撒旦真的存在吗:word 技巧

Word版式设置技巧

个人日记 2009-05-14 09:10:42 阅读638 评论0   字号：大中小 订阅

页面是文档的基本的排版操作，是页面格式化的主要任务，它反映的是文档中具有相同内容、格式的设置，所以在文档的段落、字符等排版之前进行设置。

页面设置的合理与否直接关系到文档的打印效果。文档的页面设置主要包括设置页面大小、方向、边框效果、页眉、页脚和页边距等。如图3.1所示是区分版式的各项具体情况。

图3.1  区分版式的各项具体情况

在排版的过程中，也可以根据需要对于文档的各个部分灵活地设置不同的效果，比如，分栏。另外，把文档分节可以划分上面的各个不同部分标记。

3.1  版式设置技巧

版心为16开的纸张，每页为39行×38字，如果仅仅选择了纸张大小还是没有作用的，还要跟着设置页面页边距。

当页边距是页面四周的空白区域。也就是正文与页边界的矩离。当整个页面的大小在选择纸张后已经固定了，然后再确定正文所占区域的大小，要固定正文区域大小，；就可以设置正文到四边页面边界间的区域大小。通常，可在页边距内部的可打印区域中插入文字和图形。但是也可以将某些项目放置在页边距区域中：如页眉、页脚和页码等。

3.1.1  利用【页面设置】对话框设置页边距

Word 提供了两种页边距选项，就是使用默认的页边距和指定自定义页边距。   

利用【页面设置】对话框可以全面地、精确地设置页边距。

要设置页边距或者查看页边距的效果，可以在【页面设置】对话框中选择【页边距】选项卡，切换到如图3.2所示的对话框。

图3.2  【页边距】选项卡

分别在【页边距】区域中的【上】、【下】、【左】、【右】输入框中输入页边距数值，如果选择【页码范围】右边的下拉列表框中的【对称页边距】选项（一般使用默认的【普通】选项），表示当双面打印时，正反两面的内外侧边距宽度相等，此时原【页边距】区域下边的【左】、【右】框分别变为【内侧】、【外侧】框。

若要更改部分文档的边距，可以选择需要的部分文本，然后设置所需的边距。在【应用于】列表框中，单击【所选文字】。Word 自动在应用新页边距设置的文字前后插入分节符。如果文档已划分为若干节，可以单击某节或选定多个节，然后更改页边距。

3.1.2  使用鼠标设置页边距

使用鼠标直接拖动可以快速地设置整篇文档的页边距。

（1）要确认在文档的屏幕中显示有【水平标尺】和【垂直标尺】。

如果屏幕上没有水平标尺，可依次单击【视图】|【标尺】菜单命令来启动水平标尺；如果屏幕上没有垂直标尺，可以依次单击【工具】|【选项】命令，在打开的【选项】对话框中选择【视图】选项卡，在对话框中选中【垂直标尺（仅用于页面视图）】单选项，再单击【确定】按钮退出该对话框。

（2）在标尺两侧的深灰色区域代表的是页边距，将鼠标移动到标尺边界上，当光标出现双向箭头状态时，再同时按下鼠标右键，并拖动鼠标就可以调整页边距了。如图3.3所示，可以拖动右边距和上边距来设置页边距。

图3.3  拖动右边距和上边距快速设置页边距

3.1.3  显示绘图网格

如果为了适应排版的严格要求，用户设置了控制每行及每页的字符数后，这时用户很需要在文档中能看到适当的字符网格。如图3.4所示。

图3.4  显示绘图网格

图文并茂的文档可以更加引人入胜。为使文档的版面布局更加美观大方、整洁合理，常常需要对文档中的图形进行编排，修改其位置和尺寸。但是当用户修改图形的位置和尺寸时，会发现图形位置和大小的变化是不连续的，加上受页面和版式的限制，图形的编排既麻烦又难以得到理想的效果。

使用网格能够更精确地定位一个图形对象。虽然打印时屏幕上并没有显示网格，但在过多或者绘制图形对象时，Word自动将其与最近的网格交叉点对齐。如果暂时不用网格设置，可在拖动或者绘制图像时按住Alt键。

在文档中显示网格的方法是，在【页面设置】对话框中，单击【文档网格】标签，切换到【绘图网格】选项卡后，单击【绘图网格】按钮，或者单击【绘图】工具栏中的【绘图】按钮。从其弹出的菜单中选择【绘图网格】菜单项，即可打开如图3.5所示的【绘图网格】对话框。

图3.5 【绘图网格】对话框

（1）选中【在屏幕上显示网格线】前的复选框，如果要在屏幕上同时显示左右网格线和上下网格线，则可以选中【水平间距】复选框。然后单击【水平间隔】和【垂直间隔】右边的上下按钮，选择网格间隔的字符间距。

（2）在【水平间距】框中，设置左右网格线之间的距离；在【垂直间距】框中，设置上下网格线之间的距离。

（3）清除【使用页边距】复选框，然后在【水平起点】和【垂直起点】框中指定网络的起点坐标。

（4）图中的【水平间距】和【垂直间距】的度量值必须分别介于0.01字符到150.85字符和0.01行到101.5行之间。为方便对图形的微量调整，一般是输入较小的数值，如0.2、0.1甚至最小值0.05。这样，再进行图形的调整时，就很容易控制位置的移动和尺寸大小的缩放了。

3.1.4  在文档中使用行号

在出版物中，有些类型的文档，如果在正文的侧面添加行号，会增强文档的易读性。比如许多英文教材就使用行号。添加了行号之后，文档能够自动给行计数，计数包括文档的每一行文本，但不包括表格、页眉:或页脚、脚注、尾注、文本框中的文本等。另外，用户可以设置跳过某些特殊不用添加行号的行，如标题或空行等。

添加了行号一般显在左边的页边距中，如果是分栏的文档，则行号显示在各栏的左侧。

添加行号的方法是：

（1）分别选择【文件】|【页面设置】菜单命令。

（2）在弹出的对话框里选择【版式】选项卡。

（3）单击【行号】按钮，可以打开【行号】如图3.6所示的对话框。

（4）选中【添加行号】复选框，再定义所需的行号样式：

@ 在【起始编号】微调框中输入或者选择第1行的编号，可以是任意一个自然数，如果不输入，则默认使用从1开始，并使用【连续编号】。

@ 在【距正文】输入框中输入行号右边缘与文档文本左边缘之间的所需距离。默认距离为【自动】，是 0.25 英寸（新闻稿样式分栏中为 0.13 英寸）。

@ 【行号间隔】表示是以多少行为间隔下一次出现的行号，如输入数为“5”，则第1次出现行号为5，第2次出现行号为10。在这果一般应输入的数值为“1”，让段落中的每一行都出现行号。

@ 在【编号方式】以【起始编号】框中的数字对文档的起始行进行编号，有三种编号方式，【每页重新编号】、【每节重新编号】、【连续编号】，可以选择其中一种方式进行编号。

（5）单击【确定】按钮。可实行对文档进行编号，编号后效果如图3.7所示。 

图3.6  添加行号               图3.7  添加行号的效果

使用上面的方法添加行号之后，就会得到通篇所有页面都有行号的文档。如果想取消行号，可以再次打开该对话框，然后取消【添加行号】复选框即可；如果想取消某些段落的行号，可以切换到页面视图，选择不需要编排行号的一个或多个段落。分别选择【格式】、【段落】菜单命令，在【换行和分页】选项卡中，选中【取消行号】选项，最后单击【确定】按钮。就可以取消的特定段落的行号。

如果要在长篇文档里用行号，就可以创建一个特别的样式——如命名为“选文”的样式，在编辑样式的时候，只需把该样式的加上或取消行号，那么使用了这种样式就可带或不带行号了。

3.1.5  添加“艺术”页面边框

在Word中，如果要在文档中每页都出现边框效果，除了可以用线型边框外，还可以设置多种“艺术性”页面边框，无论是装饰文档或打印出来作信笺都很漂亮。

（1）单击【页面设置】中【版式】选项卡对话框中的【边框】按钮。打开【页面和边框】对话框。

（2）单击【页面边框】选项卡。可以打开如图3.8所示的对话框。

（3）在【设置】选项组可以定义在所选内容四周加上边框项，选择【方框】项。

（4）在【艺术型】列表框中选择喜欢的样式。也可以选择的线型边框样式。在【宽度】下拉列表框中调整边框的宽度。

（5）单击【选项】按钮，可以设定其它边距和位置的设置，如图3.9所示。（只有在选中【应用于】框中的【段落】或者【页面边框】选项卡处于活动状态时，才能使用此按钮）。

