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来源:百度文库 编辑:中财网 时间:2024/03/29 13:04:27

浅谈数码照片归档的做法

    数码照相机以其使用方便、使用成本低廉、照片信息易共享等特点而迅速普及运用,现在绝大多数单位都是使用数码照相机了,数码照片归档已经成为档案工作者不可回避的问题。目前,指导数码照片归档工作的业务规范有两个:一是《电子文件归档与管理规范》(CB/18894—2002);二是重庆市档案局2006年出台的《重庆市照片档案归档整理实施细则》(渝档发〔2006〕36号)。结合工作实际,现简要谈谈我们进行数码照片归档的做法。
    一是必须保证数码照片的原始性。档案的本质属性是原始性,因此数码照片归档过程中必须保证未经编辑,即符合《电子文件归档与管理规范》中关于保证电子文件真实性、完整性、有效性亦即原始性的规定。
    二是坚持数码照片与纸质照片归档的双轨制原则。电子文件与纸质文件双轨制归档,是我国现阶段关于电子文件归档管理的基本原则,数码照片的归档也必须遵循这一原则。作为永久、长期保存的数码照片在按规定要求刻制光盘保管的同时,要冲洗出纸质照片,按照《照片档案管理规范》的规定要求整理归档。
    三是统一和规范保管数码照片的光盘内的文件信息的存储结构。《电子文件归档与管理规范》中只对电子文件的存储载体作了规定,即推荐使用只读光盘。但对于光盘内文件信息的组织结构并未明确。因此在工作实践中就出现了五花八门的状况。有的将从数码照相机传送到计算机上的数码照片直接刻录进光盘,没有任何文字说明,一旦经过一定时间后要提供利用,照片上的人物、时间、地点、事件等信息就只有靠当事人回忆了,这种回忆只能是模糊或大概情况,对照片档案的价值和利用就大打折扣了;有的在光盘根目录下建立几个文件夹(或称子目录),以活动的名称作为文件夹的名称,再把这次活动的若干张照片存储到相关文件夹中,也没有文件说明;有的使用电子表格或字处理软件来处理和存储数码照片。笔者认为上述种种作法都存在这样或那样的问题,不利于数码照片的规范管理。我们对光盘内文件信息的存储结构统一规定为如下结构:
        说明文件主要说明本张光盘内存储的照片档案全宗名称、全宗号、归档年度、保管期限、照片数量、照片反映的主要内容、摄影者等。说明文件命名为README.TXT,文件存储格式为文本文件。著录文件命名为DESCRIPT.XML,其内容是按照《照片档案管理规范》编制的照片档案基本目录的电子版本。
照片档案子目录命名为DATA。
    照片文件命名按照《照片档案管理规范》中照片号的格式命名,如78—C—1,78—C—2,就代表78号全宗长期的第1张和第2张照片。同时,在整理冲洗出来的纸质照片时,说明中的底片号就可填写该张照片在光盘中的文件名,这样数码照片与纸质照片就建立了一一对应关系,方便照片档案的利用。
    按照这种格式存储数码照片档案,我们认为有两方面的优点:其一是一目了然,打开光盘就呈现两个文件README.TXT和DESCRIPT.XML以及一个子目录DATA,打开子目录DATA就看到了I/]档保存的数码照片。这样在光盘里既有数码照片,同时又有这些数码照片的目录,还有关于这张光盘内数码照片内容的说明;其二是操作简便易行。在各级机关、企业事业单位档案室,普遍存在工作量大、人手少、计算机专业知识不太精通的特点,因此数码照片归档整理应当简便易行,否则反而会给档案工作带来不必要的麻烦。