安卓绅士游戏网站:大亚湾核电站文档管理的信息化建设

大亚湾核电站是中国核电产业的一朵奇葩，伴随着企业现代化管理制度的建立，各种现代化的管理手段也广泛应用于企业管理的各个环节和部门，文件档案的管理作为企业管理工作的重要组成部分，其数字化、信息化的工作也在一步步地开展和完善。其信息化建设的大体情况是文档一体化的管理模式，结合企业现代化的管理方法和管理手段，从最初引进吸收法国核电站文件档案的管理经验、结合自己的特点进行管理创新到发展完善，走过了一个不平凡的发展历程。信息化管理的发展过程。
　　 1 信息化管理的发展过程
　　 在大亚湾核电站，文件档案管理信息化的发展过程，大致可以分为以下几个阶段
　　一是起步阶段。开始于上世纪90年代初，主要是以单机形式把计算机应用于文件档案管理相关阶段和部门，以提高工作效率为主要目的，以数据录入、数据库建设和文件档案条目信息的管理和查询、检索为主要特征，数据的传输基本靠磁盘交换，与现阶段比较，工作效率很低，应用也不广泛，网络的应用基本还处于探索阶段，信息化的技术手段不高。
　　二是发展阶段。开始于20世纪90年代末，以企业局域网和文件档案管理信息系统为基础，计算机管理已被广泛应用于企业管理的各个部门，员工基本上做到人手一机，每位员工都可在局域网上获取信息或进行协同工作，数据的采集来源于企业内部的OA系统和文件档案产生的各个环节，数据的交换以网络传输和及时更新为主要特征，文件的查询和检索以文件档案管理部门提供的纸质文件为主，以网上提供电子文件为辅的并行模式，信息化的技术获得较大的发展。
　　三是逐步完善阶段。伴随着2002年企业ERP的规划和建设，文件档案的产生和管理逐步转移到电子文件上，对以往的纸质文件采用多种方式和手段实行电子化，文件服务也转变为网络咨询、服务部门提供电子文件、网络提供全文浏览的模式。文件档案管理部门的主要工作是监视和控制全公司的所有文件的流转状态，检查各虚拟部门库的文件管理状况，通过网络在计算机上发出指令进行指导，工作的重心转向对文件档案的时效性进行实时、有效的控制。文件档案服务的工作重心转向对文档信息进行二次开发和编研，对文档信息的利用进行统计和趋势分析，根据现场的机组大修或改进项目的实际情况，迅速从数据库中组织相关的文档信息包，提供超前的服务，并通过网络送到相关人员的计算机中。
　　文档管理信息化技术的发展和应用，极大地提高了大亚湾核电站文档管理的工作效率，这种革命性的变化首先表现在文档管理人员数量的变化，上世纪80年代末，需要70多名员工对大亚湾核电站两台机组的文件档案进行管理，现在管理范围扩大到大亚湾核电站和岭澳核电站共4台机组的文件档案，只需40多名员工；其次表现在管理效率上，信息化管理替代以前的手工管理，极大地减少了重复劳动，信息一次生成，依次完善，多次应用，许多以前需要文档管理部门承担的工作，由文档产生部门和文档使用部门在文件档案的产生、流转过程中即可完成，文档管理部门也可从以前繁重的手工劳动中解放出来，转向对文件档案的利用趋势进行统计、分析，提供更优质的超前服务。
　　 2．数字化档案馆馆藏建设
　　 (1)对于现阶段产生的文件，主要通过OA系统和前端控制等手段，来产生规范化的电子文件。以前企业内部产生的文件都是纸质文件，文档服务部门通过接收纸质文件来形成档案。现在的做法是，企业部门产生的正式文件，都必须在企业的OA系统上，按规范的格式和模板来产生规范化的电子文件， 电子文件在企业内部的流转使用通过企业内部的局域网上来进行，文件档案管理信息系统(下称DAMI系统)通过系统接口直接从OA系统上接收相应的条目信息来生成数据库文件，并在文件的流转使用过程中不断完善和充实数据库内容。当文件完成其历史使命，需要作为档案进行储存时，DAMI系统按照文档一体化的管理流程，自动进行文件的信息组卷生成档案文件。