          图3.8  【页面边框】选项卡           图3.9  页面边框选项对话框

【边距】选项组：用来输入【上】、【下】、【左】、【右】边距与文字之间的距离。对于页面边框，可单击【度量依据】框中的【文字】项，使此设置与页边距有效。

【度量依据】：选择【文字】选项，使页面边框的内部边框位置与页边距有效。选择【页边】选项，使页面边框的外部边框位置与页边距有效。

【选项】：只有选择【文字】选项后，才可以使用此区域的选项，可以设置页面边框的项目有：【段落和表格的边框与页面边框对齐】（选中此复选框可消除相邻边框间的空白区域。只有在表格边界到页面边框的距离小于等于一个字符宽度（10.5 磅）时，Word 才会将其对齐）；【总在前面显示】（将页面边框置于与页面边框交叠的任何文字或对象的上面）；【环绕页眉】（将页眉包含在页面边框之内。如果希望页面边框不包括页眉，可清除此复选框）；【环绕页脚】（将页脚置于页面边框之内。如果希望将页脚置于页面边框之外，可清除此复选框。

（6）最后连续单击【确定】按钮，最后得到的的效果如图3.10所示。

图3.10  添加页面边框的效果

3.1.6  设置文档的默认版式

在使用Word的过程中，每新建一个文档，都会以当前Word模板为基础来创建，而新建的这个文档所使用的模板默认版式，使用默认版式的纸张大小是“A4—21.0×29.7cm” ；页边距是“上、下2.54cm，左、右3.17cm。

如果用户在排版过程中，要经常使用以 的纸张大小、每页字数39行×38字等的版式心，就可以在【版式设置】对话框各选项卡中设置相应数值，然后单击【默认】按钮，会打开如图3.11所示的更改默认设置提示框，单击该对话框中的【是】按钮，新的默认设置将保存在该文档基于的模板中，此后每一个基于该模板的新建文档将自动使用上面要求的页边距设置。

图3.11  更改默认设置

3.1.7  更改部分文档的页边距

如果文档是横向的，又要更改部分文档的边距，则要先选择该文本，然后【版式设置】各个选项卡中设置所需的边距和其它设置。在【应用于】选项组中，选择【所选文字】项。Word就自动在应用新页边距设置的文字前后插入分节符。如果文档已划分为若干节，可以单击某节或选定多个节，然后更改页边距。

如果在选择了该文本的同时，在【版式设置】的【页边距】选项卡，可以快速更改所选文档的【纵向】为【横向】页面。

3.1.8  设置大页面文档

Word文档的页面会有一个指定范围，这个范围是0.26~ 55.87 cm之间，然而就算新建一个文档的页边距设置在这个范围之间，如果你大于了A4的纸张的打印区域之外，也会出现一点小误会的，比如把一个文档的纸张大小设置为如图3.12所示。

图3.12  自定义纸张大小

单击【确定】按钮之后，就会出现如图3.13或者图3.14所示的提示框。提示该文档的页面设置范围或已经设在打印区域之外。

图3.13  提示文档的页面设置范围

图3.14  页面设置在打印区域外的提示

在此提示框中，有的用户就会不知所措，只有单击重新调整回到【页面设置】对话框。他们不知道，只要单击【忽略】按钮，就可以接受这个页面的设置。

然而，许多用户不知道，为什么会出现这个对话框的，原因是默认文档的打印的页面设置为A4的纸型，如果大于A4纸型的可打印区域，就会出现上面的提示框了，解决办法是，单击【文件】|【打印】|【属性】|【纸张】命令、按钮或选项卡，在【纸张大小】中选取其中的一个【自定义版】项，如图3.15所示。最后单击【应用】后再关闭对话框退出即可。此后，设置超大页面就不会出现上面的提示了。

图3.15  自定义打印页面大小

3.1.9  按照发排单设置版心

在排版的发排单中不会指定页边距和字符、行跨度，所以在设置版心时也要多次尝试才能成功。当然，根据精确的页面大小和和跨度磅值也可以计算出页边距，但这样计算操作也很复杂。

下面假设发排单用16开的纸张，39行×39字符的版心，使用下述步骤可以精确地按照发排单设计版心大小：

（1）新建一个文档，单击【文件】|【页面设置】命令，打开页面设置对话框。

（2）选择【纸张】选项卡，在【纸型】下拉列表框中选择【16开（18.4×26厘米），此时在【宽度】与【高度】栏中就会得到相应的数值18.4厘米和26厘米。

（3）切换到【页边距】选项卡，根据以前设置版心的经验，首先估计一下16开的纸张设置39行×40字符的版心大概需要上下左右的页边距为多少厘米。这里估计为如图3.16所示。

图3.16  估计页边距数值

（4）切换到【文档网格】选项卡，在【网格】组中，选中【指定行和字符网格】复选框，并在【字符每行】中单击上下箭头指定该项字符数为38，还差两个字符数，说明左右页边距的数值设置过大。而在【跨度】栏中显示为10.5磅，正常的数值也应该为10.5磅，在【行 每页】中单击上下箭头指定该项行数为39行，此时右边的【跨度】栏中显示为15.6磅，而正常的数值也为15.6磅，说明上下页边距设置正确，如图3.17所示。

图3.17  指定字符数和行数

（5）再切换到【页边距】选项卡，在图3.19中的页边距基础上，把左右页边距更改为1.7 厘米，如图3.18左图所示，再切换到【文档网格】选项卡，此时【字符 每行】中字符数显示为39，右边的【跨度】栏中显示为10.5磅，说明左右页边距也基本设置正确。如图3.18右图所示。

图3.18  左右页边距、行字符数和跨度设置正确

（6）在该对话框中单击【绘图网格】按钮，打开【绘图网格】对话框后，并按照如图3.19所示设置各参数。最后单击【确定】按钮确认设置。

图3.19  设置绘图网格参数

（7）切换到【版式】选项卡，单击【行号】按钮，打开【行号】对话框，选中【添加行号】对话框，使文档中的段落显示行号。

（8）连续单击【确定】按钮退出上面的对话框返回文档，在文档中按回车键，使用行号显示满一页文档中，并在此页文档中最后一行输入任意一行文本，此时在文档中显示的网格线与行号如图3.20所示。

图3.20  文档中显示的网格线与行号

（9）显示了网格线后，发现字【每行字符数】和【每页行数】最后还不能满格，说明上、下、左、右页边距都可以加大，在【页边距】对话框，再作如图3.21所示的页边距调整。

图3.21  再次调整页边距

（10）单击【确定】按钮，退出对话框后，此时文档在网格线中显示行数与字符数非常准确，简直是天衣无缝。如图3.22所示。

图3.22  显示准确的每页行数和字符数

另外，这里还有一个技巧，因为在【页面设置】的绘图网格选项卡中选中【指定行和字符网格】复选框，所以在正文或其它样式的【段落】设置中，在如图3.23【缩进和间距】选项卡，要清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框，而应选中【如果定义了文档网格，则与网格对齐】复选框。这项设置应该添加到“正文”和其它样式中去。

图3.23  清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框

而如果没有清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框，则在文档段落的右边就会显得参差不齐，如图3.24左、右两图是清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框与不清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框前后的两种不同效果。右图中的段落明显有参差不齐的感觉。

图3.24  清除【如果定义了网格…】复选框前后的效果

3.2  分栏技巧

在排版文档的操作中，也有需要使用分栏的，翻翻各种报纸杂志，分栏版面随处可见。在Word中可以容易地生成分栏，还可以在不同节中, 有不同的栏数和格式。

3.2.1  创建版面的分栏

下面介绍分栏的操作。

（1）单击【格式】|【分栏】命令，则出现如图3.25所示的【分栏】对话框。

图3.25 【分栏】对话框

（2）在【预设】选项组中选择分栏的格式。有【一栏】、【两栏】、【三栏】等。

（3）如果对【预设】选项组中的分栏格式不太满意，可以在【栏数】微调框中输入所要分割的栏数。微调框中数目为1~11之间（可根据所定的版心不同而不同）。

（4）选中【栏宽相等】复选框，并在【宽度和间距】中设置各栏的栏宽和间距。

（5）选中【分隔线】复选框，就可以在各栏之间设置分隔线，

（6）在【应用于】下拉列表框中选择分栏的范围。可以是【本节】、【整篇文档】或者是【插入点之后】。

（7）单击【确定】按钮。分两栏后效果如图3.26所示，分三栏后效果如图3.27所示，分四栏后效果如图3.28所示，并且栏与栏之间都加了分隔线。

图3.26  分两栏后效果

图3.27  分三栏后效果

图3.28  分四栏后效果

另外，单击【常用】工具栏中的分栏按钮 ，可以快速实现简易的分栏。弹出的选项分栏有1栏、2栏、3栏和4栏这4种选择，如图3.29示。

图3.29  快速简易地分栏

再有，用户也可利用表格分栏，如果要分4栏，可用4列的表格，设置成虚框，在里面填写文字，这种方法在某些情况下使用较为简便，可以达到分栏的效果。

3.2.2  制作跨栏标题

有时，用户希望文章标题位于所有各栏的上面，标题本身不分栏，此时就需要对文档进行分节处理。

在文档中每个节都可以设置不同的栏数，现在只要将标题单独作为一节，该节只设置1栏（也就是标题不分栏），即可产生跨栏标题。操作步骤如下：

（1）将光标移至标题的下面，正文的第一个字前。

（2）单击【插入】|【分隔符】命令，出现【分隔符】对话框。

（3）在【分节符】组中选取【连续】选项。

（4）单击【确定】按钮，这时在标题和正文之间插入一个分节符。

（5）单击【格式】|【分栏】命令，出现【分栏】对话框。

（6）在【预设】选项组中选择分栏的格式，或者自己设置分栏格式，例如，在【预设】选项组中选择【三栏】。

（7）在【应用于】下拉列表框中选择【本节】选项。

（8）单击【确定】按钮，关闭【分栏】对话框，这时在页面视图中就可以看到使用跨栏标题的情况了。

如果在分栏的过程中，已经连标题也一起分栏了，如图3.30所示，这时可以选取中标题的文字，单击【常用】工具栏中的分栏按钮，在弹出的菜单中选择【1栏】，也就是不分栏，完成后得到效果如图3.31所示。

