怒火保镖:公文写作与处理讲授提纲

文写作与处理讲授提纲
袁 本 立
前   言
公文写作与处理，是机关干部必修的 一门基础课，是一门综合性、实践性和实用性很强的课程。学习这门课，目的在于提高干部写作公文、理解公文、处理公文和评析文章的能力。从而为学习、宣传马克思主义理论，从事党政领导工作、经济管理工作和准确表达机关工作意图创造必要的条件。
本门课程的教学要求是：使学员较为系统地了解、掌握实用公文写作的基本知识和机关公文常用文体的写作要求及处理。通过学习和写作训练，写出观点正确、内容充实、体式规范、文风端正的公务文书，并具有一般的审定和修改文章以及正确处理公文的能力。
教学的基本方法是：以课堂讲授为辅，学员自学为主。课堂讲授，力求精练、具体、生动、适用；学员自学，应刻苦钻研，切实掌握应知应会的基础知识，加强写作训练。通过读、写、改，把写作的理论知识转化为写作的技能技巧。
上编   公文写作
第一章   公文概述
一、文书的含义：文书是指在人类社会生活中具有惯用体式和实用价值的一种记录信息的文字材料。可划分为两大类：一类是私人文书；另一类是公务文书。
私人文书，指的是个人、家庭（或家族）根据需要在自己的活动中使用的文书。如：私人通信、契约、合同，收支帐目、遗嘱、个人自传、家谱等。
公务文书，指的是在公务活动中形成和使用的文书。大体可划分为四大类，即：公文（包括通用公文、专用公文）；法规、规章文体；准公文（又称机关事务文书）；机关日常事务文书。
如下所示：
私人文书                      通用公文
①    公文（文件）
专用公文
文书                  ②法规、规章文体
公务文书
③准公文（机关事务文书）
④机关日常事务文书
二、公文的概念、特点和作用
（一）释义
公文是党政机关、社会团体、企事业单位按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，是处理和记载公务活动的一种重要工具。
（二）特点
1、具有法定的作者。
公文虽然也属于应用文，但它不是谁都可以任意写作的。所谓法定的作者，是指依法成立并能以自己的名义行使法定的职能、权利和承担相应任务、义务的机关或组织。党政机关、社会团体、企事业单位等，都是依据党章、宪法、法律、法规和规章等成立而合法存在的。他们都是法定的作者。公文就是由这些法定的作者根据自己的职能和权限制成和发布的。
2、具有法定的权威和效力。
公文的权威性和合法效力，来自它的制成机关的权威和合法地位，是由制成机关的法定职权决定的。只有在制发公文机关的职权范围内，它所制成的公文才具有权威和效力。如果制文机关超越了自身的职权范围而制发的公文，是不生效的，即不具任何强制性和约束力。
凡在机关职权范围内所制成的公文，都具有特定效用。公文的特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效。所谓公文的现实执行效用，是指一份公文在一定的范围内、一定的区域内、一定的时间内才有效。可以说，没有一份公文会永远有效。
公文现实执行效用的完结，不等于公文从此不再有任何作用了，有的转化为历史档案后，仍具有重要的查考作用和历史研究作用。
3、具有特定的体式和处理程序。
正因为公文代表了制文机关的法定权威，所以制发公文是一项十分严肃的工作。为了维护公文的严肃性，保证它的效用和方便文书处理工作，党和国家对公文处理有一系列统一要求和具体规定，包括公文的格式和公文处理程序。任何机关不得标新立异，另搞一套和擅自处理公文。
（三）公文的作用
主要有以下五方面：
1、法规作用
国家机关以公文的形式发布政令、法规、规章。对于维护正常的社会秩序、工作秩序，安定社会生活，保障人民的合法权益都有着极其重要的作用。
党的路线、方针、政策、指示、决定、决议，一般也要通过公文传达贯彻。它们虽不是法规，但具有法规性。对党内的一些条例和规定，就是党规党纪。
2、领导与指导作用。
党和国家的各级领导机关经常通过它所制发的公文来传达工作部署、意见和决策，对下面各条战线，各个地区的工作进行具体领导与指导。
3、公务联系作用。
一个机关的工作活动，必然会经常的、大量的与上下左右的机关发生工作联系。例如向上级机关请示问题，报告情况；向下级机关答复问题以及向平级机关、不相隶属机关联系、商洽工作等，都需要通过公文进行联系。
4、宣传教育作用。
党和国家各项方针政策的贯彻执行，各项工作任务的完成，首先要通过宣传教育统一思想，提高认识，增强广大干部和群众的积极性和自觉性。其中许多公文不仅是进行宣传教育工作的重要依据，也是很好的教材。
5、凭据和记载作用。
每一份公文的形成和产生，都反映了制文机关的工作活动，是机关处理有关工作的依据，具有非常明显的凭证作用和记载作用。公文的这一作用，不仅显示在现实工作中，而且当其失去现实执行效用，转化为档案后，许多公文仍具有历史凭据和记载作用。
公文以上五方面的作用，不能单纯理解为某一类公文只起某一方面的作用，而就某一份公文来讲，它可能同时具有某几方面的作用。
第二章  公文的种类
一、公文的分类
（一）从公文的来源分：
1、收来文件，简称收文。由外机关制成。
2、对外文件，简称发文。由本机关制成。
（二）从公文的秘密等级分：
1、公开级；    2、国内级；    3、内部级；
4、秘密级；    5、机密级      6、绝密级。
（三）从公文的行文方向分：
1、下行文。指上级机关向所属的下级机关的发文。
2、上行文。指下级机关向所属的上级机关报送的公文。
3、平行文。指平行机关或不相隶属机关之间来往的行文。
（四）从公文的使用范围分：
1、通用公文。指在党、政、军机关、社会团体、企事业单位等组织普遍使用的公文。我们通常指的公文或机关公文，主要是指这部分公文。
2、专用公文。指在一定的工作部门或业务范围的工作活动中，根特殊需要使用的文书。例如：经济文书、司法文书、外交文书、会计文书等。
二、通用公文的种类
机关在日常工作中形成和使用的公文种类较多，按照它们的性质和用途，给每种公文规定了固定的名称，这种固定的公文名称，简称文种。根据中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，分别把党的机关和国家行政机关的公文文种规定为14种和13种。
（一）行政机关公文种类，共13种，分别是：
⑴命令（令）；  ⑵决定；  ⑶公告；  ⑷通告；  ⑸通知；
⑹通报；       ⑺议案；  ⑻报告；  ⑼请示；  ⑽批复；
⑾意见；       ⑿函；    ⒀会议纪要。
（二）党的机关公文种类，共14种，分别是：
⑴决议；  ⑵决定；  ⑶指示；  ⑷意见；  ⑸通知；
⑹通报；  ⑺公报；  ⑻报告；  ⑼请示；  ⑽批复；
⑾条例；  ⑿规定；  ⒀函；    ⒁会议纪要。
对于以上文种的行文方向、用途以及常用文种的写作方法，将在讲授中进行分述。
各文种的使用有严格的统一规定，不能随心所欲，马虎乱用，否则将造成行文混乱，给机关工作带来损失。在制发公文时，到底应该使用什么文种，应注意三点：一是本机关的职能权限；二是本机关与公文主送机关之间的行文关系；三是发文的具体目的与要求。
第三章  公文的行文关系
机关之间的行文关系，有严格明确的行文制度和行文规则，各级机关必须严格遵守，以保证公文的严肃性、有效性。
一、   机关与机关之间的工作关系
大体可划分为以下四类：
1、隶属关系——在同一系统中（主要指“块块”），上下级机关之间存在领导和被领导的关系。
2、事属关系（又称业务指导关系）——在同一业务系统中（主要指“条条”），上下级机关之间在业务工作中存在指导和被指导的关系。
3、不相隶属关系——不同系统机关之间的关系。
4、平行关系——职级相同、相似的机关之间的关系。
二、行文方式
根据行文制度的规定，机关之间的行文方式可分为三类：
1、下行文的行文方式。
（1）逐级行文——采取逐级下达或只对直属的下一级机关的行文方式。
（2）多级行文——较高级的机关根据工作需要，采取同时下发给下级几级机关的行文方式。
（3）直贯到底行文——只对下级某一机关或直达基层机关和人民群众的行文方式。
2、上行文的行文方式。
（1）逐级行文——下级机关向直属的上一级机关的行文方式。这是上行文最基本、最常用的行文方式。除特殊情况外，下级机关均应向所属的上一级机关报告或请示工作，不得越级行文。
（2）越级行文——在特殊情况下，下级机关可以越过自己的直接上级机关向更高级的机关直至向中央行文的方式。
越级行文只适用下列几种特殊情况：
①情况特别紧急，逐级行文会延误时机，造成损失的。
②事关重大并经多次向直接上级机关请示而久拖不决的。
③直接上下级机关之间存在原则分歧无法办理的。
④对直接上级机关进行检举、控告的问题。
⑤上级机关交办并指定越级上报的事项。但须抄报所越过的上级机关。
⑥询问、联系极个别的具体问题。
3、平行文的行文方式。
不相隶属机关之间、平行机关之间均采取平行行文方式。
三、行文规则
1、上行文一般不得越级行文，尤其是请示性公文。
2、政府各部门可相互行文，也可向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府直接行文。
3、同级政府；同级政府各部门；上级政府部门和下级政府可以联合行文。
政府与同级党委、军队机关可以联合行文。
政府部门和相应的党组织、军队机关可以联合行文。
政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
简言之，只有平行机关之间，才能联合行文。
4、属于部门职权范围的事务，由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。同一系统的平行机关联合行文，应将主办机关排列在前；不同系统的平行机关联合行文，应将党的机关排列在前。
5、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄报有关上级机关。
6、“请示”应当一文一事，并只能确定一个主送机关，不得同时多头主动。需要同时送其他机关的，应当用抄送的形式，但不得抄送给下级机关。
7、“报告”中，不得夹带请示事项。
8、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”等。
9、受双重领导的机关向上级机关行文，应明确（以内容）主送机关，另外的上级机关作为抄送。
上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另外的上级机关。
第四章  公文的格式与稿本
一、公文的格式
为保证公文的完整性、准确性和有效性，以及方便文书处理工作，中共中央办公厅和国务院分别制发了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对党政机关公文的格式作了具体规定，必须严格遵守，不得自行其是。
按照国务院办公厅秘书局对公文格式的规定，将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
（一）眉首。公文首页红色反线（长156mm）以上各要素统称眉首。
1、发文机关标识（版头名称）。三种样式：
①大版头。机关全称或规范化简称+文件
②中版头。机关全称+（    ）
③小版头。机关全称
下行文、平行文发文机关标识上边缘至上页边62mm的距离。
上行文发文标识上边缘至上页边117mm的距离。
如果多家机关联合行文，首页必须保证显示正文，必要时可缩挤眉首部分。
2、发文字号。
由机关代字、年号、顺序号组成。年号要用全称，用六角括号括入，不能使用圆括号或方括号。发文字号的作用是便于对公文的分办、查询、引用和保存归档。机关代字以尽量简化为好。
发文字号的位置：下行文、平行文在红色反线上方居中排列；上行文在红色反线左上方，左空一字排列。3号仿宋体字。
