成员中，所以得设立综合类。
二、内容——成员分类法
首先把家庭挡案材料按内容分开，然后在内容下面再分家庭成员。
三、形式——内容分类法
首先把家庭档案按形式分开，然后在形式下面再分内容。
家庭档案的排列
家庭档案分类方案确定后，要按照家庭档案的分类对家庭档案材料进行系统地排列。
家庭档案一般设两级类目，如成员——内容分类法，成员是一级类目，内容是二级类目；内容——成员分类法，内容是一级类目、成员是二级类目；形式——内容分类法，形式是一级类目，内容是二级类目。家庭档案材料一般在二级类目下按时间、按档案材料的重要程度进行系统排列，档案材料数量少的也可在一级类目下排列。
家庭档案的编号、编目
家庭档案材料经过分类、排列以后，每件档案材料的位置都固定了，应该进行家庭档案的编号和编目了。家庭档案材料的编号和编目是以“件”为单位进行的。这里的“件”，一般以每份档案材料为一件，档案材料中的正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，名册、图册等一本为一件；一次活动、一个主题、一个事项的照片为一件等等。
家庭档案的编号
家庭档案的编号主要指每件家庭档案材料的编号。家庭档案数量特别多的还应该给家庭档案盒编号。
在分类方案的二级类目内（家庭档案数量少的在一级类目内），按家庭档案材料的排列顺序从“l”开始编流水号，这就是家庭档案的编号。
家庭档案的编目
家庭档案的编目，主要包括编制家庭档案材料目录、编页号、填写家庭档案盒脊背标签。
家庭档案的装盒
家庭档案的装盒是指：将家庭档案材料按件号顺序装入档案盒、填写档案盒脊背项目等工作。家庭档案装盒应注意：档案材料应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与档案材料目录中相应条目的排列顺序相一致，一盒装满后，顺次装入下一盒，以便于检索查询及利用完毕后归位。
纸质档案材料的装盒
纸质档案按件号顺序装盒，将家庭档案的类目、起止件号(盒内排列最前和最后的家庭档案件号，其间用“一”连接)、年度等项标注到档案盒的脊背上。
照片档案的装盒
家庭一般使用影集来保存照片，而影集没有设置照片的摄影者、主要内容、摄影时间等说明项目。所以我们提倡使用专门的照片档案夹。
一、编排方法
照片在整理中要科学地分类编排。
1、按人编排
这是把每个家庭成员的照片作为一类单独整理。按人分类后，每个人的照片再按时间顺序排列。对一些“全家福”、集体照片等可以直接按时间编排。
2、按内容编排
即把同一内容的照片归在一起编排。如一项工作、一次旅游、一次探亲访友照片，都可以单独编排。
编排方法往往是互相结合运用。如先按人员编排再按内容编排，或先按人员编排再按时间编排。
二、文字说明
给照片填写文字说明，这是家庭档案管理的重要内容。主要有以下内容：
事由：照片所反映的人和事的情由；
地点：拍摄照片的具体地点；
时间：照片的拍摄时间或照片反映的人和事的时间；
人物：照片中的主要人物的姓名、身份等；
拍摄者：照片的拍摄个人或单位。
文字说明应简洁、通顺，字数不宜太多。
音像档案、机读档案的装盒
家庭中的录音带、录像带、计算机软盘，前两项在档案管理术语中称之为音像档案，计算机软盘则可称之为机读档案。在整理录音带、录像带、计算机软盘时，可在原来的盒子上面贴上一个标签，按本家庭档案分类方案填写件号、题名、责任者等事项。
家庭档案的整理，是将处于零散的和需要条理化的家庭档案材料，进行基本的分类、排列和编号、编目、装盒，组成有序的体系。
家庭档案整理要谨循家庭档案的自然形成规律和保持档案材料之间的有机联系。
家庭档案的分类
家庭档案分类就是把家庭形成的全部挡案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成一定层次的类别，使家庭档案构成一套有机的体系。
家庭档案分类的一般方法
家庭档案内容极为丰宣，涉及面很广，而且由于家庭结构不同，家庭成员经历不同，家庭档案的类别也不尽相同。对一个家庭内的档案进行分类，一般可采取按家庭职能、按家庭成员、按家庭档案材料载体、按家庭档案材料中所反映的内容、按家庭档案材料名称进行分类。
l、按家庭职能分，可把家庭档案分为生产类、教育类、当家理财类、文化娱乐类、保健类、综合类。
2、按家庭成员分，即按家庭中每个成员，可把家庭档案分成综合类和祖父、祖母、父亲、母亲、兄弟姐妹、子女个人成员档案。每个家庭成员由生到死形成的全部档案材料作为家庭档案类目之一，家庭整体形成的档案材料，或者归入不了家庭成员类中的材料可放入综合类。