图3.30  不跨栏的标题

图3.31  跨栏标题

3.2.3  平衡各栏文字长度

细心的读者可能已经发现：在前面的分栏操作中，分栏后的页面各栏长度并不一致，最后一栏可能比较短，这样版面显得很不美观，如图3.32左图所示。

那么，如何才能使各栏的长度一致呢？其实操作方法很简单，用户只要把光标移到需平衡栏的段落结尾处，单击【插入】|【分隔符】命令，在打开的对话框中的【分节符类型】下选中【连续】单选项，单击【确定】按钮，即在栏的最后一个字符后面插入一个连续的分节符，就可以得到等长栏的效果，结果如图3.32右图所示。

图3.32  平衡各栏文字长度

3.2.4  快速更改分栏的宽度

用户也可以在不打开【分栏】对话框的情况下，快速更改分栏的宽度。操作步骤如下：

（1）切换到页面视图。

（2）如果对文档进行了分节，则单击要更改的节。

    （3）当鼠标停留在水平标尺时，鼠标就会变为相应的形状，再拖动水平标尺上的分栏标记即可，如图3.33所示。

如果要指定精确的栏宽和栏间距尺寸，可以使用【格式】|【分栏】命令。

图3.33 快速更改分栏的宽度

3.2.5  为目录分栏

一般书本的目录都分为两栏，这样看上去比较美观也便于查阅。这种形式的目录该怎么做呢？如果采取为文档中文字分栏的方法为目录分栏，则会出现右半侧页码消失的现象，这里有个小窍门，可以解决这一问题，其具体操作步骤如下：

（1）选中刚建立的目录，使其全部变黑，单击鼠标右键，从右键快捷菜单中单击【段落】命令，如图3.34所示。

图3.34  选中目录的【段落】命令

（2）在打开的【段落】对话框中单击【制表位】按钮，出现【制表位】对话框，如图3.35所示。

图3.35 【制表位】对话框

（3）在【制表位位置】文本框内输入合适的数值，如，“19”字符；这个值为没有分栏前整个页面制表位位置数值的一半（假若当前文档的版心每行是38个字符）。在【对齐方式】选项组中单击【右】单选按钮，在【前导符】选项组中选择其中一种形式。

（4）单击【设置】按钮，再单击【确定】按钮。

（5）单击【格式】|【分栏】命令，在【预设】选项组内选中【两栏】选项，在【宽度和间距】选项组中选择合适的数值，也可以选中【分隔线】复选框，为左右两排目录之间加上一条分隔线，最后单击【确定】按钮。

（6）此时得到的目录可能并不是等长栏，可以把光标移到目录的结尾处，单击【插入】|【分隔符】命令，打开【分隔符】对话框，在【分节符类型】选项组中选中【连续】复选框，单击【确定】按钮。最后得到的分栏目录如图3.36所示。

图3.36  目录的分栏效果

3.2.6  为分栏的版面插入页码

在日常的文字处理过程中经常会采用8开纸分两栏进行打印，相应的，就需要分别在左右两栏设置不同的页号。这本来只是一个非常普通的要求，不过出人意料的是，Word并没有向用户提供这一功能，它只能为一页编排一个页号，而不允许为处于同一页中的不同栏分别设置不同的页号，从而影响了用户对页号的管理。

另外，用户在处理页眉及页脚时也会碰到类似的问题。对此，我们到底有没有什么妥善的解决办法呢？回答是肯定的，将Word的表格功能及域功能结合运用即可解决这一问题，具体步骤为：

（1）单击【格式】|【分栏】命令，在【分栏】对话框中选择将文档分为两栏。

（2）单击【视图】|【页眉和页脚】命令，切换到页脚编辑状态。

（3）单击【表格】|【插入表格】命令，打开【插入表格】对话框。

（4）在【插入表格】对话框的列数栏中输入“5”、行数栏中输入“1”、列宽栏中选择默认的【自动】，然后单击【插入】按钮，在页眉区域中插入一个5列1行的表格。

（5）拖动表格第2列与第3列之间的表格线，使之与文档正文部分第一栏的右边距对齐；然后拖动表格第3列与第4列之间的表格线，使之与文档正文部分第二栏的左边距对齐。

（6）将光标移至表格的第1列，然后按下Ctrl＋F9，在表格中插入一个空域（屏幕显示为一对大括号“{}”）。

（7）将光标移至大括号的中间，然后输入“=2＊”。如图3.37所示。

图3.37  在页眉的表格中插入空域并输入“=2＊”

（8）单击【插入】|【域】命令，打开【域】对话框。

（9）在【类别】列表框中选择【编号】选项、在【域名】列表框中选择【Page】选项，如图3.38所示。然后单击【插入】按钮，在表格中插入一个【编号】域。

（10）此时表格中的域代码将会显示{=2＊{PAGE \＊MERGEFORMAT}}，可继续输入“－1”，并使域代码最终显示为{=2＊{PAGE \＊MERGEFORMAT}－1}。

（注意，域代码符“{}”必须通过Ctrl＋F9快捷键或通过相应的Word命令来输入，而不能通过键盘输入，否则无效）。

（11）单击【格式】工具栏上的【左对齐】按钮，使插入的域代码左对齐。

（12）将光标移至表格的第2列，然后在此输入文档左一栏所需打印的页眉。

图3.38  插入Page域

（13）利用【格式】工具栏上的【右对齐】按钮使插入的页眉右对齐。

（14）将光标移至表格的第4列，然后在此输入文档右边一栏所需打印的页眉内容（左边页眉的内容可以与右边页眉的内容有所不同）。

（15）利用【格式】工具栏上的【左对齐】按钮令该页眉实现左对齐。

（16）将光标移至表格的第5列，然后重复5至9步，在第5列插入一个{=2＊{PAGE \＊MERGEFORMAT}}域，并利用【格式】工具栏上的【右对齐】按钮使之实现右对齐。注意在此不要在域中插入“－１”。

（17）单击【视图】|【工具栏】|【表格和边框】命令，打开【表格和边框】工具栏。

（18）单击【表格【选定表格】命令，选定整个表格。

（19）利用【表格和边框】工具栏上的【边框】按钮取消整个表格的所有表格线（即不打印表格线）。

（20）按下Alt＋F9快捷键，将所有的域代码切换为具体的数值。最后得到如图3.39所示的页码效果。

图3.39  设置分栏的页码效果

通过上述步骤、综合利用Word的表格虚框、表格对齐、域代码切换等功能之后，我们就实现了为Word分栏打印文档的左右两栏分别插入不同的页号、并分别设置不同页眉的目的，广大用户只需直接进行打印并对折装订之后即可得出自己所需的页面效果（即对折之后所有的页面都有连续的页号，从而解决了以往采用折页打印方式时无法打印连续页号的问题，同时采用此方法后文档的左右两栏都可以显示不同的页眉和页脚，从而满足了广大用户的需要）。

3.3  分节技巧

在建立新文档时，Word将整篇文档认为是一节。为了便于对文档进行格式化，可以将文档分割成任意数量的节，然后用户就可以根据需要分别为每节设置不同的格式。

应用“分节符”可以将整个文件分成若干个节，并对每个节进行不同的格式设置。例如，要想首页不编页码，而是从第2页由“1”开始排页码，应用分节操作就可以实现。

3.3.1  文档中节的作用

在编排一本书时，书前面的目录需要用“I，II，III，…”作为页码，中文要用“1,2,3,…”作为页码。而有的用户此时就要将目录存为一个单独的文件，再设置不同的页码格式。但是，书的前面还有扉页、前言等，这样的页一般不需设置页码。如果再把它们都分为不同的文件，管理起来就不太方便了，特别是在批量打印时就非常被动。

例如，在编排某些文档时，经常需要为每个节设置各自的页码。如果整篇文档采用统一的格式，则不需要进行分节；如果想在文档的某一部分中间采用不用的格式设置，就必须创建一个节。节可小至一个段落，大至整篇文档。节用分节符标识，在普通视图中，分节符是两条横向平行的虚线。Word将当前节的文本边距、纸型、方向以及该节所有的格式化信息存储于分节符中。

当要改变部分文档中的某些元素时，就可以创建新的一节。如下所述：

@        行号及其显示行号的间隔、起始行号

@        垂直对齐文本的方式

@        页码的格式和位置

@        报版样式的栏数

@        页眉与页脚的文本、位置和格式

@        页边距、纸型、页面方向

3.3.2  使用分节符

1．插入分节符

插入分节符的具体操作步骤是，单击需要插入分节符的位置，单击【插入】|【分隔符】命令。打开如图3.40所示的【分隔符】对话框。在【分节符类型】中的选择需要的分节符类型。分节符有几种类型和作用，如表3.1所示。