3、签发人。
上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，右空一字。联合行文，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人从第二行依次顺排，至红色反线距4mm。签发人3字用3号仿宋字，全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。
4、秘密等级和保密期限。
3号黑体字，顶格标识在版心右上角。如有保密期限，秘密等级和保密期限用五角星隔开。秘密等级从高到低为“绝密”、“机密”和“秘密”。
5、紧急程度。
3号黑体字，顶格标识在版心右上角。如有秘密等级，紧急程度标识在第2行。紧急程度分为“特急”、“急件”两级。
6、份数序号（简称份号）。
所谓份号，是对同一份公文的逐份编号。《办法》规定，对带有密级的公文必须编制份号。其他公文，根据需要确定。其位置在版心左上角。例如：№.01或01，位数不作规定。
（二）主体。
1、公文标题。
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，注意词意完整，排列对称，间距恰当。
（1）完整标题。三部分组成：发文机关+事由+文种
例：XX市人民政府关于搞好城市综合治理工作的通知
（2）省略式标题：
①  省去发文机关。
例：关于购买三辆执法车辆的请示
②  省去事由。
例：XX市城建局通告
③  省去发文机关、事由，即以文种作标题。一般不用。
例：命令、通知、公告、通告
（3）转发式标题
例：XX市人民政府批转市体委关于举办市第九届运动会的报告的通知
2、主送机关（上款、抬头）。
即对所收受的公文进行主要办理、执行和知晓的机关。有多个主送机关的公文称普发性公文；只有一个主送机关的公文称专发性公文。
其位置在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个机关名称后用全角冒号。标识主送机关可用全称、规范化简称或同类型机关统称。
3、公文正文。
主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格。用3号仿宋体字。小标题可用3号黑体字或3号楷体字。
正文写作要点（略。将在后讲述几种常用公文正文写作方法）。
4、附件。
公文如有附件，在正文下空一行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有两份以上附件，每份附件标注番号（如“附件：1、XXXXX”），附件名称后不加标点符号。
附件序号的名称要与附件名称一致。附件应与正文一起装订。如不能一起装订的，要在附件左上角标明正文发文字号并同时标识“附件”（或带序号）。
5、成文日期。
成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。成文日期必须年、月、日齐全。
国家行政机关公文的成文日期用汉字小写数码；党的机关用阿拉伯数码。
单一发文机关的公文成文日期标识在末页的右下方，右空4字。
6、印章。
（1）、单一发文印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。加盖印章应上距正文一行之内，端正居中下压成文日期。
盖印的方式有两种：一种是下套方式，另一种是中套方式。
下套方式：适用于带有国徽、下弧没有文字的印章。即以印章的下弧压在成文日期上即可。
中套方式：适用于行政机关部门的印章或专用印章。即以印章的中心线压在成文日期上，也就是骑年盖月。
（2）联合行文印章
联合行文需盖两个印章时，应将成文日期居中拉开，左右各空7字；主办机关在前，两个印章均压成文日期，相距3mm。
加盖3个印章时，列为一排，不压成文日期，成文日期的位置与单一机关公文相同。4个以上印章应两行以上排列，每行最多3个。
加盖两个以上印章时，应列出发文机关名称（可简称），并各自用印章压盖。
党的机关所制发的普发性公文，不加盖印章同样有效，但须标识发文机关名称；国家行政机关的公文，一律要加盖印章才有效。
7、附注。
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号标识在成文日期下一行。
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，而不是对公文的内容作出解释或注释。
（三）版记。
1、主题词。
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。
主题词的作用及标注的注意事项将讲述。
2、抄送机关。
所谓抄送机关，是指收受的这份公文不由该机关主办，但须协同办理或知晓这份公文的机关。
抄送机关的位置在主题词下一行；左右各空一字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后用全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个机关用句号。抄送机关上下各置一条反线。
3、印发机关和印发日期。
位于抄送机关下反线之下（无抄送机关在主题词下）占一行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关一般为办公厅（室）或文秘部门。
（四）公文用纸及印制标准。
国家行政机关采用国际标准A4型（210mm×297mm）公文用纸；党的机关目前仍采用16开型（184mm×260mm）公文用纸。
国家行政机关公文页面印制的规格是：
版心尺寸为156mm×225mm，每页纸排印22行，每行28字。所剩空白为：天头（37mm）、订口（28mm），地脚和翻口。
二、公文的稿本
公文的稿本是指公文在形成过程中所产生的文稿、文本。
（一）草稿。
草稿是指供讨论，征求意见，修改审核，审批用的非正式文稿。草稿不具有现实执行效用。
草稿包括：讨论稿、送审稿、征求意见稿、草案等。
（二）定稿。
定稿是公文内容已确定，经履行法定生效程序的最后完成稿。又称“标准稿”。
其法定的标志是经领导“签发”。公文文稿一经签发，即标明这分公文已经生效。所以，一般公文的生效期即为领导签发的日期，联合行文以最后一家单位领导的签发日期为生效期。
定稿经签发标明公文虽已生效，但定稿本身尚不具有现实执行效用。
公文的定稿纸，应使用标准的公文定稿纸（见示意图）。
发文定稿纸图示：
发第  号（日期   ）
缓急：
密级：
签发：
会签：
主送：
抄送：
拟稿单位：
拟稿：
核稿：
印刷：
校对：
份数：
附件：
主题词：
标题：
（正文）
X X 市 X X 局    发文稿纸
（三）正本。
正本是根据定稿内容并按公文格式制成的，具有现实执行效用的对外发出的正式公文文本。
（四）试行本和暂行本。
试行本和暂行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即实验推行本或暂时推行本。二者在试行或暂行期间均具有现实执行效用。
（五）副本。
副本是指再现公文正本内容的复制文本，仅供存查，知照用，不具现实执行效用。但是，如有印制说明，其效用同样具备正本的法定效力。
（六）不同文字文本。
公文在形成过程中，具有两种或两种以上文字的文本。其任何一种文字的文本均具同等效力。
第五章  几种常用公文的正文写作
一、通知
通知的用途很广泛，在公文使用中占有相当大的比例，应当熟练掌握写作通知的基本技能。
（一）用途：
1、批转下级机关，转发上级机关、不相隶属机关和平级机关公文。
2、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
3、任免人员。
（二）分类：
1、批示性通知。
领导机关在发布某些行政法规和规章时，或者在批转下级机关公文时，或者在转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文时，常加上本机关的意见或评价，以通知的形式下发给所属的下级机关“遵照执行”，“认真贯彻执行”，“研究执行”或“参照执行”等。这类通知属批示性通知。
2、指示性通知（工作部署性通知）。
上级机关对下级机关的某项工作有所指示，有所安排，而根据公文内容又不宜用“命令”或“指示”时，使用这种通知。
例文：
人事部关于做好招聘
专业技术人员工作的通知
XXX、XXX、XXX：
近几年，一些中小城市和新建单位为促进本地区本单位的四化建设，采取了招聘的办法引进专业技术人员，收到了较好的效果。招聘干部的作法是计划调配的一种重要的补充形式，要有领导有组织地进行，并注意及时总结经验，发现问题，及时解决。为使招聘工作顺利进行，特提出以下几点意见：
一、招聘工作应在充分挖掘内部潜力的基础上，尽量发挥本地区、本部门和本单位专业技术人员的专长，做到人尽其才。确属急需，而本单位又解决不了的，应先在本地区、本部门内调剂。仍然解决不了时，再跨地区跨部门招聘。解决专业技术人员的来源应以内部交流为主，外部引进为辅。
二、招聘工作要有领导有组织地进行。凡要求在本省、市、自治区内招聘专业技术人员的，由招聘部门、单位提出，经省、市、自治区人事部门批准，组织进行招聘。凡要求在全国或跨省、市招聘专业技术人员的，由招聘地区主管部门先征得所在省、市、自治区人事部门同意，经我部审查认可后，再组织进行。
三、要严格控制干部流向。边远省、区进行招聘，可根据需要在内地省、市选择招聘地区；内地省、市进行招聘，不得在西藏、新疆、青海、宁夏、内蒙古、黑龙江、广西、云南、贵州等省、区的技术人员中进行招聘。任何地区和单位均不得在县及县以下单位的专业技术人员中进行招聘。
四、对招聘人员的待遇要适当。除边远省、区可适当提高外，其他地区一般不得提高待遇。要防止采取任意提高待遇以吸引专业技术人员的做法。
五、要树立全局观念。各地区、各部门、各单位在招聘工作中要有全国一盘棋的思想，从有利于各地“四化”建设和专业技术干部队伍的建设出发，发扬共产主义风格，条件好的地区照顾条件差的地区，内地照顾边远地区。
六、各级人事部门要加强对招聘工作的领导，认真管理招聘工作，注意解决工作中的问题，及时总结经验，并随时抄送我部干部局。
国家人事部
一九八四年五月二十日
这类通知带有指导性和指示性，要求下级机关贯彻执行，政策性很强，因此要求写得符合实际，切实可行，文字要通顺达意，准确精炼，使下级机关一看就知道要求他们解决什么问题，为什么解决这些问题，采取什么措施解决这些问题。
3、事项性通知。
在上级机关的有关事宜需要下级机关知道或办理时，可以使用这种通知。有时也可以在平级机关之间使用，但不需执行和办理。如机构成立、合并、请下级机关报送有关材料等，都可用这种通知。
例文：
国务院关于成立中国船舶工业总公司的通知
XXX、XXX、XXX：
国务院同意《关于成立中国船舶工业总公司的报告》。中国船舶工业总公司为国务院领导下的相当于部级的全国性专业公司，由原第六机械工业部直属的企、事业单位和交通部的部分直属企、事业单位为主组成。原六机部和交通工业局的业务由中国船舶工业总公司接替。望有关部门和地方继续予以配合和支持，以促进我国船舶工业的改组、改革和发展。
国务院
一九八二年五月十二日
这种通知，要把通知事项写清楚、具体、实实在在，让收文机关一看就明白情况和动态。
4、会议通知。
上级机关要召开比较重要的会议，提前向下级机关发出的书面通知，就是会议通知。会议通知要把会议名称、主持单位、会议内容、会议起止时间、会议地点、参加会议人员、报到时间以及注意事项等一一交待清楚。写作顺序可根据写作的具体情况而定，但必须将事项讲明白，不能丢三落四，含混不清，以免给参加会议人员带来不必要的麻烦，影响会议的正常进行。
5、任免通知。