3、按家庭档案材料反映的内容分，可将家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类等。
4、按家庭档案材料的名称分，可将家庭档案分为证书类、贵重证券类、病历类、票据账目类、书信类、照片类、音像类、综合类。
5、按档案制成材料及其形式不同可分为纸质材料、胶片(正片、底片)、磁性材料(录音带、录像带、计算机软盘)、综合类等。
家庭档案分类方法的综合运用
家庭档案分类方法，在家庭档案分类中可以综合运用。主要是三种：
一、成员——内容分类法
首先把家庭档案材料按家庭成员分开，然后在每位家庭成员下面再分内容。由于家庭档案里有些档案材料反映的是属于整个家庭或家庭中两个以上成员的情况，不能归属于某个家庭成员中，所以得设立综合类。
二、内容——成员分类法
首先把家庭挡案材料按内容分开，然后在内容下面再分家庭成员。
三、形式——内容分类法
首先把家庭档案按形式分开，然后在形式下面再分内容。
家庭档案的排列
家庭档案分类方案确定后，要按照家庭档案的分类对家庭档案材料进行系统地排列。
家庭档案一般设两级类目，如成员——内容分类法，成员是一级类目，内容是二级类目；内容——成员分类法，内容是一级类目、成员是二级类目；形式——内容分类法，形式是一级类目，内容是二级类目。家庭档案材料一般在二级类目下按时间、按档案材料的重要程度进行系统排列，档案材料数量少的也可在一级类目下排列。
家庭档案的编号、编目
家庭档案材料经过分类、排列以后，每件档案材料的位置都固定了，应该进行家庭档案的编号和编目了。家庭档案材料的编号和编目是以“件”为单位进行的。这里的“件”，一般以每份档案材料为一件，档案材料中的正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，名册、图册等一本为一件；一次活动、一个主题、一个事项的照片为一件等等。
家庭档案的编号
家庭档案的编号主要指每件家庭档案材料的编号。家庭档案数量特别多的还应该给家庭档案盒编号。
在分类方案的二级类目内（家庭档案数量少的在一级类目内），按家庭档案材料的排列顺序从“l”开始编流水号，这就是家庭档案的编号。
家庭档案的编目
家庭档案的编目，主要包括编制家庭档案材料目录、编页号、填写家庭档案盒脊背标签。
家庭档案的装盒
家庭档案的装盒是指：将家庭档案材料按件号顺序装入档案盒、填写档案盒脊背项目等工作。家庭档案装盒应注意：档案材料应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与档案材料目录中相应条目的排列顺序相一致，一盒装满后，顺次装入下一盒，以便于检索查询及利用完毕后归位。
纸质档案材料的装盒
纸质档案按件号顺序装盒，将家庭档案的类目、起止件号(盒内排列最前和最后的家庭档案件号，其间用“一”连接)、年度等项标注到档案盒的脊背上。
照片档案的装盒
家庭一般使用影集来保存照片，而影集没有设置照片的摄影者、主要内容、摄影时间等说明项目。所以我们提倡使用专门的照片档案夹。
一、编排方法
照片在整理中要科学地分类编排。
1、按人编排
这是把每个家庭成员的照片作为一类单独整理。按人分类后，每个人的照片再按时间顺序排列。对一些“全家福”、集体照片等可以直接按时间编排。
2、按内容编排
即把同一内容的照片归在一起编排。如一项工作、一次旅游、一次探亲访友照片，都可以单独编排。
编排方法往往是互相结合运用。如先按人员编排再按内容编排，或先按人员编排再按时间编排。
二、文字说明
给照片填写文字说明，这是家庭档案管理的重要内容。主要有以下内容：
事由：照片所反映的人和事的情由；
地点：拍摄照片的具体地点；
时间：照片的拍摄时间或照片反映的人和事的时间；
人物：照片中的主要人物的姓名、身份等；
拍摄者：照片的拍摄个人或单位。
文字说明应简洁、通顺，字数不宜太多。
音像档案、机读档案的装盒
家庭中的录音带、录像带、计算机软盘，前两项在档案管理术语中称之为音像档案，计算机软盘则可称之为机读档案。在整理录音带、录像带、计算机软盘时，可在原来的盒子上面贴上一个标签，按本家庭档案分类方案填写件号、题名、责任者等事项。
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