注意：要查看分节符的类型，可以切换到普通视图下才可以看到。

图3.40  【分隔符】对话框

表3.1  分节符类型

类  型

作  用

下一页

插入一个分节符并分页，新节从下一页开始

连续

插入一个分节符，新节从同一页开始

奇数页

插入一个分节符，新节从下一个奇数页开始

偶数页

插入一个分节符，新节从下一个偶数页开始

2．改变分节符类型

如果需要改变文档中分节符类型，可以使用两种方法进行：

（1）单击需要修改的节。单击【文件】|<, /SPAN>【页面设置】|【版式】命令或选项卡，在出现的【页面设置】对话框中，在【节的起始位置】下拉列表框中选择所需所需的分节符类型。如图3.41所示。

图3.41  在页面设置中更改分节符类型

按照表3.1所列分节符类型和作用，在【新建页】、【新建栏】、【接续本页】、【奇数页】中根据需要选择要更改的分节符类型。

.接续本页：表示不插入分页符，紧接前一节排版文本。

.新建栏：表示在下一栏顶端开始打印节中的文本。

.新建页：表示在分节符位置进行分页，并且在下一页顶端开始新节。

.偶数页：表示在下一个偶数页开始新节（常用于在偶数页开始的章节）。

.奇数页：表示在下一个奇数页开始新节（常用于在奇数页开始的章节）。

（2）切换到【普通视图】下来查看分节符的类型，然后选定分节符，按【Delete】按钮，把分节符删除，再重新插入需的的分隔符。要在页面视图或大纲视图中显示分隔符，也可以单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】按钮 ，来显示分隔符。

3．删除分节符

删除分节符的操作步骤如下：

（1）先单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】按钮 ，来显示标记，然后选定要删除的分节符，也可以切换到【普通视图】下来查看分节符的类型。查看分节符的类型如图3.42所示。

图3.42  查看分节符的类型

（2）选中分节符后，按Detele 键。就可以删除指定分节符了。如果在页面视图中无法选中分隔符，可以把光标定位在分切符前面，然后按【Delete】按钮，同样可以像删除普通字符一样把分节符删除。

特别注意：在删除分节符的同时，也将删除该分节符前面文本的分节格式。该文本将变成下一节的一部分，并采用下一节的格式。

3.3.3  使用分隔符

分隔符并不属于分节符的类型。但它与分节符同在于一个对话框中出现。

在编辑一个较长的文档时，Word会根据页边距的大小和打印纸张的大小在适当的位置自动分页；当用户增、删或修改文本时，Word将根据需要自动调整分页。这种由程序插入到文档中的分页符叫做软分页符或浮动分页符，在普通视图下，Word在屏幕上将把它显示为一条水平虚线。

但有时，用户需要在特定的位置插入一个“硬”分页符来强制分页，譬如，一本书的每一章都须从新的一页开始，则在下一章的开头须加上一个硬分页符。

在文档中插入硬分页符的方法很简单，只要将插入点定位到要分页的位置，然后按下Ctrl＋回车键就插入了一个硬分页符。这时，如果在普通视图下，用户将在屏幕上看到一条带有“分页符”三字的水平虚线。

与文本编辑一样，对“分页符”也可以进行选定、移动、复制和删除等操作。插入硬分页符的另一种方法是：将插入点定位到要分页的位置后，选择【插入】菜单中的【分隔符】命令，在弹出的【分隔符】对话框中选择【分页符】选项，单击【确定”按钮后，便在插入点处插入了硬分页符。

另外，分隔符类型中还有换行符和分栏符两种。

换行符：结束当前行并使文本在图片、表格或其他项目之下继续（文本将会在不包含与左或右页边距对齐的图片或表格的空白行中继续）。

分栏符：在插入点所在位置插入手动分栏符。

3.3.4  分节后的页面设置

可以使用不同的分节符来进行分节，分节符表示节的结尾插入的标记。分节符包含节的格式设置元素，例如，页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。如果已将文档划分为若干节（节：文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项，若要更改例如行编号、列数或页眉和页脚等属性，请创建一个新的节），可以单击某个节或选定多个节，再改变纸张大小。

分节后，可以根据需要，为只应用于该节的页面进行设置。由于在没有分节前，Word自动将整篇文档视为一节，故文档中的节的页面设置与在整篇文档中的页面设置相同。只是注意要将【应用于】下拉的列表框中选择为【本节】选项即可，如图3.43所示。

图3.43  分节后的页面设置

3.3.5  分节后页码编号

分节后的文档可以为该节设置不同的页码格式，还可以为该节的页码重新编号。其具体操作步骤如下：

（1）把光标移到要添加页码的节中，单击【插入】|【页码】命令，出现【页码】对话框。

（2）单击【格式】按钮，弹出如图3.44所示的【页码格式】对话框。

图3.44 【页码格式】对话框

（3在【页码编排】选项组选中【续前节】单选按钮，就可以与前一节的页码顺序接排，如果重新编号，就选中【起始页码】单选按钮，然后在后面的微调框中输入起始的页码号即可。

3.3.6  分节后页眉与页脚的设置

分节后可以为该节设置新的页眉或者页脚，而不影响文档中其他部分的页眉和页脚。用户可以为某节页面或者页脚进行单独或者相同设置，操作步骤如下：

（1）把光标移到该节中，单击【视图】|【页眉和页脚】命令，在分节后的文档中弹出【页眉和页脚】工具栏。

（2）在页眉或切换到页脚状态下，单击【页眉和页脚】中的【同前】按钮，让它不处于凹下去的状态，即让它的页眉或者页脚与上一节相同，如图3.45所示。如果要使用分节后采用不同的页眉和页脚，可以再次单击按钮，恢复为初状态，然后重新设置或输入自己的页眉和页脚文字即可。如图3.46所示。

图3.45  与上一节相同的页脚

图3.46  与上一节不相同的页脚

3.3.7  保留文档原来的版式和分页

在默认情况下，Word 根据文档中的字体安排该文档的版式。这样，只要字体不改变，任何人都可以查看和打印该文档，而原来的分行和分页不变。

但如果打开一篇用早期版本的Word或WordPerfect创建的文档，Word会根据所用打印机安排该文档的版式。如果要让一篇文档的版式与打印机无关，用户可不让Word根据文档中的字体安排该文档的版式。其操作步骤如下：

（1）单击【工具】|【选项】命令，然后在弹出的【选项】对话框中选择【兼容性】选项卡。

（2）取消对【选项】列表框中的【用打印机标准设计文档版式】复选框的选择，如图3.47所示。

图3.47  选中【用打印机标准设计文档版式】复选框

因为在Word中处理文档时，只有选中【用打印机标准设计文档版式】复选框才影响该文档的显示效果，此方法不能永远改变该文档。如果要恢复该文档原来的版式，则再次选中该复选框。

3.3.8  在同一页中使用多种版式

在对文档进行排版时，有时会需要分栏或不同的版式，应用【分节符】实现此操作很方便。

（1）将光标放在需要添加“节”的位置。

（2）单击【插入】|【分隔符】命令。

（3）将【分节符类型】设置为【连续】。

（4）单击【确定】按钮。

（5）分别为各“节”文本设置不同的分栏格式，如设置页面纵横混排，可以分别将各“节”的“纸型方向”（页面设置对话框）设置为纵向或横向即可。

3.4  制作页眉和页脚技巧

页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域。可以在页眉和页脚中插入文本或图形，例如，页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名、作者名以及文档的水印效果等，这些信息通常打印在文档中每页的顶部或底部。

如向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时，Word 将插入相应的域。域确认在更改文档时能自动更新页码，并在打印文档时更新日期、时间和其他对象。如果看到的是例如 {PAGE} 或 {DATE} 的域代码，而非实际的页码、日期、时间等，可按 Alt+F9进行更新页码。

利用域的设置，还可以在页眉、页脚之间自动插入文档中的各级标题。

在Word中，页眉和页脚的内容还可以是用来生成各种文本（如日期或页码等）的“域代码”。域代码与普通文本有所不同，它在打印时将被当时的最新内容所替代，例如生成日期的域代码可以根据计算机的内部时钟生成当前的日期，倘若用户第一天录入的文档到第二天才打印时，那么打印时将使用第二天的日期；同样用于生成页码的域代码将在各页面上打印最终的准确页码。

3.4.1  创建页眉和页脚

如果一篇文档是第一次使用页眉和页脚，可以通过在页面视图情况下，依次选择【视图】|【页眉和页脚】命令，就可以进行编辑页眉和页脚区域。如果是已经存在页眉页脚的情况下，可以双击页面中顶部或底部页眉或页脚区域，即可快速进入页眉页脚编辑区。