上级机关在任免下级机关的领导人或上级机关有关任免事项需要下级机关知道时，所发的通知，称任免通知。这类通知写法简单，一般只要写清楚任免的依据，任免的时间、机关以及被任免人员的姓名和职务即可。有的需要注明“享受某某待遇”，“另行分配工作”等。
（三）结构：
1、标题一般应为全结构，有的可简化。对特殊情况的通知标题，可在“通知”前加上特殊内容，如“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。
2、不能缺主送机关。
3、结尾可用“特此通知”、“请查照办理”等特殊用语，表示效力和要求，或不用。
（四）写作要点：
1、通知正文一般由三部分组成：
（1）开头部分，写明发通知的原因和目的。
（2）主体部分，写明通知的事项和内容。这部分既可用条文式写法，也可一气呵成，根据具体情况而定。
（3）结尾。可以用特殊用语作结，也可不用。有的用一小段文字提出号召、希望、要求等，以此作结。
2、无论是哪种类型的通知，都要求正文写得明确具体，条理清楚，文字畅达。
（五）行文：下行、平行。
二、通报
（一）用途：表彰先进，批评错误，传达重要情况。
（二）分类：
1、表彰性通报------表扬好人好事和先进典型。
例文：
中共XX化工总公司委员会
关于授予张XX优秀共产党员光荣称号的通报
各分公司党委、总公司党委各部门：
张XX同志是XX分公司所属天宏化工厂管道维修工人，共产党员。今年8月12日上午8时30分，天宏化工厂成品车间后处理工段油气管道突然爆炸起火。正在利用公休日清理夜间施工现场的张XX被爆炸气浪猛烈推倒，头部、右臂和大腿等多处受伤，鲜血直流。在这危急关头，张XX强忍剧痛，迅速爬起，顾不得穿鞋和查看自己的伤势，踩着玻璃碎片，冲入烈火之中，迅速关闭了喷胶阀门、油气分层罐手阀、蒸汽总阀。接着又抓起干粉灭火器奋力灭火。他先后用了10余个灭火器扑救颗粒泵、混胶罐等处的大火，在随后赶来的厂保卫科青年工人韩XX的援助下，英勇奋战几十分钟，终于将大火全部扑灭，避免了火势的蔓延。
张XX在身体多处受伤、火势凶猛，并随时可能发生更大爆炸的万分危急关头，将个人生死置之度外，果断处理突发事件，为遏制火势蔓延，防止事故扩大，减少国家财产损失，做出了突出的贡献。他的行为体现了为保护国家财产和人民利益，不措牺牲个人生命的崇高精神品质，谱写了一曲当代共产党人的正气之歌。青年工人韩XX不顾危险，奋力灭火，也表现了忠于职守，不怕牺牲的精神，不愧为一名称职的保安人员。
为此，总公司党委决定：
一、将张XX和韩XX奋力灭火的英勇事迹通报全公司，予以公开表彰。
二、授予张XX“优秀共产党员”光荣称号，晋升一级工资，并颁发灭火奖金5000元，以资鼓励。
三、为韩XX晋升一级工资，并颁发奖金1000元，以资鼓励。
希望各分公司党委、总公司党委各部门组织广大共产党员和干部职工认真学习总公司党委的表彰通报，以张XX、韩XX的英勇事迹和崇高精神为动力，努力做好本职工作，落实安全生产责任，为化工行业的改革与发展做出更大贡献。
中共XX化工总公司委员会（印）
2001年8月21日
2、批评性通报------批评错误和通报事故。
例文：
国务院办公厅关于XX省XX县
红星玻璃钢厂擅自制作和出售国徽的通报
各省、自治区、直辖市人民政府办公厅：
据反映，XX省XX县红星玻璃钢厂一九八三年六月向各地函称：本厂采用玻璃钢材料制作中华人民共和国国徽，自去年生产直径为六十七厘米的国徽以来，已有二十五个省、市、自治区数百个单位订货。 还根据一些单位的需要，试生产了直径一米的国徽，欢迎订购等等。
国徽，是中华人民共和国的象征，国徽的制发是一件非常严肃的事件。前中央人民政府办公厅和国务院办公厅都曾规定，县以上各级人民政府悬挂的国徽由中央人民政府、国务院统一制发，并对悬挂国徽的机关和各级政府悬挂的国徽尺寸作了具体规定。XX省XX县红星玻璃钢厂未经授权，自定规格，擅自制作和出售国徽是错误的。请XX省人民政府办公厅立即制止，对已售出和制出的不符合规格的国徽应当全部销毁。
各省、自治区、直辖市人民政府办公厅要认真检查一下本地区有关类似情况，一经发现，应立即纠正。
国务院办公厅
一九八三年三月三十日
3、情况性通报------传达重要精神或者情况。
例如：《国家经委、国家统计局关于一九八二年第一季度主要经济效果、经济指标情况的通报》。
（三）结构：
1、标题一般为全结构，有的可简化。
2、正文一般为四部分组成，视情况形成自然段。
3、结尾可用特定用语，或不用。
（四）写作要点：
1、表彰性通报和批评性通报的正文内容，一般包括四部分：
（1）主要事实。简要交待事情的背景、起因、经过、情节、表现。取材要有典型性、代表性，要抓住事物的本质，集中说明通报的主题，详略得当，切不可“记流水帐”。表彰性通报要突出模范事迹；批评性通报要指出主要错误事实。总之，应生动感人，使读者看到活生生的事例。
（2）分析事例的教育意义。表彰性通报，需要分析先进事迹的主要精神和意义；批评性通报，需要分析产生错误的主观、客观原因和教训。
（3）作出决定。给予当事人奖励或者处分。
（4）结尾。表彰性通报一般要提出号召和具体要求；批评性通报一般要指出今后防止和杜绝类似事件发生的主要措施和要求等。
2、情况性通报正文的内容一般包括两部分：
（1）开头部分说明情况。
（2）后部分提出应该注意的问题和要求。
3、写作通报时，要注意四点：
（1）要适时。通报时间性强，应抓住时机，及时撰写。如果时过境迁，就可能失去指导和教育意义。
（2）要典型。通报内容必须是经过选择的典型事件。表彰的事例要有感召力和鼓舞作用；批评错误的通报要有警诫作用。
（3）要实事求是。对材料要反复核实，切不可夸大或歪曲事实、推论或者虚构情节。否则会适得其反，失去推动和指导作用。
（4）简炼平实。文笔要简炼、生动、平实无华。
（五）行文：下行。
三、报告
（一）用途：
1、向上级机关汇报工作，反映情况，陈述意见，提出建议。
2、答复上级机关的询问和交办事项的处理结果。
3、向上级机关报送文件、物件。
（二）分类：
1、工作报告-------用于总结工作经验，汇报工作进展情况或提出今后工作意见的报告。
2、情况报告-------用于反映情况，陈述意见，说明理由的报告。
3、答复报告-------用于答复上级机关询问的报告。
4、报送报告------用于向上级机关报送文件或物件时使用的报告。
以上四类报告，是按内容来分的。其实这些报告，都可算作工作报告，分类也只是相对而言。常用的报告，主要有工作报告和情况报告。
例文一：（汇报性报告）
关于落实XX省第XX次常务会议精神的情况报告
省政府：
按照省政府第XX次常务会议精神，我市就原省XX农业高新技术园区（以下简称省园区）与XX农业高新区（以下简称高新区）进行资源整合工作进行了认真研究，召开了专题会议。我市认为，把高新区和省园区进行资源整合，将省园区并入高新区，并将新园区升格为省级开发区，实行属地化管理，对有效发挥省园区内科技优势，加速科技成果转化进程，提高全省农业和农产品的科技含量，加速培育区域经济增长点等方面具有重要意义，是加快高新区实现可持续健康、快速发展的重大战略举措。现将有关情况报告如下：
一、建立工作机构，加强组织领导。我市成立以副市长XXX为组长，相关部门为成员单位的合并工作领导小组，全面负责省园区并入高新区的组织协调工作；领导小组办公室设在高新区。
二、搞好前期调查。……
三、重新调整行政区划。……
四、继续加大投入和扶持力度，进一步改善新园区的基础设施和生态环境。……
五、牢固树立市场意识、严格按市场经济规律办事。……
六、积极配合省政府有关部门将新园区申报为国家级开发区和科技园区工作，努力争取国家各种政策支持。
特此报告。
XX市人民政府
二0 0三年X月X日
例文二：（建议性报告）
关于坚决压缩和严格控制社会集团购买力的报告
国务院：
近几年，由于“四人帮”反党集团的干扰破坏，许多地区和单位，财经纪律松弛，管理制度混乱，以致非生产性开支增加过多。许多单位讲排场、摆阔气、请客送礼、铺张浪费，资产阶级作风有所滋长。1976年全国社会集团购买力已经达到XXX亿元，比1970年增加一倍以上。社会集团购买力的大幅增长，严重地浪费了国家资金，加剧了市场商品供应的压力；同时，随意挥霍浪费也是破坏党的艰苦朴素的优良传统的大问题。
1997年必须在深揭狠批“四人帮”的基础上，认真贯彻执行毛泽东同志勤俭建国的方针，大力提倡节约，反对铺张浪费，把社会集团购买力坚决压缩下来。必须在政治挂帅，加强思想教育的同时，采取有效措施，把社会集团购买力总额控制在XX亿元到XXX亿元以内，比去年压缩X％到X％。
关于控制措施，我们意见：
一、一切机关、团体、部队、企业、事业单位，购买各种非生产性商品，一律实行核定限额，发给购买证，或者所购物品已经超过限额的，一律不予供应。
二、一切机关、团体、部队、企业、事业单位购买高级消费品和市场紧缺商品，继续实行限制供应的办法，严格进行审查。除特殊需要者外，一律不批、不供。
三、一切单位买卖非生产性商品的开支，要定期向本单位群众公布，接受群众监督和检查。我们相信，只要在各级党委领导下……，充分发动和依靠群众，认真执行上述办法，抓紧抓好，一定会做出成效，社会集团购买力一定能够压缩下来。
以上报告如无不当，请批转各地区、各部门执行。
国家计委              财政部
商业部                供销总社
一九七七年X月X日
例文三：（答复性报告）
关于治理XX河水质污染问题的报告
XX省人民政府：
省政府转来XXX委员会提出的关于XX河水污染状况的报告，经市政府研究，对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下：（以下略）
XX市人民政府
一九八八年X月X日
例文四：（报送性报告）
关于报送1999年对外经贸工作总结的报告
省政府：
根据省直机关负责人会议的布置，我们对全省1999年对外经贸工作进行了认真总结，现将《1999年对外经贸工作总结》呈上，请审阅。
XX省对外经贸委员会
一九九九年十二月十日
（三）结构：
1、标题一般都省去发文机关，只写事由和文种。
2、如果是特殊的报告，如“紧急报告”、“检讨报告”、“事故报告”等，可在标题中注明，以引起收文机关注意，便于按要求及时处理。
3、结尾有特定用语。
（四）写作要点：
1、报告的正文一般由三部分组成（三段式结构）。
（1）开头部分。简要说明报告的原因和目的。做到集中概括，开门见山，切忌转弯抹角，不着边际。如主体部分是条文式，用“现将有关情况报告如下”之类的承启用语领起报告的具体内容。
（2）主体部分。写报告的具体事项、做法和效果等。多采用条文式的方法写作。注意目的性、针对性、简明性。
（3）结尾。常用“特此报告”、“以上报告妥否，请指示”、“以上报告妥否，请审阅或请审处”等语。以上特定结语均不对上级机关带有要求性。如需上级机关批转的工作建议性报告，一般用“以上报告如无不妥，请批转XXX遵照执行或参照执行或研究执行”等作结语。
2、报告的内容要重点突击，条理清楚，不作详细叙述。
3、情况、问题要真实准确，事实、数据要可靠无误。
（五）行文：上行。
四、请示
（一）用途：向上级机关请求指示、批准。
（二）结构：
1、标题一般省略发文机关，只写事由和文种。
2、结尾有要求性的特定用语。
例文一：（请求批示）
关于对XX河大堤局部段进行拆改建设的请示
省人民政府：
为更好地解决XX河城市段与XX大街、XX街两洞口防汛问题，根据《关于修建XX大街和XX街洞口防洪应急度汛工程的复函》精神，我市按照300年一遇防洪标准，在两洞口分上、下游建设永久性防洪应急度汛工程。目前，该工程已经开工建设，预计5月中旬完工。今后XX河城市段北堤局部段的防洪任务将由该工程承担，取代XX路桩号XXXX至XXXX段XX河大堤原有的防洪作用。我市拟结合XX大街改造工程，将此段XX河大堤拆改；同时将XX大街由原来的下穿XX路改为上跨XX路。这样，既可以满足防洪度汛需要，又可缓解我市交通紧张状况，更好地体现大部市的雄伟气势，提升城市形象。