文档一体化管理是把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、检索、编目、利用等环节有机地联系在一起，按照统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体的、相互联系的角度对若干子系统进行处理、统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。
　　(2)对于以前产生的纸质文件通过扫描上网的方式提供电子文件。这类文件包括企业以前产生的且使用率较高的文件，现阶段产生的、不能即时产生电子文件的现场工作记录和实验记录，承包商提供的纸质图纸等。通过光电扫描仪进行全文扫描，并对扫描后的文件和图纸进行剪裁、拼接、图文加迭、窗口编辑、擦除污迹、消除蓝底、文字识别等加工操作，完成数字化操作后在网上提供全文浏览。
　　(3)照片档案数字化。现阶段产生的照片档案都是采用数码相机拍摄，直接把图像下载到计算机中进行存储、编辑即可。对于以前产生的照片档案，主要是通过光电扫描仪对照片和底片进行扫描，然后进行相应的编辑和加工，存储到计算机中。照片档案由于占用磁盘空间较大，一般需要进行相应的压缩操作，才可方便地提供利用。
　　(4)录音录像档案数字化。在大亚湾核电站的建设、竣工验收、商业运行等过程中，产生了许多珍贵的录音录像档案，包括建设现场的原始地貌、国家领导人和主管部门的现场视察、赴国内国外交流的音像资料等。对于这类档案主要是通过视频采集卡和相关的软件转换成VCD，刻录成光盘。通过局域网访问光盘塔和海量存储器，即可提供录音录像资料网上服务。目前，这类档案的数字化工作已经全部完成。
　 3、文档管理信息化的实施
　　2002年，大亚湾核电站通过了企业的ERP规划和建设方案，文档管理信息化作为企业信息化的一部分，也被提上日程，并先于企业ERP进行规划和建设。其方案主要包括以下几个方面。文档信息化实施如图所示:
　　 (1)规范企业OA系统和其它电子文件生成系统的文件格式和内容，建立各电子文件生成系统与DAMI系统之间的统一的数据接口和无缝链接，实现条目信息的及时采集、数据及时更新和电子文件上载。
　　(2)建立企业生产管理信息系统与DAMI系统之间的无缝链接，实现相互之间的数据选择、数据采集以及数据交换。
　　(3)对以前产生的纸质文件及其它特种介质的文件档案采用各种技术手段进行数字化转换，建立数字化馆藏。
　　(4)建立Web方式的普通用户利用平台，实现管理人员与普通用户的分离，对不同级别的人员实施严格的授权管理。
　　(5)加强数字加密技术、授权打印技术、全文浏览技术在文档信息化管理和利用平台的应用，全面管理各级用户的授权，防止电子文件的无序外流，完善企业知识产权的保护。
　　经过几年的信息化建设，大亚湾核电站的绝大部分现行文件和部分使用频率较高前期档案都实现了数字化，企业员工通过公司网页提供的Web方式的文档查询系统，可以方便地查找到所需的文件和档案，并能进行全文浏览。特别是技术图纸，还提供了缩放功能，使用人员可以根据需要进行放大或缩小，有授权的员工还可以通过授权打印，把需要的图纸打印成纸质文件，极大地丰富了文档管理部门的管理手段，方便了用户使用。更主要的是，通过文档信息化建设的初步探索，解决了企业的“信息孤岛”问题，企业开始逐渐把信息化建设规划到统一的平台上来开发和建设，部门之间的沟通更加／顷畅，孤立地开发功能软件来解决单一问题的现象不再出现。原有的各种功能软件之间，也正在通过各种技术手段来解决相互之间的无缝链接和数据交换问题，数据共享正在逐步实现。
来源：《中国信息导报》2004年第07期