进入页眉页脚编辑区后，这时文档的正文部分变成灰色，表示当前不能对正文进行编辑，屏幕上显示【页眉和页脚】工具栏，就可以编辑页眉和页脚了，如图3.48所示。

图3.48  【页眉和页脚】编辑状态

通过【页眉和页脚】工具栏，可以在页眉和页脚区域中进行处理。【页眉和页脚】工具栏按钮说明如表6-1所示。

表6-1  【页眉和页脚】工具栏按钮说明

按钮

名称

说明

插入自动图文集

选择自动图文集插入页眉和页脚所需的地方

插入页码

用于插入随时更新的页码 （域）。在页眉和页脚中插入了页码后，无论文档如何编辑，每页的页码都会自动更新为顺序的页码。

插入页数

插入自动更新的页数（域）。在页眉和页脚中插入了页数域后，就会自动显示当前文档的页数

设置页码格式

设置页码的格式以及页码编排方式

插入日期

插入自动更新的日期（域），会自动显示当前的日期

插入时间

插入自动更新的时间（域），会自动显示当前的时间

页面设置

打开页面设置对话框，设置为节或文档的页眉和页脚的奇数页、偶数页、首页之间是否相同

显示/隐藏文档文字

单击该按钮，可以将正文隐藏起来，再次单击又可以显示正文

同前

如果在不同的节中设置页眉和页脚，单击它可以使当前的页眉和页脚与上一节的页眉和页脚具有相同的内容。

页眉页脚间切换

如果当前在页眉区域中，单击它可以切换到页脚区域，反之亦然

显示前一页

如果在不同的节中设置不同的页眉和页脚，或者设置了首页，奇、偶页不同的页眉和页脚，单击它就可以切换到上一页的页眉、页脚中

显示下一页

如果在不同的节中设置不同的页眉和页脚，或者设置了首页，奇、偶页不同的页眉和页脚，单击它就可以进入下一页的页眉、页脚中

关闭页眉和页脚

关闭页眉和页脚的设置，切换到正文编辑状态

注：自动图文集是存储要重复使用的文字或图形的位置，例如存储标准合同条款或较长的通讯组列表。每个所选文字或图形录制为一个【自动图文集】词条并为其指定唯一的名称。可以在【自动图文集】菜单栏（如图3.49所示）上的词条列表中、从【自动图文集】菜单（在【插入】菜单上单击【自动图文集】也可显示该菜单）中，或使用【自动图文集】对话框（在【插入】菜单上指向【自动图文集】，然后单击【自动图文集】命令）进行选择并插入自动图文集词条。

图3.49  自动图文集菜单

（1）向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时，实际上是插入相应的域。如果在文档发生改动后，而日期、时间和其他内容能在打印文档时更新。如果看到的是类似 {PAGE} 或 {DATE} 这样的域代码，而非实际的页码、日期、时间等，那么请按 Alt+F9切换域代码即可以实际页码、日期、时间。

（2）如果在页眉或页脚区域中看不到其效果，如图3.50所示。可依次单击【工具】|【选项】命令，然后选择【视图】选项卡，在打开的对话框中取消【域代码】前面的复选项即可，如果为了查看方便，此时可以单击【域底纹】的下拉列表框中的【不显示】选项，如图3.51所示，就可以取消域底纹的显示了。

图3.50  用域代码显示页码              图3.51  是否显示域代码

3.4.2  设置页眉或页脚高度

进入页眉或页脚区域以后，该区域用一个虚线框范围来表示页眉或页脚的高度。

要调整页眉或页脚区域的高度，操作步骤如下：

（1）可以在文档中拖动【垂直标尺】中的【上边距】标尺可以调整页眉区域至页边距的距离。拖动【上边距】或【下边距】可以调整页眉区域至正文区域之间的距离。如图3.52所示。

图3.12  调整页眉区域至正文区域之间的距离

（2）同样切换到【页脚】区域中，拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至正文区域的距离，拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至页边距区域的距离。如图3.53所示。

图3.53  调整页脚区域至正文区域之间的距离

（3）在【页面设置】视图中的【版式】选项卡中，可以更精确和直观地设置页眉或页脚，因为纸张大小和页面版式心大小已经确定，所以直接在这里设置【页眉或页脚】距边界的距离即可，如图3.54所示。只要在【页眉】输入框中输入从纸张上边缘到页眉上边缘之间的所需距离（如1.5厘米），再在【页脚】输入框中输入从纸张下边缘到页脚下边缘之间的所需距离（如1.75厘米）。

图3.54  设置页眉或页脚高度

在这里，需要注意的是，如果【页眉】设置大于【上】页边距设置时，会在页眉下方打印正文文字。而当【页脚】的设置大于【下】页边距时，就会在页脚上方打印正文文字。其中页面大小、上页边距、下页边距、左右页边距、文档区正文区、页眉页脚区划分请参看图3.1。

3.4.3  设置页眉或页脚首页、奇偶页不同

许多文档中要求页眉或页脚首页、奇、偶页有不同效果，例如首页作为封面文档，奇数页需要用章名作页眉，偶数页需要用书名作为页眉等。下面就介绍制作页眉或页脚首页、奇、偶页不同的方法。

（1）进入【页眉和页脚】工具栏，单击【页面设置】按钮 ，选择【版式】选项卡，打开如图3.54所示的对话框。

（2）选中【页眉和页脚】区域中的【奇偶页不同】复选项，就可以为奇数页创建一种页眉和页脚，为偶数页创建另一种页眉和页脚。

（3）选中【首页不同】复选项，就可以为节或文档的首页创建与奇、偶页都不相同的页眉或页脚。

（4）按【确定】按钮后，在编辑文档的【页眉和页脚】时就会显示为【首页页眉（页脚）】、【奇数页页眉（页脚）】、【偶数页页眉（页脚）】的字样。

（5）在【页眉和页脚】工具栏中单击【显示下一页】按钮，可以进入偶数页页眉或页脚区域进行设置，再次单击【显示下一页】按钮，可以进入下一节的首页页眉或页脚进行设置。

3.4.4  插入页码

在文档中加入页码，阅读方便，整理和装订也不易出错。页码是文档格式的一部分，用户可以将文档分节来设置不同的页码格式。如果没有分节，整篇文档将视为1节。

打印文档时往往需要含有页码来区别不同的页，另外，一个文档很长时，可以分为多个文件，这样每个文件的页码设置就很重要，如果要使后一个文件的页码刚好是接在前一个文件页码之后，就需要进行页码的设置。

插入页码的方法是，在任何一个文档中，单击【插入】|【页码】命令，都会打开如图3.55所示的【页码】对话框。

图3.55  【页码】对话框

（1）在【位置】下拉列表框，可以设置页码的位置，有【页面顶端（页眉）】、【页面底端（页脚）】、【页面纵向中心】、【纵向内侧】和【纵向外侧】多种设置。

（2）在【对齐方式】框中可选择页码的对齐方式，如左侧、居中、右侧、内侧或外侧等。其中，【内侧】和【外侧】分别相对于要用于装订的页面边缘的内侧（装订一侧）和外侧。位置与对齐方式对应的预览效果如表3-2所示。

表3-2  页码的位置与对齐方式效果预览表

左侧

居中

右侧

内侧

外侧

页

面

顶

端

页

面

底

端

页面

纵向

中心

纵

向

内

侧

纵

向

外

侧

（3）选中或清除【首页显示页码】复选框，可在文档的章节首页是否显示页码。不管是否显示页码，但仍从第1页就开始出现页码。反之第1页不出现页码，但第2页的页码仍然是2。

（4）单击【格式】按钮（或在【页眉/页脚】工具栏中，按下【页码格式】按钮 ），可以对页码格式进行设置，在【页码编排】下面选择页码的编排格式，如【续前节】或在【起始页】中输入页码的起始编号。

（5）单击【确定】按钮，返回【页码】对话框再次单击【确定】按钮，就可以在指定的位置插入页码了。

3.4.5  修改页眉分隔线

在页眉（或页脚）区域中插入诸如文字、图形、表格、域、图文框、文本框等内容后，还可以任意调整它们的文字及段落格式，一切操作都与正文基本类似。

不过有一点令人头痛的是，只要在文档中插入了页眉，Word会在正文与页眉之间插入一个单下划线形式横贯整个页面的分隔线（采用分栏打印时也是如此），有时候按排版要求去掉页眉分隔线，但采用常规方法对其进行修改或删除，操作不能得心应手。

用户可以使用以下两种方法插入和修改页眉与正文之间分隔线。

1．使用边框与底纹对话框

（1）切换到【页眉和页脚】编辑状态。

（2）在页眉区输入所需的页眉内容，并将整个段落选中。

（3）单击【格式】|【边框和底纹】命令，打开【边框和底纹】对话框，并选择【边框】选项卡。

（4）在【设置】框中选择【自定义】选项；在【应用范围】框中选择【段落】选项；在【线型】列表框中选择需要的分隔线类型。

（5）单击【预览】框中的【下边框】按钮即可达到修改Word页眉与正文之间分割线种类的目的，再次单击【下边框】按钮则可删除页眉与正文之间的分割线，同时我们还可以利用【预览】框中的其他有关按钮为页眉添加上边框及左、右边框，十分方便。