以上请示妥否，请批复。
附件：XX市XX大街南出口改造工程施工设计图
XX市人民政府
二0 0三年X月X日
例文二：（请求批准）
关于启封“北京”212汽车的请示
市计委：
我所共有小汽车4辆，1981年按当时编制规定封存“北京”212小汽车一辆。今年以来，我所建立了技术开发服务部。为了适应工作需要，现拟将封存的一辆“北京”212小汽车启封使用。
妥否，请批复。
XX市XX科研所
一九八二年X月X日
（三）写作要点：
1、请示的正文，一般分三部分（三段式结构）。
（1）开头部分。写明请示问题的原因和理由。
（2）主体部分。提出请示事项，并提出对问题的看法或处理意见。
（3）结尾。以表明目的的请求语作结。一般用“以上请示妥否，请批复”、“以上请示妥否，即请批复”、“妥否，请批复”、“当否，请示”等结语。如属批转性请示，则用“以上请示如无不妥，请批转XX遵照执行”作结。
2、请示内容只能一文一事，切忌一文数事，以免机关之间、部门之间涉事牵扯，误时误事。
3、请示事项中如有涉及其他机关或有关部门的工作问题，应预先征询这些机关或部门的意见，并在请示正文中将征得的意见予以说明。
（四）行文：上行。请示只能有一个主送机关。即使受双重领导的机关也只能主送一个主管请示事项的上级机关，不能多头主送，以防止受文机关之间推诿、扯皮。如需有关的其他上级机关了解，可以抄报。但一般不能平抄，绝不可下发。
（五）报告与请示的异同。
报告与请示，同属上行文，有相似之处，更有明显的区别，不能混同使用。如果把“请示”写成“报告”或“请示报告”都是不正确的。它们的相同点和不同点主要表现在：
（1）基本结构相同。
1、格式相同   （2）只有一个主送机关。
相同点                  （3）结尾有特定用语。
2、行文方向相同，都属上行文。
请示必须在工作前行文。
1、                                                                                                                                          行文时间不同
除建议性报告在工作前行文外，
其他报告都在工作后或工作中行文。
请示需上级机关审核批复。
不同点      2、行文目的不同
报告只需上级机关了解情况，掌握
动向，无须答复。
请示只能上报，一般不平抄，
决不可下发。
3、行文范围不同
报告除上报外，有的可平抄、下发。
五、批复
（一）用途：答复下级机关的请示事项。
（二）结构：
1、标题为全结构。一般不用省略式标题。
2、正文中的情况、理由部分可略，因原请示中已有。
3、结尾有特定用语，也可不用。
例文：
X  X  市 人 民 政 府
关于同意实施清洁能源行动规划的批复
市环保局：
你局2003年X月X日《关于实施XX市清洁能源行动规划的请示》（X环局〔2003〕X号）收悉，经市政府研究，同意实施《XX市清洁能源行动规划》。
你局要按照国家环保总局的要求认真组织实施，并与有关部门密切配合，力争到2005 年，使我市的环境空气质量得到明显改善，达到国家二级标准，为我市重塑工业重镇和历史古城的新形象，加速向现代化城市迈进做出贡献。
XX市人民政府
二0 0三年X月X日
（一）写作要点：
1、正文开头，要引叙来文机关代称、来文时间、来文标题和来文字号，有的也可只引叙其中某两部分或三部分，以此作为批复的依据和原因。
2、正文主体，即批复的内容，应当针对来文提出的问题和要求，逐一明确答复同意或不同意，不能模棱两可。如果不同意，应简单说明理由。如果部分同意，部分不同意，则应对不同意的部分简要说明理由或提出具体处理办法。
3、结尾用“特此批复”、“此复”等作结语，也可不用。
4、写作批复应注意以下几点：
（1）标题要准确，答复事项要符合政策、法规。
（2）正文要有“引叙”，批复内容应力求简明、扼要，注意排中律。
（3）迅速及时。按办文时限尽快回复，一时答复不了的问题，要按办文规定向请示机关说明原因，不得随意压案。
（四）行文：下行。批复只能主送请示机关。必要时，可抄送有关单位。
六、函
函，包括公函和便函，这里专指公函。
（一）     用途：
1、机关之间商洽工作。如联系某些工作，商调人员等。多用于平行机关或不相隶属机关。
2、机关之间询问和答复问题。上行、下行、平行都可以，但主要适用于平行机关和不相隶属机关。对于上行所询问的事项和下行所答复的事项，仅限于事务性或事项性问题，如属重要事项，应用请示和批复。
3、请求批准和答复审批事项。只适用于平行机关和不相隶属机关。
（二）分类：
1、从函的格式分：
（1）公函，或称函。其格式完整，有公文版头，发文字号，标题等，并盖机关印章，属正式公文。
（2）便函。不属于正式公文，无完整的公文格式，其作者既可以是法定的机关，也可以是机关内部的职能部门。
2、从函的行文方向分：
（1）发函        主动向其他机关发出的函。
（2）复函     针对来函答复相应商请发出的函。
（三）结构：
1、标题可全结构，也可省略发文机关。
2、正文三段式结构。如果内容简短，可一气呵成，不必分段。
3、结尾一般都有表明目的和要求的特定用语，也可不用。
例文一：（发函）
关于商请共同主办2003年
XXX高新技术及产品博览会的函
省科技厅：
为充分发挥我市区位优势，进一步加强我市与XX、XX、XX等发达国家在高新技术领域的技术交流和科技成果的转化，促进地区间的国际科技与经贸合作，实现优势互补，共同发展，我市拟于2003年X月X日至X日在XX科技馆举办“2003年XXX高新技术及产品博览会”。本次博览会拟设展位400个，展览面积为12000平方米。
为加大本次博览会的组织力度，扩大展会影响，使更多的国外高新技术企业项目落户XX，特商请贵厅与我市政府共同主办此次博览会，望给予支持。
可否，即请复函。
附件：2003年XXX高新技术及产品博览会实施方案
X X市人民政府
二0 0三年X月X日
例文二：（复函）
关于公开发布天气预报有关问题的复函
中国气象局：
你局《关于加强发布公众天气预报归口管理的报告》（XX发〔19XX〕XX号）收悉。经国务院同意，现将有关问题函复如下：
一、为保证向社会公开发布天气预报和灾害性天气预报的准确性，更好地为国民经济建设和保障人民生命财产安全服务……。
二、其他部门所属的气象台（站）或机构，只负责向本部门发布专业天气预报。
三、通过广播、电视、报刊、电话等手段向社会公开发布的天气预报和灾害性天气预报，一定要利用气象部门提供的适时气象信息。
国务院办公厅
一九XX年X月X日
（四）写作要点：
1、公函篇幅短小，一般不分段，但正文仍是三段式结构。
（1）开头说明发函的原因；如属复函要引叙来函单位代称、日期、标题和文号，也可引叙其中某些部分，作为复函的依据。
（2）中间说明联系、商洽的问题和意见；复函要针对来函提出的问题和要求，一一答复对方。
（3）结尾以特定用语作结。要求对方答复的发函用“请复函”、“即请复函”等；不要求对方答复的发函用“特此函告”、“特此函达”等；复函用“特此函复”等语。
2、公函在机关之间一般不具有指挥和指示作用，但上级机关下发的公函在业务上有指导作用。
3、写作要专一集中，简短通畅，无须过多议论，应直陈其事。
4、语言要朴实、礼貌、尊重对方。同时也要革除过于卑谦的客套话，例如“钧部”、“敝局”、“鄙人”等一类称呼。
（五）行文：平行。有时也可下行、上行。
中编   公文处理
第六章  公文处理程序
一、公文处理程序总述
公文处理程序是指公文在一个机关内部运转处理所安排的一系列工作环节。
公文处理程序的各个工作环节之间前后衔接，环环相扣，构成公文处理的整个流程。
公文处理程序反映了机关的职权范围和公文的生效性，也反映了公文生效的必备程序和相应的手续制度。
由于每份公文的作用和要求不同，各类机关的规模、工作性质和公文的数量也有所不同，因此不同的机关、不同的公文的处理程序是不尽相同的。但总的说，党政机关、社会团体、企事业单位的公文处理工作具有共同的规律，并必须统一按有关的规定执行，所以，他们的公文处理程序又是基本相同的。
公文处理程序通常分为收文和发文两种处理程序：
（一）收文处理程序。包括：
签收      启封      登记    分送     拟办    批办
承办     催办    注办    立卷       归档
清退
注意：要复文或者要向外转发的公文，自承办环节起，又进入发文处理程序。
（二）发文处理程序。包括：
拟稿（代拟）    审核     签发（会签）    缮印    校对
盖印     登记     注发     装封    分发（传递）
立卷     归档
二、公文处理程序分述
（一）收文处理程序：
1、签收
（1）设立公文交换站------适用于本埠。
方式：  （2）直送收文机关------机要交通员送达，
多属本埠的机密件、急件。
（3）通过邮局、机要通讯局送来------外埠来文。
随着办公自动化的实现，电子公文逐步推行，不少普通公文已实现了网上交换。对于秘密公文，仍须纸质公文传递并严格按保密规定执行。
注意事项：清点件数是否无错；检查来文机关名称是否准确；检查机要文件的封口是否严密。准确无误后方可签收。如属急件，签收时要注明日、时、分。
2、启封（外收发人员不能启封）
内收发（机要员）进行拆封、清点。除署名的函件不能拆封外，所有的函件，包括“负责人收”的函件，一律由内收发拆封。署名的函件，由署名人拆封，如属公文，仍应交内收发登记。函件取出文件后，要仔细检查信皮和文件袋内部，不要遗漏零散文件在内。
3、登记（外收发只能登记函件封皮上的内容，不能拆封，这里是指内收发登记）
（1）簿册式登记------采用事先装订成册的登记本。
方式  （2）卡片式登记-------采用单张卡片一卡一文登记。
（3）联单式登记------采用一次复写2联单或3联单登记。
收文登记簿（内收发用）参考式样
编
号
收到
月日
来 文
机 关
文  件
标  题
发文
字号
密
级
附件
份
数
承办
单位
签收
文书处理       号
备注
卡片式、联单式收文登记参考式样
收到日 期
收文编 号
来 文
机 关
附  件
发 文
字 号
密 级
份 数
文  书
处理号
标题：
承办单位：                  处理情况：
签收：                      备注：
公文登记后，即在公文首页右上角加盖收文印章（见样式一）和在首页上贴公文处理单（见样式二），然后分送办公室拟办。
样式一：
收
X X X局办公室
X办收省字8 2/3 号
文
2 0   年  月   日
1、收文印章的填写。如：
“省”，则代表省政府文件；
“8”代表收文顺序号，
2/3表明此文共有3份，这份是其中的第2份。∕∕
2、公文处理单中“来文编号”栏的填写，应与收文印章中的编号相一致。
样式二：   XX局公文处理单
一卜厂了七小入
来  文
机  关
来 文编 号
来  文
标  题
批  示
意  见
拟  办
意  见
办  理
结  果
登记要从实际出发，严格手续，防止漏登、错登；要注意简化手续，避免繁琐。
公文登记的作用，主要有四方面：
一是便于管理和保护文件，防止积压和丢失。
二是便于检索（查找）和检查文件。
三是便于文件的统计和催办工作。
四是作为核对和交接文件的凭据。
4、分送
分送是内收发对文件登记后，分送有关领导拟办（办公室主任或文字秘书）、批办（机关负责人）。分送中，文件不能横传。要求快速传递，防止错漏。
5、拟办
所谓拟办，就是简明写出对文件的处理意见和理由，并署明拟办人的姓名和拟办日期。拟办意见签写在公文处理单的拟办栏内。
一般的机关，拟办意见由办公室主任或文字秘书办理。此环节是对收文提出初步处理意见，供有关领导审核决定，有助于节省领导的时间和精力，使文件及时得到妥善处理。
拟办工作要及时、准确，不能马虎、草率。
6、批办
指机关领导人就某份文件应如何办理所作的批示意见。
批办一般要写出处理意见，指明承办部门（人），主办部门（人），限定承办时间，并签署姓名和日期。
批办工作，一方面反映了批办人的职权；另一方面是为了实现机关的工作职能。
批办意见要尽可能明确具体，不能只画圈，不表态。批示的文字应当尽量写在批办栏内，以保持公文页面的整洁。忌用圆珠笔、铅笔。
7、承办
指对工作任务的执行和对业务问题的具体办理。
处理承办事项，如属全局性的问题，一般由办公室牵头办理；如属业务性的问题，应由分管这项工作的业务部门办理；涉及几个部门的问题，应由某个部门牵头（主办），其他部门协同办理。
承办文件应注意以下几点：
（1）需要复文的，既要对来文事项进行处理，也要为机关代拟复文稿。
（2）文件办结后，应将办理结果简要记载于公文处理单的办理结果栏内（如属阅件，无须记载）。
（3）承办文件，要按轻重缓急，依照办文时限规定，有条不紊地处理。为防止忙乱中误压文件，最好将已办文件和待办文件、急件和平件分卷存放。
8、催办
指对需要办复的文件，按照办理时限，对承办人及时给予提醒和督促，以防止拖拉迟缓，误时误事。催办工作分为两个方面：
一是对本机关处理的收文进行提醒、督促，叫内催办。由本机关的文书工作人员负责。
二是对本机关向下级机关发出的文件，向其催询办复情况，叫外催办。由承办部门（人）负责。外催办可采用电话、发函、发催办单等方式。
催办是公文处理工作中的一项重要制度，对提高机关工作效率有一定的保证作用。
9、注办
在“公文处理单”的办理结果栏注明“办件”的办理情况和处理结果，以备日后查考。
清退------重要的、机密性强的公文，办理完毕后，一般在次年3～6月清退回指定的发文机关，以保证党和国家机密安全。
10、
立卷、归档------是保存公文的一种方法，即将已经办理完毕的文件，组合成一个个案卷，便于日后检索和利用。它是公文运转处理的终点与归宿。
（二）发文处理程序
1、拟稿（包括代拟）
指公文的起草工作。拟稿包括两种形式：
一是主动创稿，即发文机关根据工作需要和实际，主动撰写文稿。
二是回复撰稿，即为了回复来文机关而撰稿。这里，复文的拟稿环节是从收文处理程序中的承办环节开始的。
什么叫代拟？即：在一个机关内，职能部门代本机关起草文稿或者在同一系统内，下级机关为上级机关代起草文稿，称代拟。
2、审核
指文稿在送领导人最后审批签发前，对公文内容、体式等做全面检查修正工作。
审核这一环节，通常由部门负责人以及办公室富有工作经验、文字水平较高的文秘人员（包括办公室负责人）负责，又叫“把关”。
审核“把关”工作，注意做好“六查”：
一查有无矛盾抵触。即有无同党和国家方针、政策以及法律、法规、规章相抵触的；有无同本机关前文相矛盾的。
二查政策界限。草拟的公文内容，现实与可能情况如何，允许和不允许的界限是否清楚、交待明确？有无太笼统、太死板、太琐碎的地方等，以免收文机关在理解或执行中发生困难和偏差。
三查措施落实。文搞中的措施是否切实可行，依据是否充分等。
四查文书处理程序。如：发文名义是否合体，是否需提交会议讨论或需经有关机关会签等。
五查文字表述。文字是否通畅、简练、合乎语法逻辑，有无文字错漏，标点不当，数字前后不一等情况。
六查公文体式。文种是否准确，标题是否简明，主送与抄送机关以及密级、紧急时限是否妥贴等。
3、签发（包括会签）
是机关领导人对文稿的最后审核批准，是发文处理程序的关键环节。
签发是机关领导人行使职权的一种表现，同时也代表所在机关对公文内容负责。公文一经签发，就标志这份公文开始生效。因此，签发公文时，既不能越权签发，也不能盲目签发。应注意以下几点：
（1）公文内容涉及综合性的、全局性的，由机关正职领导人签发；公文内容属于某一专门性的，可由分管这项工作的副职领导人签发。
（2）对某些特别重要的公文，应由几位领导人共同签署或一定的会议通过，最后由主要负责人签发。
（3）几个机关联合发文要会签，并以最后一个机关领导人签署的日期为这份公文的生效期。
（4）签发公文时，要写姓名全称，注明年月日。不能只写姓不写名，或只写名不写姓，或不落日期等。
（5）应使用钢笔、毛笔或签字笔，忌用圆珠笔、铅笔签文。
4、缮印
是根据定稿（标准稿）制成公文正本的工作环节，代表本机关的意见对外传达，发生效力。
要求：符合公文格式，字迹工整清晰，页面美观大方，装订整齐牢固，便于阅读、处理和保管。
5、校对（在实际工作中与缮印交叉进行）
校对工作是使文本准确传达定稿内容的保证，必须认真细致，消灭错漏。
校对工作责任重大，有时一字之差可导致重大失误。因此古人把文稿中的错漏视若寇仇，称校对为校雠（仇）。所以在校对工作中，一定要一丝不苟，一字不苟，连一个标点都不要放过。
校对主要方式有：
一唱一校（一般文件）； 两唱一校（重要文件）； 两唱两校（特别重要文件）。
机关如无专职校对人员，校对工作应由承办部门负责。如有专职校对员，若发现文稿中的疑问，应询问承办人，不要擅自改动，以防止改错。校对文稿要使标准的校对符号。
为增强责任心，应建立校对登记制度，以明确责任。
6、盖印
印章是代表机关职权的一种凭证和标志。印章由专人负责保管、使用，重要文件要实行监印制度。
盖印的要求，在“第四章 公文的格式与稿本的‘印章’中”已经讲述。
7、登记
公文盖印后要按发文登记簿的栏目一一填写登记。
发文登记簿参考式样
顺序号
发文
月日
发往
机关
文   件
标   题
发文
字号
密
级
附
件
份
数
承 办
单 位
文书处理号
备     注
8、注发
承办人对发文处理结果做简要记录，以备查考。如：公文发出的日期、方向、份数等。
9、装封（分装）
装封是一项细致的工作，不能疏忽大意，否则会误时误事，给工作带来损失和危害。如：空信封旅行、错装文件、张冠李戴等。装封注意事项：
（1）分装信封上要写清楚机关名称和地址、邮政编码。
（2）按文件份数分装，随分随检查。封口时再作一次检查。
（3）分装数量大，做好组织工作，可采用流水作业。
（4）机要文件要盖封口印章，封口条干后方可发出。
（5）重要公文忌用翻信封和订书钉封口。
10、分发（传递）
分发是发文处理程序的最终环节，其对外传递的方式与收文处理程序中的“签收”环节相衔接。
11、立卷、归档
立卷归档是发文处理的最后程序，就是将公文定稿和存本立卷后，再移交档案室按挡案管理要求归档。由于这项工作比较复杂，将在第七章中专门叙述。
第七章  文件的立卷归档
一、文件立卷归档的意义
文件立卷归档是整理与保管文件的一种方法。即将已经办理完毕的文件、资料经过系统整理，进行归档保存，既能真实反映法定机关与组织职能活动的整体面貌，又能方便日后的查找和利用，更能为历史研究、科学研究服务奠定基础。
二、立卷归档的改革
（一）立卷归档工作经历了一个曲折的过程。
20世纪50年代初，立卷的方式是“应在保持文件联系的原则下，按照文件的名称、问题、作者等特征进行立卷”；
60年代初，变为“归档文件材料应该按照它们自然形成的规律，保持它们的历史联系分类立卷，使案卷正确反映机关的各项工作活动”；
80年代初至2000年底，立卷归档工作的基本要求是“保持文件之间的历史联系，区分价值，便于保管和利用”。
这些方法，主要是学习前苏联的档案工作经验，即采取“六个特征”的立卷方法。
这六个特征是：问题特征、名称特征、时间特征、作者特征、通讯者特征和地区特征（地理特征）。所谓“六个特征”，就是以一个特征为主，结合其他特征进行立卷。最主要的是以问题特征为主，结合作者、名称特征进行立卷，这是运用最广泛的一种方式。
灵活运用“六个特征”的立卷方法，无疑是与我国当时的社会生产力和科技发展状况相适应的。因为当时受物质和技术条件的限制，使手工检索成为惟一可行的途径，也使得归档文件必然走上分类组合，逐级检索的道路。
但是，随着党的工作重心由阶级斗争转变为经济建设，挡案工作也开始由封闭型向开放型，由被动服务向主动服务转变。因此，原来立卷归档方法的繁琐、复杂、主观随意性大，难于把握案卷质量以及文书档案人员工作负担沉重的问题必须改变，立卷归档工作的改革势在必行。
（二）改革的原则和意义
1、改革的原则：
八个字，即“简化整理，深化检索”。随着机关单位办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地运用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，为立卷改革提供了新的方向和可能。因此，2001年1月1日，国家挡案局正式发布实施了《归档文件整理规则》，大大简化了文书立卷归档的方法。
2、改革的意义：
（1）缓解了机关档案工作的压力。
（2）节省了机关的财力物力。如“立小卷”，往往形成“一柜子档案半柜子皮”，以及裁边机、打孔机。如果操作不当，直接会破坏挡案的原貌。
（3）理顺了机关档案工作的职能。改革后的《规则》推行文件级管理，取消了案卷，而以“件”为保管单位，减少和克服了“小卷”，节省了资金，节约了空间，而且方便了检索、复制，完善了利用服务。
3、简化的具体内容：
以“简化整理，深化检索”为宗旨，改“立卷”整理为“文件”级整理。主要有以下不同：
（1）取消案卷，采取装盒形式，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。
（2）界定“件”的概念时，规定：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；报表、名册、图册（如红线图）等一册（本）为一件；重要的收文每件为一件。
（3）装订以“件”为单位进行，不再以整卷装订。对装订材料不做统一规定，但要符合档案保护要求，也不限于“三孔一线”。
（4）分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分层次。
（5）排列方法强调按事由（问题）、时间、重要程度作参考因素，可根据实际情况选用。
（6）归档章的位置不限于首页空白右上角，首页空白处皆可。同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。
归档章式样：
（全宗号）
（年度）
（室编
件号）
（机构
或问题）
（保管
期限）
（馆编
件号）
注：全宗号由档案馆定，如：22。 未定的可不填写；馆编号不填写，由档案馆编写；机构、问题选其一。
（“式样”中括号内加注的提示文字，只是用以说明各编号项目在归档章中的位置，实际制作归档章时无须刻出，以减小归档章的大小，节省归档章占用的空间。）
（7）取消案卷和卷内文件两级目录，只编以“件”为单位归档文件目录（如样页）。
归 档 文 件 目 录
件号
责任者
文号
题        名
日 期
页数
备注
1
四川省档案馆
川档函〔2001〕           55号
关于召开全省档案统计工作会议的通知
20011113
2
（8）无需编页号，目录改设“页数”项。
（9）归档文件直接装盒保管。
（10）无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写挡案盒盒脊。
（11）挡案盒项目设置有很大变化。封面只设“全宗名称（机关名称）”项。取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”项。
档案盒封面式样：                档案盒脊式样：
（全宗名称）
全宗号
年  度
1985
保管期限
永久
机构（问题）办公室
起止件号
室21---50
馆
盒 号
三、机关单位文件材料归档范围
（一）应归档的上级机关文件材料
1、上级机关召开的需要贯彻执行的重要文件材料；