（6）单击【页眉/页脚】工具栏上的【在页眉/页脚间切换】按钮 ，切换到页脚编辑状态，然后再利用【边框和底纹】命令为页脚设置合适的【上边框】，从而实现在正文与页脚之间添加一条分割线的目的。

这样，可以任意调整和删除正文与页眉/页脚之间分割线，进一步的提高了Word的显示及打印效果。另外需要说明的是，在设置过程中务必将【应用范围】设置为【段落】选项，这是保证成功修改分割线的前提，而它又往往容易被忽视。

种用同样的办法，还可以为页眉和页脚添加精美的底色，当然如果你需要添加的是渐变色等复杂的东西，可以在【边框和底纹】对话框中进行设置。

2．使用表格工具栏

如果要修改Word页眉与正文之间的分隔线，Word提供了许多解决办法。除了按一般的步骤操作以外，还有更快捷的方法，其步骤是：

（1）切换到【页眉和页脚】编辑状态。

（2）键入所需页眉内容，并选中此段落。

（3）用鼠标单击【表格和边框】工具按钮，此时将出现【表格和边框】工具栏，用户可以按自己的喜好，把这个工具栏拖到Word的标准工具栏里面，与其他的例如常用工具栏等平行。

（4）单击工具栏上的下拉按钮，就会找到诸如线型、磅值、边框类型、填充类型等工具，如图3.56所示。

图3.56  【表格和边框】工具栏

使用这个表格工具栏，比选取菜单命令便捷多了。

3.4.6  使用域插入页码

用户不但可以在页眉和页脚中插入页码，还可以在Word中任意地方插入文档的当前页码，而且还可以插入文档的总页数，以对文章的当前页码和总页数一目了然。要实现这样的功能，就要使用到Word的域功能了，操作步骤如下：

（1）将光标定位于插入页码的地方。

（2）单击【插入】菜单中的【域】选项，打开【域】对话框内。

（3）在【类别】下拉列表框中选择【编号】选项（系统默认的选项是【全部】）。

（4）在【域名】列表框中选择Page。

（5）单击【确定】按钮，就可以插入页码了。

（6）选择【类别】下拉列表框中的【文档信息】选项。

（7）在【域名】列表框中选择NumPages选项。

（8）单击【确定】按钮，此时插入了文件的总页码。

（9）上述操作中，可以根据实际情况对页码格式加以修饰。例如在一个共有15页的文件的第1页上，首先，分别在总页码前后键入“共”、“页”字，然后输入“·”符号，接着，分别在当前页码前后分别键入“第”、“页”字样，这样就可以使页脚成为“共15页·第1页”格式。此方法也可以使用【自动图文集】来实现。

另外，在3.2.6节中也介绍过为分栏文档插入页码的方法，可见灵活运用域的功能可以解决插入复杂页码的问题。        

3.4.7  扩展页码格式

 Word中提供的页码格式太少，没有像“-1-”这样的页码格式，而且字号也很小，不能满足用户的要求。利用Word 的自动图文集和自动宏功能，可以设置上述页码格式，其操作步骤如下：

（1）选择【插入】中的【页码】，插入所需格式页码。

（2）选择【视图】中的【页眉和页脚】并转换至页脚，用鼠标双击页码，使之产生图文框。

（3）选择【插入】中的【符号】菜单，在页码前后各插入“-”，然后选中“-1-”，设置四号字体，用将其格式设置为【居中】，使其在页脚中部（可以按照用户的要求来设置）。

（4）选中“-1-”，依次单击【插入】菜单中的【自动图文集】|【自动图文集】命令，在【请在此键入“自动图文集”词条】框中输入【自定义页码】，再单击【添加】按钮。

（5）依次选择【工具】|【宏】|【录制新宏】命令，在【录制宏】对话框中的【宏名】输入框中输入宏名称Autoexec（此名称不能改变）。如图3.57所示。

图3.57  录制自动宏

（6）单击【视图】中的【页眉和页脚】命令，打开【页眉和页脚】工具栏，并切换至页脚。

（7）依次选择【插入】|【自动图文集】|【自动图文集】|【自定义页码】|【插入】选项，插入页码。并调整其位置。

（8）最后单击【页眉页脚】关闭按钮。

（9）停止宏录制。

经过上述的操作，自定义页码格式就在每次使用Word时自动设置页码。

如果为了防止运行上面的自动宏，又不使用开关，可以在启动Word时按下Shift键。如果是从Office快捷工具栏上启动Word，可先单击Office快捷工具栏上的程序按钮，然后在Word启动时立即按下Shift键。

3.4.8  利用章节号设置页码

在Word中，设置页码可以通过单击【插入】|【页码】或【视图】|【页眉和页脚】命令，在【页眉和页脚】工具栏中单击【插入页码】图标解决。

但如果要根据第几章来设置页码，即第1章有18页，页码分别表示为“1-1，1-2，1-3…1-18”，第二章有32页，页码分别表示为“2-1，2-2，2-3，2-4…2-32”。最简单的解决方法是把每一章单独放在一个文件中，然后选择【页眉和页脚】编辑状态下，在页眉或页脚中输入“1-”或“2-”后点击“插入页码”图标 就可完成。

如果把许多章合并在一个文件中，并且要能根据章节自动连续改变页码，又该如何处理呢？下面就将解决的办法介绍给大家。

（1）在文章开始处插入分节符，方法是选择【插入】|【分隔符】命令，选择【分节符】中的【连续】选项。

（2）在每一章需改变页码处即每一章的开始处分别插入【下一页】的【分节符】。

（3）选择【视图】|【页眉和页脚】，在【页眉和页脚】中的【节1】处输入“1-”并点击【插入页码】图标。

（4）接下来单击【显示下一项】图标 ，切换到“节2”的【页眉和页脚】中，可根据Word的默认设置，不用改变设置。因为需根据章节改变页码的设置从下一页开始，所以在第一章中有两个节（节1和节2）需设置，“节1”设置完成，“节2”就不用再设置。虽然在第1章中只看到二个节，但设置二个节完成后，在打印预览或打印中，会根据前面的设置自动编排下去，设第1章有18页，显示或打印出来分别依次为“1-1，1-2，…”。

（5）接下来再单击【显示下一个】图标 ，切换到“节3”，继续进行设置，此时“节3”开始的每一个节分别对应一章内容，“节3”对应第二章，“节4”对应第三章，以此类推下去。所以设置“节3”时，应把单击【与上一节相同】图标 ，使用其呈不关闭状态，然后单击【设置页码格式】图标 ，打开【页码格式】对话框，在【页码编排】的【起始页】中把起始页码改为“1”，最后在页眉或页脚中输入“2-”并点击“插入页码”图标。

（6）利用同样的方法把“节4”、“节5”…可设置相对应的页码格式。

在此，关键之处是在于一定要把与【上一节相同】项关闭。全部设置完关闭【页眉/页脚】框后，用【打印预览】查看即可看到设置效果。

3.4.9  设置特殊页眉和页脚

比如在设置页眉和页脚的时候，有这样的要求：需要为了统一受控管理，所有文档编制完成后统一合并成一个文件。在每一页的页眉部分插入一张表格，中间填写编制内容、编号和编制人员等以区分不同的程序文件；页脚有两部分组成，一部分为每一组程序文件的独立编制页码，一部分为所有的整体页码格式。

在上述要求中要处理两个问题，一是如何在页眉部分添加表格后删除添加页眉后自动生成的一条多余的线条而保留添加表格的黑框；二是同一文档的部分页中填写相同的页眉、页脚，部分页中填写相同的页眉、页脚。（如在第1页至第10页页眉为A，从第11页至第20页页眉为B）。

对于第一个问题的处理方法是：

（1）切换到【页眉和页脚】编辑状态，在页眉部分用插入表格的办法，插入需要添加的表格并填写编制内容、编号和编制人员等。

（2）此时，在表格附近会有一个虚框，将鼠标移至添加表格下方和虚线方框之间单击，并选定该表格。

（3）选择【格式】|【边框和底纹】|【边框】标签，在打开的对话框中设置【无】边框，接着关闭对话框。

（4）关闭【页眉和页脚】工具栏。

经过上述操作处理后，添加页眉后自动生成的一条多余的线条便处理了，而页眉部分表格的黑框保留了。

对于第二个问题的处理方式是：

（1）编写完所有文件并正确填写好第一页页眉部分空白表格后，将光标定在需要区分不同程序文件的第一行第一个字符处，选择【插入】|【分隔符】命令，在分隔符对话框中，选择插入【连续】和分节符。

（2）双击在插入分隔符这一页的页眉部分，这时，会出现所有相同的页眉表格，单击页眉/页脚工具条中的【同前】按扭 ，此时在页眉部分的虚框右上角【同前】字符消失，这样在此一页开始的页眉就可以输入不同的文字了，如图3.58所示。依此类推，可以在每一个不同程序文件的页眉中输入不同的文字。

图3.58  分节后设置不同的页眉

（3）同样，在页脚部分也可采取相同操作，使每一组程序文件使用不同的页脚文字，但处理页码时，不能按【页眉和页脚】工具条上的插入页码来解决。此时应在插入分隔符的这一页双击页脚部分，进入页眉页脚状态，然后选择【插入】|【页码】命令，在此标签中选择格式/页码编排中选择启始页码并键入1，插入此一段程序文件的首页页码。然后在需要总页数的地方按页眉/页脚工具条上的插入页数。