2、上级机关颁发的属于本机关单位主管业务并要求贯彻执行的法规性文件；
3、重要领导人、人民代表视察本单位时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等；
4、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。
（二）应归档的本单位文件材料
1、本单位各种重要会议全套文件，以及各种音像材料；
2、本单位制发的（包括联合行文）各种正式文件的正本和定稿；
3、本单位的请示与上级机关的复文；下级机关的请示与本单位的复文；
4、本单位及其内部职能部门活动形成的工作计划、工作总结、报告；
5、反映本单位业务活动和科学技术管理、质量管理的专业文件材料；
6、本单位的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片）；
7、本单位形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（用专用档案盒）
8、本单位各部门在工作活动中形成的重要文件材料；
9、内容重要的人民来信、来访材料、电报、电话记录；
10、本单位经批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料、红线图、图纸等，本单位的科研、生产、建设项目的科技文件材料；
11、本单位成立、合并、撤销、更名、启用印章及人员编制等文件材料；
12、本单位制定的工作条例（规则）、章程、制度等文件材料；
13、本单位（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本单位重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、音像等文件材料；
14、本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职称评定、聘任；党员、团员、干部、工人名册、报表；纪律检查、治安保卫以及员工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；
15、本单位办理干部、员工的转移工资、行政关系，党、团、工会组织介绍信及存根；
16、本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
17、本单位编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿和样本；
18、本单位与有关单位签定的各种协议、合同以及其他经济类文书、文件材料等；
19、本单位与外国签订的条约、协议书、协定、合同、换本（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察报告、考察总结、重要简报、会议记录、电话记录、音像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作往来文件材料等；
20、各种普查工作中形成的文件材料。
（二）不归档文件材料范围
1、上级机关任免、奖惩非本单位人员的文件，普发性供参阅不办理的文件材料；
2、上级机关发来供工作参考的抄件；
3、上级机关征求意见的未定稿文件材料。
4、本单位的重份文件材料；
5、无参考价值的事务性、临时性文件；
6、本单位未经领导签发的定稿文件材料及电报稿等；
7、无特殊保存的人民来信、介绍信以及单位内部相互抄送的文件材料；
8、以参考为目的从各方收集的文件材料。
四、档案保管期的划分
文件档案保管期限分为永久、长期、短期3种。
（一）永久（50年以上，代码：Y）
总的讲，凡是反映本机关、本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、本单位以及国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。如：本单位重要会议材料；本单位制发的重要文件、材料；本单位年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表、统计资料；机构演变，领导人的任免、变更等文件材料；省级以上劳模、先进生产（工作）者的文件材料；重大问题处分材料；职工、党员名册；土地边界文件材料；有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书；财务帐本、凭证，审计文件材料；重要的生产、科技资料文件；有省级以上领导人批示的重要人民来信；上级机关视察本单位形成的重要文件及音像材料等；外事活动中形成的重要文件材料。
（二）长期（16—50年，代码：C）
凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。如：本机关一般业务性的文件材料；半年的、季度的工作总结、一般专题总结、报告；内部机构负责人的任免材料；地县级以下劳模、先进工作者文件材料；干部、员工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料；职工调动的行政、工资、组织关系介绍信及存根；财产、物资、档案、技术资料交接凭证；有较长时效的合同、协议、协定等；外事活动中形成的一般性文件；上下级机关送来的重要文件材料。
（三）短期（15年以下，代码：D）
凡在较短时间内对本机关、本单位有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。如：一般性会议文件材料、简报；一般性统计报表；与有关单位签定的只具短期时效的合同、协定、协议书等。
五、文件归档的组织工作
文件归档整理的组织工作，应根据本机关、本单位的具体情况而定。一般有3种形式：
（一）集中式。
适用于小机关、小单位，即由文书处理部门（办公室、秘书处或科）统一集中整理归档。
（二）分散式。
适用于大中型机关或单位。即：由各职能部门和业务部门分别立卷归档，文书部门进行指导。其优点是各部门熟悉工作、业务情况，有利于档案的内在联系，便于分类组卷、编目。
（三）集中与分散结合式（混合式）。
适用于中型机关或单位。具体做法是：行政、综合性文件集中在办公室或秘书部门；对业务性的文件资料由各职能部门、业务部门在挡案人员指导下，分别自行整理后，向挡案室归档。
无论采用哪种方式，每个部门一般应确定一名文件整理归档的专职或兼职的内勤人员，搞好平时的立卷和年终归档工作。
六、归档文件的分类
归档文件的分类，是指全宗（单位）内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
对归档文件进行合理分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及排架管理都有着重要的意义。
（一）分类方法
归档文件分类方法很多，但最重要的是以年度、机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。因为这3种分类方法使用率最高。但要注意，机构和问题不能同时使用。
1、年度分类法。
年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。这是运用得最广泛的分类方法，因为这样类目设置标准清楚、明确。
这里有几个问题需要注意：
（1）取消了原来按针对年度归档的做法，统一规定为成文年度。如：2000年形成的《2000—2005年工作规划》，应归入2000年度；2003年形成的《2002年工作总结》，归入2003年度。
（2）跨年度事项形成的文件，归入办结年度。如：跨年度的会议文件、跨年度的案件文件、跨年度的请示与批复等。
（3）几份文件作为一件时，应以排列在前的文件日期为准。如：正本与定稿、正文与附件、转发与被转发、来文与复文、复文与来文，均以前者形成的时间归类。
2、机构分类法。
采用机构分类法，能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌，集中反映某一方面工作内容的文件，便于档案的查找利用。
如：办公室、财务处、人事处、宣教处等，按机构设置一个类，机构名称就是类名。在进入档案室的上架排列上，一般是领导机构在最前面，依次是综合机构，各业务部门，后勤部门等。
3、问题分类法。
即按照文件内容所说明的问题对归档文件的分类，就是以前用得最多的“问题特征”。现在虽然用得很少，但有的仍然要用到。
如：机关单位中某一中心任务或主要活动；企业GMP认证；大型会议；企业生产线项目；某次重要的外事活动等等。
注意：机构与问题不能同时使用，二者只能取其一。
4、保管期限分类法。
即按永久（50年以上）、长期（16—50年）、短期（15年以下）分类。分类标准前面已经讲过。
（二）复式分类法与分类方案
在机关单位档案室的实际工作中，单纯采取时间、机构或者问题、保管期限的分类方法几乎是不可能的。实际工作中是将几种分类方法结合使用称为复式分类法。也就是以上述年度、保管期限、机构（问题）3种分类方法组成多种复式分类法。
1、年度---机构---保管期限分类法。
即先将归档文件按年度分类；再按机构分类；再分出保管限。例如：
2001年： 办公室……永久（长期、短期）
财务处……永久（长期、短期）
人事处……永久（长期、短期）
……
2002年： 办公室……永久（长期、短期）
财务处……永久（长期、短期）
人事处……永久（长期、短期）
……
2003年： ……
2、年度---问题---保管期限分类法。
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，在再问题下面按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、或文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，或内部机构设置非常简单，以及一些重要的会议或重大的活动和事件等。
此时的分类方案为：
2001：   党群类……永久（长期、短期）
行政类……永久（长期、短期）
业务类……永久（长期、短期）
会议类……永久（长期、短期）
外事类……永久（长期、短期）
……
2002年： 党群类……永久（长期、短期）
行政类……永久（长期、短期）
业务类……永久（长期、短期）
会议类……永久（长期、短期）
外事类……永久（长期、短期）
……
2003年：  ……
3、年度---保管期限分类法。
即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关。
此时分类方案为：
2001年： 永久（长期、短期）
2002年： 永久（长期、短期）
2003年： ……
当然，复合分类的方法还有一些，如：保管期限---年度---机构分类法；机构---年度---保管期限分类法；保管期限---年度---问题分类法；问题---年度---保管期限分类法；保管期限---年度分类法等。根据机关或单位的实际，常用的就是前面所讲的3种。
七、归档文件的编号和装盒
（一）归档文件的编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，为以后查找利用时的实体存取提供条件和方便。
件号：即文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为室编件号；移交进档案馆时，档案文件在全宗中的位置发生变化，此时按照新的排列顺序重新编制的件号，称为馆编件号。
1、室编件号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。以采用“年度---机构---保管期限”进行分类为例，室编件号在同一年度、同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。