3.4.10  编辑复杂页码

大家在用Word编辑文档文件时，有时会遇到一些需要对页码进行特殊处理的情况。下面假若在工作中遇到如下的一个例子：

一篇共十页的文档文件，要求：

（1） 第1、2页（封面和编者名单）不编页号。

（2）第3到第9页编内部页号（第1页共7页～第7页，共7页），而其中从第五页到第九页中的数据表格页除总页号外还必须独立设置内部页号（第1张，共5张～第5张，共5张），且今后可随加入新的数据表格页而自动更改。

（3）第十页（封底）不编页号。

对第（1）、（3）点和第（2）点的前半部分很容易处理，只需在第二页尾和第九页尾插入分节符，在第三到第九页中编辑 【第 ？页共 ？页】的位置分别插入【域】中【编号】内的【Page】和【SectionPage】即可。

要注意的是，在【页数】位置一定要插入【SectionPages】（本节页数）而不是插入【NumPages】（页数）。如错误地选择后者，显示的将是整篇文章的页数（10），而不是本节的页数（7）。

对于第2点的前半部分，可以采用了“域”中的公式运算进行处理，实现了内部页号的特殊设置。具体做法是：

（1）在第五到第九页中编辑【第 ？张共 ？张】的“?”位置分别插入【域】中【等式和公式】”内的【=（Formula）】，相应位置会出现一个【!异常的公式结尾】的提示阴影，不必理会它。将鼠标移到阴影处击右键，在弹出的菜单中选择【切换域代码】，则阴影处变成可编辑的{= \＊MERGERORMAT}。其中，【\＊MERGERORMAT】为说明项，实际使用的只有{= }。如果你觉得不雅的话，尽可将之删去。

（2）在第一项的“=”后插入【域】中【编号】内的【Page】； 在第二项的“=”后插入【域】中【编号】内的【SectionPages】，然后在{ Page }和{SectionPages}后均键入－2，则两公式变为{={Page}－2}和{={ SectionPages }－2}（注：{Page}和{SectionPage}两项这时在屏幕上显示的是其实际值，你可以用【切换域代码】将其切换过来，当然也可以不予理会。）

（3）最后，选中整个公式，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择【切换域代码】和【更新域代码】，则复杂页码编辑就成功了。

3.4.11  制作文档背景图案

一个Word文档可以包含以下四个层面：页眉 /页脚层、背景层、正文层、前景层。

【页眉和页脚】层为Word文档的最底层；接着是背景层；然后是正文层；最上面是前景层。下一层面的任何内容将被上面一层的内容所遮盖，但下层内容将通过上层的空白部分显现出来。这样用户就可用其在打印页上创建一种分层效果。

在使用Word的时候，可过在文档中加入背景图案。例如在一封信的背景中增加一幅自己喜欢的图片，或者是自己公司的标志。下面介绍的两种方法可以实现此功能。

1．前景层中创建该图案

用户可以在前景层中创建该图案，然后将其移到背景层，以使其不遮盖正文。按以下步骤进行即可：

（1）在文档中输入正文或打开已有的文档。

（2）单击【插入】|【图片】命令，在随后的对话框中，选择想插入的图片，按确定按钮后选择的图片即被插入到前面的文档中。

（3）在【设置图片格式】的【版式】选项卡中，选择图片的版式为【衬于文字下方】项，把图片置于背景层，编辑的正文此时就显现在图片上。如图3.59所示。

图3.59  前景层中创建该图案

（4）要想编辑图像，可在该文档中指向该图片，当鼠标变成 形状时，双击图像可开打开编辑窗口，或者在显示的【图片】工具栏中单击【设置图片格式】按钮，来进行设置各种格式，也可以使用工具栏中的按钮编辑该图案。编辑好后按【关闭图片】按钮退出。

用这种方法的缺点是只能在当前页的背景中增加图案，若用户想在多页文档中增加图片，该方法就显得力不同心了。

2．在页眉页脚层上建立“水印图案”

【水印图案】（Watermark）最初是用于优质纸张印记的术语。现在绝大多数日常用纸都没有水印图案，因为这些纸张是用高速机器制造的。在Word版本中， “水印图案”术语已被用于指一种打印在每页上该页内容之后的印记（正文或图案）。

要插入一个水印图案，可按下列步骤进行：

（1）单击视图菜单的【页眉和页脚】命令，进入【页眉和页脚】编辑界面。可以单击【页眉和页脚】工具条上的【显示/隐藏文档正文】按钮 ，以隐藏正文。

（2）单击【插入】菜单中的【图片】命令，在随后的对话框中，选择想插入的图片，按确定按钮后选择的图片即被插入到前面的文本框中。

（3）在【设置图片格式】的【版式】选项卡中，选择图片的版式为【衬于文字下方】项，把图片置于页眉文字下层，以显示页眉上的文字，如图3.60所示。

（4）单击【页眉和页脚】工具条上的【显示/隐藏文档正文】按钮 ，显现正文，此时就可观察水印图案相对于该文档正文的位置。

（5）要调整图形对象大小和位置，可以选择视图菜单的【页眉和页脚】命令，转到【页眉和页脚】层，然后通过执行格式菜单的【图形对象】命令或拖曳文本框的尺寸调整柄和位置柄就可以。

要编辑该图案，可以在【页眉和页脚】编辑状态下，利用【绘图】工具栏中的工具进行编辑。

（6）单击【页眉和页脚】工具栏上的关闭按钮，切换到页面视图就可以查看插入的水印图案及编辑效果。

图3.60  在页眉页脚层上建立“水印图案”

Word将水印图案变暗以便可在其上阅读正文。若水印图案选择灰色，则在页面视图中可能看不清楚，转到打印预览中观看得更清楚些。这种方法的优点是建立的图案将出现在用户文档的每一页中。

上述两种方法插入的背景图案中的黑色部分在打印预览或打印时可能会遮盖住上面的文字，用户可以首先转到图案所在的层面，然后选择该黑色部分，再选择绘图工具栏中的【填充颜色】按钮，从中选择淡些的颜色即可。这样用户就可以在Word文档的背景中加入自己喜欢的任何图案。

另外，Word虽然提供有一部分文档的页面边框，但还是不尽人意，用户可以用其它绘图软件作出更漂亮的页面边框，然后按照上面第二种分绍的办法插入文档中，就可以制作任意漂亮的页面边框图了。

3.4.12  制作另类水印效果

制作水印效果的一般方法是，进入【页眉和页脚】编辑状态，然后插入所需的文字（或艺术字）、图像。设置文字、图像的位置、大小、字体（包括颜色、线条）、版式等。最后返回正文编辑状态。上小节介绍了两种制作水印的效果，下面，介绍一种特殊水印效果制作。

（1）单击【格式】|【背景】|【水印】命令。打开【水印】对话框。在这里有两种水印可以使用，即【图片水印】和【文字水印】。

（2）选择【图片水印】复选框后，再单击【选择图片】按钮，可以打开一个【插入图片】按钮，选择一幅图片后，单击【插入】按钮，返回【水印】对话框中单击【确定】按钮，就可以在文档中创建了水印效果，这种方法与在页眉页脚层上建立“水印图案”与基本相同的，它也同样出现在文档的每一页中。

（3）选择【文字水印】单选按钮，然后在【文本】框中键入所需的文字（也可选用列表框中的文字）；【字体】、【尺寸】和【颜色】三个下拉列表框中选定所需的值；【输出】选项区中选中【斜线】或【水平】，如图3.61所示。

图3.61 【文字水印】对话框

（3）单击【确定】按钮后，在文档中插入文字水印的效果如图3.62所示。同样插入的文字水印也会在文档的每一页中出现。

图3.62  插入文字水印的效果

另外，在文档的某些页上添加水印，方法是在插入一幅图片剪贴画后，右击图像，单击【显示图片工具栏】。【图片】工具栏即出现在屏幕上。单击【图像控制】按钮，然后单击【水印】（在Word 2002中为【冲蚀】）即可。

3.4.13  制作字典式页眉

英文词典的页眉上，常用“Apple－Banana”的形式来显示本页单词的范围，以方便查找。当在打印职工花名册时，也希望有这种效果的页眉。即在每页页眉上出现本页职工姓名的范围。如，“廖见山－夏威夷”（职工姓名应是按某一顺序，如“拼音字母”排序，这样才有意义）。如果手工添加，不仅费时费力，而且一旦本页的内容有所增加或删改，还必须作出相应的修改。

这种功能在方正书版排版软件中，就能够轻易地实现，也许有多数人抱怨Word没有这种功能，其实是有的，只不过是很难把它“请”出现而已。下面就向用户介绍这种省时省力的方法。

首先认识一下Word中的“域”，它是一种强大的工具。这里要用到的是插入页眉或页脚中的“styleref”域，在当前页中打印的是用指定样式设置的最先或最后文本，在页眉或页脚中插入“styleref”域，就可实现这个功能。具体的操作如下：

,

（1）在【样式和格式】任务窗格中；新建一个命名为【字典式页眉】的字符样式，并把新建的字符样式添加模板。注，样式名可以由用户任意命名，但一定要为字符样式，否则可能会出现混乱。

（2）选定本页所有职工姓名，对本页的所有职工姓名应用【字符样式】，如英文字典中的“Apple－Banana”或职工花名册上的“廖见山－夏威夷”，应用为新建的字符样式，此时选定的文字就会在样式栏中显示该字符样式。

（3）单击【视图】|【页眉和页脚】命令，切换到页眉页脚状态。

（4）把光标定位在要插入页眉的地方，单击【插入】|【域】命令，出现【域】对话框。如图3.63所示。

图3.63  选择【StyleRef】域

（5）在【类别】栏中选【链接和引用】项，在右边的【名称】栏中选择【StyleRef】。

（6）单击【选项】按钮，在【域选项】对话框中选择【样式】选项卡，在【名称】列表框中选择新建并应用的样式【字典式页眉】，单击【添加到域】按钮，如图3.64所示。连续单击【确定】按钮，关闭对话框。

这样，在页眉上插入域后，就出现了第一位职工的姓名。这实际上是利用STYLEREF域插入最先使用该样式的文本的功能。

图3.64 【域选项】对话框

（7）在所插入的域后面输入一个破折号（——）。

（8）再按上述（4）~（6）的步骤，添加最后一位职工姓名。再在图3.64所示的对话框中，单击【添加到域】按钮，选择【域专用开关】，可切换到如图3.65所示的对话框。

图3.65 【域专用开关】选项卡

（9）在【开关】列表框中选【\l】，单击【添加到域】按钮，再双击【确定】按钮，关闭对话框。最后一位职工姓名就出现了。这利用的是“STYLEREF”域插入本页中使用该样式的最后文本的功能。

到此时制作字典式页眉就大功已告成了，当正文中的文字进行修改后，将光标置于该域上，该域呈灰色，按F9键即可更新域。

另外，在图3.65对话框中的各种域开关作用如下：

\l：插入当前页上最后一处具有指定样式的文本，而不是第一处具有该样式的文本。Microsoft Word 在当前页自下向上搜索该样式，而不是由上而下搜索（默认方式）。

\n：使该域显示引用段落的完整段落编号，后面不跟句号。Word 将不显示上几级的信息，除非该信息包含在当前级中。

\p：用单词“见上方”或“见下方”显示该域相对于源书签的位置。如果STYLEREF 域在文档中位于书签之前，则该域取值为“见下方”；如果STYLEREF 域在文档中位于书签之后，则该域取值为“见上方”；如果 STYLEREF 域在文档中位于书签之中，则返回一个错误。

\r：不使用句号，在相应上下文中（或相应于段落编码方案）插入带书签的段落的完整段落编号。

\t：在与 \n、\r 或 \w 等开关连用时，说明 STYLEREF 域删除非分隔符或非数字文本。例如，使用此开关引用“Section 1.01,”时，结果只显示“1.01”。

\w：插入用书签标记的段落在整个上下文中的完整段落编号。例如，在引用段落“ii”时，带 \w 开关的 STYLEREF 域将返回“1.a.ii”作为结果。

以上步骤可能有点麻烦，但是很实用，而且一劳永逸，确实是一个好办法。

3.4.14  制作“出血”的版面

不知用户有没有遇到过这样的问题，在一个文档中插入一幅图片，想一张图片在打印后能够与纸张的边缘切口并齐，在插入图片时明明看到图片已与边缘并列，但在打印后总是与纸张的边缘有一定距离，这就是所谓“出血”问题。解决出血问题，要从文档的纸张选择着手。下面以设置页眉或页脚中的图片“出血”为例，让文档的页面“出血”。

如果有一篇文档已经设置好版心，而且已制作好页眉和页脚，如图3.66所示。

图3.66  已制作好的页脚

这是在页脚中插入的【位置】和【对齐方式】分别是【页面纵向中心】和【外侧】的奇偶页不同的页脚。放大后页眉的效果如图3.67所示。

 图3.67  放大后的页脚效果

在这里的目的是要把该页码下的小图片“出血”。该图所示，在页脚中插入了页码下面图片，如果是按照一般操作插入页脚中的图片，是无法出血的。

（1）查看文档的版心，单击【文件】|【页面设置】|【纸张】命令或选项卡，打开如图3.68所示的对话框，此文档的纸型为16开（18.4×26厘米）。

图3.68  查看文档的纸张大小

（2）将纸型改为“自定义19×26厘米”。如图3.69所示。

图3.69  重设纸张大小

（3）切换到【页边距】选项框，没有更改前的页边距如图3.70所示。

图3.70  查看文档的页边距

（4）因为文档纸张宽度由18.4厘米增加到19厘米，也就是总共增大了0.6厘米，要保持每页的字数不变，可以增加页边距，把左右页边距增多0.3厘米。即更改为如图3.71所示。

图3.71  查看文档的纸张大小

（5）退出页面设置后，切换到【页眉和页脚】编辑状态，如图3.72所示。再把偶数页页脚的图片移到左页边缘并口，把奇数页页脚的图片移到右页边缘并口处，就可大功告成了。最后，打印时就会得到“出血”的效果。

图3.73  把页眉中的图片移到页边距切口处

这是利用加大文档的纸张大小和页边距，并使文档的版心不变的情况，得到“出血”效果。

3.4.15  综合运用——制作公文模板

在实际办公工作中，经常要编写格式相对固定的公文，比如每月的任务总结、工作汇报等，这种文档格式基本固定。如果能制作一种特定的模板，多次应用，不仅可以省去大量的重复工作，而且能使文档便于管理和查询，这里以编写公司每月的工作总结文档为例，可以使用下面的技巧：

@        添加带有公司字样和图标的页眉页脚

@        每页页码和总页码的自动设定

@        添加到模版

@        制作公司的模板组

具体操作如下：

（1）新建一个文档，单击【视图】|【页眉和页脚】命令，在页眉上输入“北京大兴森林图书工作室”文字，并设置页眉的字体使用小五号字；在页脚中输入公司的地址（如大兴黄村义和庄）和联系电话（如010—61214542），这里可以任意键入需要的公司名称、地址和电话，如图3.74所示。

图3.74  在页眉和页脚输入公司名称、地址和电话

（2）选中页眉上的文字，单击【格式】|【边框和底纹】命令，在打开的对话框中选择双细线，然后设置成下边框格式，其它的按照如图3.75所示设置。

图3.75  设置页眉的下框线

（3）给页眉文字下边加上双细线后，用同样的办法，给页脚上方加上一根细线。这样将来打印出的文稿在页眉和页脚中会出现公司的名称、地址和联系方法。完成了这一步，就已经制作好了公司稿纸的基本格式。

当文档不只一页时，总希望能有页码来显示内容。通常插入页码的方式，只能简单地表明当前页是第几页，但没有关于总页数的记录。事实上我们希望页码的表示方式能像邮票编号一样，以“1-3”（1表示第一张，3表示总共有三张）的形式出现。要设置这种页码，可使用下面的操作方法。

（4）首先在页脚中单击【插入】|【页码】命令，如果插入的的页码带有图文框，可以在其上右击弹出快捷菜单，选择【设置图文框格式】命令，在弹出的对话框中单击【删除图文框】命令。这时页码的位置可能会变乱，但并不要紧，适当移动调整到合适位置即可。

（5）在页码右面输入短横线，然后单击【插入】|【域】命令。在对话框的【类别】中选择【编号】，右边的【域名】中选择【SectionPages】，单击【确定】按钮，在页码和短横线后出现了整个文档的总页数。也可单击页眉工具栏中的【插入页数】按钮，就可以插入总页数域了。

（6）给文档编写内容，可以设置标题为“每月工作总结”，下面有“编写人”、“编写时间”、“间要说明”等内容，接着是对本月各项任务完成情况的说明，也可以什么都不填，该稿纸可以作一般稿纸用，如图3.76所示。

图3.76  编写工作总表模板

（7）将本文档保存为模板。具体方法是，使用【文件】菜单中的【另存为】命令或按F12键，在弹出的对话框中选择【保存类型】为【文档模板】，可以发现所在的文件夹变成了Office目录下的Templates子目录中。给模板命名为“森林图书工作室”，单击【确定】按钮完成模板制作。

（7）制作好模板后，使用【文件】菜单中的【新建】命令，在打开的【任务窗格】中，单击【常用】选项卡，就能看到刚刚制作好的模板，如图3.77所示。通过这个模板创建的新文档，已经包含了上述设置的页眉页脚中的内容。

图3.77  刚制作好的模板

（8）在上一步骤中【新建】对话框中，可以看到有多个选项卡。如果一个公司有许多自己的模板，那么可以考虑在【新建】对话框中设置自己的选项卡。

具体方法是，在Office所在目录下的Templates子目录中创建一个文件夹，然后放入所需的模板。再次使用“文件”菜单中的“新建”命令，打开【新建】任务窗格，就可以看到对话框中的该选项卡了，如图3.78所示。切记必须放入至少一个模板，该选项卡才能出现。