例如：办公室2001年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号；长期从“1”开始编一个流水件号；短期从“1”开始编一个流水件号。
简示如下：
2001年、办公室、永久“1……”
2001年、办公室、长期“1……”
2001年、办公室、短期“1……”
其他的分类方案的室编件号同理。
特别要注意的是：同一分类方案中，同一保管期的盒与盒之间的室编件号应连续编排，一年一断号。
2、馆编件号。当档案移交档案馆时，经档案馆鉴定、整理后由档案馆编制。本单位档案室不必填写。
（二）归档文件的装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面和填写盒脊项目等工作内容。
1、装盒要求。
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条文的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应的档案盒中。否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难找回，甚至可能从此成为“死档”。
2、档案盒封面。
档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），下加双横线（样式已在前面讲过）。
3、档案盒盒脊项目。
盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等（样式已在前面讲过）。各项目具体填写要求如下：
（1）全宗号。由同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置，进馆时由档案馆填写。
（2）年度。年度拦内填写盒内文件形成年度，应用公元纪年。
（3）保管期限。保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如：“永久”、“长期”、“短期”。
（4）机构（问题）。机构（问题）栏写分类方案中相应机构（问题）的类目名。
（5）起止件号。起止件号栏中，立档单位只填室编件号，即填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“----”号连接，如“21---50”。馆编件号空置，进馆后由档案馆填写。
（6）盒号。是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时由档案馆要求编制（立档单位空置不填写）。可以每年一断号，也可以4位数为限几年一断号。
4、备考表。
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
备考表样式：
备考表
盒内文件情况说明
整理人：
检查人：
年   月   日
5、归档文件目录的装订。       归档文件目录封面样式：
归档文件目录
全宗名称  X  X  局
年    度   2 0 0 1
保管期限   永 久
机    构  办 公 室
归档文件目录的具体格式，
前面已经讲过。这里再补充一点：即同一立档单位的目录格式应保
持一致，不能随意更改，以保持
美观并便于使用。鉴于目录中不
同条目的内容长度不同，占用的
空间也不同，目录中的行距允许
有所不同。
归档文件目录应单独装订成册并编制封面（如上图），这样既整齐、美观，不易损坏，又便于传递、携带和阅读。目录编制成册的方式可以与分类方案一致，也可以有所不同，可视各单位需要而定，但一般最好与分类方案一致。
下编  其它文书的写作
第八章  准公文（机关事务文书）的写作
第一节             简报的写作
一、什么是简报？
简报是工作情况简要报告的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位用来汇报工作，反映情况、交流经验、沟通信息的一种应用文体。简报应用十分广泛，是各单位、各部门收集信息，交流经验，汇报工作，反映情况的重要手段。
简报这种文体源于建国初期。1955年6月9日，国务院《关于所属各部门工作报告制度的规定》中，要求“各办、外交、计委、建委、民委、侨委，每两周向总理写一次工作简报，明白扼要地报告所掌管范围内重大问题的处理、工作中的重要情况和经验。”这充分说明简报的重要性。从此，简报在全国范围内被普遍使用。
简报不是正式公文，其汇报工作的作用，不能代替公文的“报告”。下级机关需要向上级机关报告的重要工作事项和情况，应当使用公文的“报告”。上级机关对下级机关的简报，可以不表态，只作情况了解。需要表态的，可作出指示性意见。
二、简报的特点
主要有四点：
（一）简。简报的名称已说明它的形式要求简短、明了，所以有人称简报为“千字文”或机关工作的“轻骑兵”，阅读时间一般以在十分钟内为宜。文字要平实无华，不搞艺术描写，理论阐述，感情抒发，只将“怎么回事”写清即可。
（二）新。应写新情况，新问题，新经验，新动向。如果简报只是反映人们早已知道的东西，就失去了简报的作用和意义。
（三）准。即准确无误地反映情况。一是要抓准问题，选择确有价值的、值得重视的情况进行反映；二是材料准确可靠，防止主观臆断或断章取义，失去真实性；三是语言文字要准确，不能似是而非，产生歧义。
（四）快。撰稿要快，传递迅速，不能拖拉。如果时过境迁，就可能失去意义，有的还会误时误事。
三、简报的种类
由于简报的使用范围广泛，分类相应繁杂。简报报头名称没有固定的标识，例如有的称：“简报”、“简讯”、“工作简报”、“情况反映”、“情况简报”、“经验交流”、“动态”、“内部参考”、“工作动态”、“工作通报”、“信息交流”等等。无论报头的名称叫什么，它们均属于简报。一般来说，简报可按以下4条原则划分（从不同角度有多种分法）：
（一）按日期分，有：定期和不定期简报。
按期向上级机关和有关单位发送常规工作的简报，属定期简报。
为配合某一中心工作、重要活动或发生重大事项、突发性事件而写成的没有固定时间的简报，属不定期简报。
（二）按内容分，有：综合性和专题性简报。
综合性简报，如“财贸信息”，定期综合报告商店、市场、消费、价格等方面的情况和信息。
专题性简报，即报告某一项工作或专门事项的简报。如重要活动、事件或专门工作等。
（三）按保密程度分，有：密级简报和无密级简报。
密级简报阅读范围小。密级越高，阅读范围越小，如：内参性简报。因此必须高度重视简报的安全管理。
无密级简报阅读范围大。这类简报虽然无密级，但不等于无密可保，也只能在一定的范围内阅读。
（四）会议简报。
召开重要会议，一般都要出简报，由大会秘书处或会务组组织编发。
四、简报的格式
简报格式的结构分为报头、主体、报尾三大部分。
（一）报头。主要由四部分组成：
1、简报名称。置于首页上端正中，字体及大小根据需要自定，习惯套红。
2、期数。一般以年度为单位编制的简报顺序号，如：第X期，置于简报名称正下方。特殊的，可列为增刊，单独编号。
3、编印单位。排列在红色反线上方左空一字。如：XX市XX局办公室编印。
4、印发日期。排列在红色反线上方右空一字。如：2005年X月X日。
如属密级简报，要在报头的左上角用3号黑体字标注秘密等级，同时在报头右上角编制份号。
（二）主体。
由简报的标题和正文两部分组成，是简报最主要的部分。
如属转发性简报，要在标题上方加“按语”。按语要文笔简洁，切中主题，不可泛泛而论。
（三）报尾。
标识发送机关名称。如“送：XXX、XXX。（也可用‘报：送：发：’）”。发送机关名称上下各置一条反线。下反线右端下方
使用圆括号注明该简报的份数。
简报文面样式：
秘密                         №06
情  况  简  报
第 X 期
XX市XX局办公室编印       2005年X月X日
标           题
……………………………………
…………………………………………
……………（正文）。
报：
送：
发：
（共印XX份）
五、简报的撰写
（一）标题。
一般地讲，一篇文章或一份简报都应该有标题。从文章方面来说，有“题好一半文”之说，有的还把标题称为文章的“眼睛”。可见文章或简报标题的重要性。从心理方面来说，好的标题具有“跳跃感”，可一下跳入读者心扉，使人不仅想看，而且愿意先看这篇文章或简报。所以要写好一篇简报，首先要做好标题。
撰写简报标题要注意三点：
1、简明扼要。简报有“千字文”之称，一般短小精悍。如果标题太长，会显得头重脚轻，令人厌烦，第一眼就给阅读人不愉快的感觉。如《发扬当好国家主人翁的精神，珍惜来之不易的权力，认真选举好人民代表》这个标题就显得很冗长，不如改成《发扬主人翁精神，选好人民代表》似更好些。
2、文题相对。一般讲，一个好的简报标题应揭示简报的主要内容，让读者一看就大概明白这份简报所要反映的情况。如《“电猫”捕鼠，护粮又致富》这个标题，既简洁，又文题相对，有很强的概括力。
3、准确新颖。标题要产生使读者非看下去不可的魅力，就要生动、醒目，力求新颖别致。但新颖不等于猎奇，让人费解。如《X县党校炊事员怒掀餐桌     出名穷县一场脱贫对话变成四桌宴席》这个标题既生动，又发人深醒。又如《何必硬要一米七？》这个标题在一定程度上反映了前些年一些女青年择偶时只注重外表而忽视内在美的错误倾向，既准确又新颖。而有篇简报题为《九尺群鸭蓬勃发展》就令人很费解。
（二）正文。
正文是简报的核心。一般分开头和主体两部分，有“结尾”的简报比较少。
1、开头。类似新闻中消息的导语，应做到生动地概括简报的内容，使读者对要了解的简报内容有个总的印象。如有篇简报开头：“XX区街道办事处党委，在党员先进性教育活动中，边整边改，组织机关党员深入社区，解决了23个老大难问题，深受群众欢迎。”这段开头，用简明的语言交待了简报最主要的事实，揭示了全文的目的和结论，以引起读者注意。
当然，简报正文的开头也是多样的，根据写作的需要，不可拘泥于一个模式。以下介绍主要的三种开头方式：
（1）叙述式。平铺直叙，开门见山，直陈其事，把所要反映的问题明确提出来，是简报开头的常见方式。如：“从9月5日起，本市高校学生积极投入了‘社会实践周’的活动。”
（2）结论式。即开头写出事情的结果，主体再阐明原因。如：“本市报刊门市部，那种用低级庸俗的广告来招徕读者的现象已经看不见了，这是本市邮电职工学习十二届二中全会精神后出现的新面貌。”这种开头方式在简报中用得最多。
（3）提问式。一开头就提出问题，目的在于引起读者的兴趣和思索。如“去冬今春，全国化肥滞销，企业亏损严重，而XX化肥厂不仅不亏，还有盈利，这是什么原因呢？”以此提出问题，原因在主体部分于以回答，就是一篇完整的简报。
总之，简报的开头，切忌哆嗦和不着边际的空话、套话、废话。如“在……精神的鼓舞下、在……的领导下”等等。
2、主体。简报的主体要脉络清楚，层次分明，让读者明白是怎么回事。一般有三种最主要的表述方法：
（1）时间顺序法。按事情的发生、发展和结束的先后顺序来写，并注意抓住典型事例。适合于时间脉络清楚的问题。
（2）平行叙述法。这种方法适用于报告同一时空发生的多场面事件和问题，以平行的方式选取几个具有典型意义的问题于以叙述，表达出作者的观点和主张。
（3）数据法。用准确而翔实的几组相关联的数据来说明问题（一般列表展示），这种表述方式简洁而有说服力。
3、结尾。大多数简报，报告完情况全文就此结束，无须结尾，千万不可无病呻吟，画蛇添足。但有的简报，因事情尚未终结，可用结尾用语。如“发展情况下期再续”、“问题正在处理中”、“事故原因还在调查中”等等。
（二）写作中需要把握的几个问题。
1、简明扼要。简报一定要简明扼要，尽可能一事一报。实在需要综合报告时，也只能在同类而又相似的时间性前提下，将若干事项综合编发，切不可将“告知对象”不同的事情和问题编在一起。能分期的，宁可分期编发，也不要求全综合。
2、一斑见豹。在确定简报主题后，要本着“多事写少，大事写小，小事写好”的原则，认真选取和组织材料进行撰写。即在同类诸多材料中，选择少数几件或一件有代表性的典型事例即可。即使对某件事例尚未窥其全豹，亦可写其一斑，只要能助于阅读者了解其事态就可以了，这样才能做到“简”。但同时要照顾到“明”，中心内容必须突出，即在时间、地点、人员、数据、情节等主要环节上一定要明确无误。因此，在写作技巧上可借鉴清代戏剧家李渔对编剧的一句名言：“汰冗枝，一事体，凤头、猪肚、豹尾。”这里所说的“猪肚”，是指简报的内容要充实，不能因简而不明。
3、做到“五要”、“五忌”。简报正文的写作，类似新闻中的消息。“五要”是：要真、短、快、活（文笔生动）、强（思想性、政策性强）；“五忌”是：忌假、大、空、套、长。
4、简报虽非公文，但可直接发送。根据需要，可上报，平送，下发。
5、简报一般以第三人称手法撰写。
第二节  工作总结的写作
一、什么叫工作总结？
工作总结是对已经做过的工作进行全面的、系统的回顾，从中分析工作的得失，以便总结经验，发扬成绩，找出差距，纠正错误，以利把今后工作做得更好的一种机关应用文体。
毛泽东同志说过：“人类总得不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”从这个意义上讲，没有总结，就没有各项事业的成功，也就没有社会的进步。所以说，工作总结决不是可有可无的，它是机关的一种重要工作方法。
二、工作总结的类型
工作总结的类型较多，如综合性总结、专题性总结、学习总结、个人总结等等。但在机关中，常用的主要有两种：综合性工作总结和专题性工作总结。
（一）综合性工作总结（又叫材料积累型总结）。
综合性工作总结要求比较全面地总结一个机关、一个单位、一个部门或一个地区在某一时期的工作情况。内容涉及面宽，问题多，时间较长，要展现总结机关的工作全貌。如：年终工作总结，半年工作总结，地方各级政府的工作报告等。
此外，某项重大工作，如果涉及面宽，时间跨度较长，在重大工作完成之后的工作总结，也属于综合性工作总结，如：《XX市八年经济改革的回顾与反思》。
（二）专题性工作总结（又叫经验提炼型总结）。
专题性工作总结是对某项工作或某一方面的问题进行专门总结。它比综合性工作总结内容集中、单一，针对性强，内容也相应具体一些。如：党员先进性教育总结，抗洪救灾总结，选举工作总结等等。
三、工作总结的撰写
（一）写作的步骤。
无论是哪种类型的工作总结，在写作中大体都应具备以下步骤：
1、收集资料。收集资料对于写好工作总结至关重要。有句俗语叫：“平时备来急时用，急时找来没有用”。这话不一定完全正确，但说明了一点，就是平时积累资料的重要性。因此，作为文秘人员，在日常工作中，必须有意识地收集、积累各种资料。如本单位，本部门的重要报表、数据，每个阶段、每个时期的各种大事、中心工作都要有一定的记载。同时，对上级机关的指导方针、下级机关报告的情况以及工作状况都要有明晰的了解。这样才不至于写作时“临时抱佛脚”。下面提出几种收集材料的方式，供参考： ①建资料本。主要记录：上级机关重要指导性文件、上级领导人重要讲话的文号、标题、时间、主要内容摘要等。②备剪报册。平时将报刊上与本单位有关的、有借鉴作用的文章、经验性资料剪贴在剪报册上，以备写作时参考。③做大事记。不间断地做好本机关、本单位的大事记，为写作时抓住主要问题和突出重点工作奠定基础。④勤记卡片。将读、看、听到的典型材料，有学习和参考价值的各种资料记入卡片，适时分类，不断丰富、扩大自己的知识面。⑤坚持笔记。坚持不懈地做好工作笔记，为全面掌握和了解本机关、本单位的主要工作情况积累材料。
2、主动征求领导意见。在写总结前，征求和听取本单位领导人的意见，是写作工作总结的关键环节，便于准确勾勒出工作总结的总体骨架。因为本单位领导人是党和国家方针政策的执行者，也是本单位工作的指挥者、决策者和工作的带头人。他们对上级的政策和指示精神了解较多，熟悉本单位工作的总体情况，主动征求、听取他们对工作总结的意见、想法和写作思路，有助于对工作做出全面准确的评价。同时也可尽量避免在写作总结中少走弯路。
3、广泛听取部门汇报。为获得更准确，更丰富的素材，可以机关名义召开工作汇报会，请机关各职能部门汇报某一时期或某一重大事项的工作情况，广泛听取他们的做法、意见和反映，以便对成绩、问题、经验、教训的基本估价更准确，更具广泛性和群众基础。必要时，还可请各职能部将所汇报的工作情况写成书面小结，以使所获得的素材更加准确、明晰。
4、拟好提纲，做出安排。在占有大量材料的基楚上，不要急于动笔，可根据材料进行分类，认真排队筛选和查找相对应的参考资料，并做上记号，避免写作时忙乱翻找。然后根据总体安排，按照写作内容的重要程度（一般从重到轻），拟出提纲，安排好结构。
对全面情况进行综合思考时，首先要分清主流与支流，成绩与失误，经验与教训，把大的部分确定下来。大架子搭好后，再一部分一部分地过细思考，列出小的条款。提纲要包括主要论点和使用的主要材料。这个工作完成以后，通篇总结就有了一个清晰的概貌。如有必要，可将提纲送有关领导审阅或提交一定会议讨论。如有不同意见，酌情修改后，就可正式写作了。
（二）写作的基本内容。
1、基本情况（慨况）。无论综合性工作总结，还是专题性工作总结，第一部分都必须首先概述完成工作的基本情况。包括交待清楚工作的时间、背景，进行工作的依据、认识，工作的简要过程、基本做法，工作的总体完成情况、数据，以及对工作的基本看法和总的评价等。起到开宗明义，让读者一开始就对这份总结有一个概括的了解，起到引言的作用。对基本情况的概述，决不能生搬硬套，要根据所述的具体内容，确定概述的方面。
2、做法、成绩。这部分是工作总结的主体，就是对已经做过的主要工作进行分析、综合、归纳。不能将机关职能部门和下属单位的工作进行分述，更不能将它们的“小总结”用加法合成“大总结”。
做法、成绩部分，在综合性工作总结中尤为重要，如年度、半年工作总结等。写法上，可把做法、成绩整理成类，大问题套小问题，大番号套小番号。
对于综合性工作总结，因其为“材料积累型”，要注意不适当强调突出重点，而形成“挂一漏万”，甚至丢弃重要材料，造成不必要或今后无法弥补的损失。所以，综合性工作总结应以搜集材料为主，运用粗分析方法分析。在突出重点的前提下，文字可不受限制。
而对于专题性工作总结，因其为“经验提炼型”，则应抓住主要做法、成绩，突出重点，文字力求简明扼要。要防止事无巨细，全面罗列所做工作，将总结写成一本“流水帐”，甚至越改越长，无法收口。
3、经验、体会。在综合性工作总结中，一般不单独写这部分。如需表述，也可以穿插在“做法、成绩”中；在专题性工作总结中，这部分必须作为重点来写，是专题性总结的精华所在。力求做到：“褒不溢美，贬不加毁，提高认识，不空不碎”，经验忌夸张，体会勿空谈。在写作手法上，一般将经验、体会归纳成条文，有理有据地进行叙述。
4、问题、教训。总结工作，要一分为二，既要总结成绩和经验，也要找出存在的问题和教训，不能只报喜，不报忧，文过饰非。但在查找问题和教训时，一定要抓住主要问题，供今后工作借鉴即可。切不可面面俱到，空谈慨论，刨根究底。
5、今后努力方向。这部分是总结的结尾，即针对取得的成绩、经验和存在的问题，简单提出今后的努力方向，起到表明决心和展望前景的作用。
第三节  工作计划的写作
一、什么叫计划？
计划是预先对未来一定时期内要开展的工作所拟定的目标和安排，以便做到事先统筹全局，减少工作盲目性的一种机关应用文体。
计划的种类很多，有学习计划、生产计划、工作计划、年度计划、短期计划、长期计划等等。这里所说的工作计划，通常是指年度计划等短期计划。在写作中，有的又把它叫“安排”、“设想”、“打算”、“要点”等，它们均属计划范畴。
二、计划的作用
（一）明确目标。
计划是把握工作目标，完成工作任务的保证。有了切实可行的计划，才能明确奋斗目标，避免或减少工作中的盲目性、被动性，做到心中有数，合理安排人力、物力和时间，保证各项工作有条不紊地进行。
（二）提高效率。
明确的计划，具体的措施，能使执行者在工作中保持清醒的头脑，做到行动、步骤有序，起到统一认识，协同努力，提高工作效率的作用。
（三）利于监督。
制定的计划报给上级，便于上级机关了解情况，及时发现问题，避免造成实际损失。在计划的实施过程中，也可据此检查工作，及时纠偏，起到监督和修正作用，保证工作顺利完成。
三、计划的撰写
计划的写作，一般可以分为条文式和表格式两种类型。
条文式计划，主要是通过文字表述计划内容，是计划撰写中常用的方式。有的条文式计划，根据内容需要，也包含表格的形式。
表格式计划，是把若干个项目，分成几个栏目，画成表格，填写清楚。这种方法适用于项目固定，内容变化不大的计划。
下面仅讲条文式计划的写作：
（一）标题。
计划标题的结构类似公文标题，一般由制定计划单位名称、适用时间、计划内容和文种四部分组成。例如：《XX市财政局2004年工作计划》。
在具体拟定计划标题时，构成标题的四项内容不一定同时具有，可以省略“单位名称”或“适用时间”。
（二）正文。
条文式计划的正文一般由以下几部分组成：
1、指导思想。
指导思想之前一般有一个前言，概括说明制定本计划的背景、目的和意义，多以一个自然段完成。
“指导思想”部分应简明概括地写出根据上级的要求并结合本单位的实际，提出今后工作的总任务和总目标。如无必要，这部分内容也可以不单独列番号写，而直接写在前言中。
2、计划事项。
这是计划正文的主体内容，一般包括三个方面：
（1）任务和指标。即要“做什么”、“做到什么程度”。这既是计划产生的起点，又是计划实施的归宿。包括任务、指标、要求和完成时限等。如果计划完成的任务含量大或属于综合性计划，这部分应分条目来写，以使纲目清晰。
（2）步骤和方法。即“怎样做”。这是计划正文中占有极为重要位置的内容，是完成计划任务和指标的保证。包括完成任务和指标的阶段划分，采取的措施，人力，物力和财力的分配以及收到的效果等。这部分要尽可能写得合理、切合实际，以增强执行者的自觉性和信心。
（3）分工和责任。即“由谁做”。要写明每项工作的具体分工，谁是主管责任者，谁是协助、配合者。这样可以避免由于责任不明而产生工作中的推诿现象，保证计划的顺利进行。有的计划也可以将“分工和责任”与“步骤和方法”两部分合在一起写。由于这两部分是计划的主体，内容多、篇幅长，多采用大番号套小番号和以小标题的形式划分出主体的层次，使之眉目清楚。
3、执行希望。这是用以鼓舞、激励人们完成任务的具有鼓动性和号召性的内容。要写得鲜明、生动、简洁。
（三）落款。
注明计划的制定者和制定时间。
四、计划的写作要求
（一）符合政策。
计划的制定，必须从党的政策高度来考虑，结合本单位、本部门的实际，该做的努力做，不该做的坚决不做，以此强化计划的指导意义。
（二）考虑全局。
制定计划必须胸怀全局，具有整体观念。任何单位在制定计划时，都必须正确处理好局部和整体、当前和长远，以及国家、集体、个人三者关系。
（三）切合实际。
计划虽属前瞻性文体，但并非凭空想象，而是植根于现实的。现实情况是制定计划的根据和基础。凭主观意志，想当然地定措施、想办法所制定的计划，或是“可望不可及”，或是“唾手可得”。这样的计划不仅无用，还会给工作造成损失。
（四）集思广益。
在制定计划时，一定要注意调查研究，走群众路线，集思广益。只有这样，制定的计划才能经得住考验。因为计划的内容，是需要大家共同努力才能实现的。脱离群众的计划，不能成为群众的自觉行动，只能是一纸空话。
（五）留有余地。
事物本身受多方面因素制约，在发展过程中往往会发生意想不到的事情。因此，在制定计划时，既要充分发挥主观积极性，也要注意留有余地，使计划在执行过程中更加科学、实际。