四川卫视安丽:似是而非的时间管理误区

来源:百度文库 编辑:中财网 时间:2024/03/28 20:10:44
梦的衣裳个人图书馆 有很强的时间观念、不停地规划和催促自己;追求完美、凡事井井有条,对信息保持敏感、经常大量阅读资讯……

  这些看起来很好的时间管理习惯,其实都有它的不足,甚至反而是时间管理的误区。美国著名时间管理专家阿兰·拉金说:“千万别叫我效率专家,我所关注的是‘效能’!”拉金关注的是:你是否做出了正确的选择,而不是一味求快、求多。

  人并不是把工作表安排得越紧张,做事越多、越完美就是好的,时间管理的误区其实充斥着工作的方方面面,本文就对这些误区做一番排查和分析。

  要“掌控时间”,不要“紧握时间”



  张总是个大忙人,常常不停地列出做事清单、更新清单,并且记录自己每个小时工作的利用情况,不肯浪费任何时间。但是,这样常常搞得自己,以及周围的人都非常紧张。这让他很困惑。

  分析:

  “‘看表式’的极端时间管理会使人们的每项活动都了无生趣——我们需要的是‘掌控时间’,而不是‘紧握时间’”。

  注意拉金说的效率与效能的差别:虽然讲求效率是一件好事情,但是讲究效能的人会把注意力放在选择上来:选择最重要的事情来做,以及选择采用哪种最有效的方式来做,而不是关注做事的频率是否最快。

  何时追求完美,何时说小



  赵董是个追求完美的人,事事会安排妥帖、井井有条,事情如果做得不够完美,在赵董眼里便很难过去。有不少人夸他这个优点,但是赵董说,其实这样也够累的,但是做事业不追求完美,便很难有收获。

  分析:

  做事讲求完美确实是优点,这体现着一个人的素质,不是所有人都能有这样的自我要求的。

  但问题是:不是所有事情都值得追求完美,而且多数事情是不值得的——二八律告诉我们,多数情况下,是20%的事情决定着80%的结果,而并不需要所有事情都十全十美。在处理那些能够产生80%价值的工作的时候,你确实应该追求完美。但是对更多并不是当前最重要的事情,则适可而止、适时而止。人的时间和精力有限,生活也不全是工作,要让更多的时间、精力放在最重要的20%事情上。

  信息不是越多越好,清理你的信息源



  信息不足会让吴总感到不安:经济、政治,社会各方面最新的信息,企业内各层级的信息、行业信息、竞争对手的信息等等。吴总始终对这些信息保持敏感、大量吸收信息。但是他越来越发现,自己面对的信息实在太泛滥了,重要的、有趣的、有用没有用的,各种各样的信息早就充斥了他的大脑,反而缺少了思考、体验的时间。

  分析:

  形成经常清除不需要的信息源的习惯,在这个信息泛滥的时代,非常有价值。

  比如:对于订阅的电子文件、刊物。或者习惯性常看的网站,干脆试一试:如果几周不看它们。自己的工作、生活有什么改变,如果你并不怀念它,这说明这只是个习惯了的阅读负担而已,那么还不如把它从信息源里去除的好。

  对书籍的清理,如果是一年以上没有碰过的书,就得考虑是不是要收起来了,不要在工作的地方分散注意力,或者干脆送给可能需要的同事。

  办公技术,秘书会不如自己也会



  李董已经人过中年,对办公技术的应用并不是太敏感,乃至排斥:认为对现在的工作方式已经相当熟悉了,而且很多事情有秘书帮忙处理就行了,用不着那么多技术设备,用不着熟悉一些新的软件。而且李董还有一批比较年轻的管理者都持相同的看法。

  分析:

  事实上,许多办公上能应用的技术会替管理者省下相当多的时间,工欲善其事,必先利其器,工作时多数时间其实是在和杂事打交道,并不是时时刻刻都在做重要的决策工作,你的办公硬件、软件,如果愿意多掌握、多学习,对节省时间大有帮助。

  比如:手机筛选来电、转接给助理、来电留言功能等等,这些防干扰技术能大大减少电话干扰,为自己腾出大块时间来处理事情。

  学习电脑应用软件,也对提高效率、解放自己的时间大有帮助:数据库软件可以帮助你保存资料,高效地提取资料;网络在线交流技术,能减少很多需要开会大家聚起来才讨论的事情;一些新的学习软件、硬件技术,会让很多以前望而却步的学习项目重新启动……(一些实用办公小工具,请参见本期《魔具来了,提高办公效率》一文)。  

  “安排”事情,不如“分解”事情



  A经理接到老客户B的电话,要第二天下午去谈一下采购的事情,A经理很高兴,也像多数人一样安排了时间——第二天上午用两个小时准备资料,还告诉助理第二天抽一些时间来一起做准备工作。

  按一般人的想法,这是一个有经验的经理。

  事实上,第二天早晨,c公司打来电话,抱怨以前定的一些产品还没有送到,A虽然客户很多,但哪个也不能得罪,得立刻处理。一段时间过去,助理也白白浪费了这部分时间。

  准备材料的时候,发现B的一些具体情况还需要进一步了解,不然只能把所有型号的产品材料都准备好,但此时B公司的人并不是能“随叫随到”、马上给他提供具体情况的。只好把所有材料准备出来。

  准备材料时,A想起:最近厂家D可以提供一款新产品,用于B公司,立刻联系D,但是新产品的资料并不能马上发到,被A催得紧张不已……

  分析:

  这是北京如水慧管理咨询公司提供的日本DIPS管理系统的经典案例。这个案例里,A的问题出在——没有在接到事情时,用十几分钟立刻做“业务分解”。

  如果当时就对事情“分解”,会发现自己准备材料并不是一件事情,而是多件:

  1.立刻及时地给B公司回电话,问清更具体的信息,2.联系需要合作的厂家,让厂家一天之内把资料和成功案例发来;3.提前告诉助理相关客户的情况,让助理提前准备,随时备用。

  这样,即使第二天上午的时间,被其他客户临时占去一部分,仍然有足够的时间很快把准备工作出色完成。

  很多中国人安排事情喜欢大而化之,但是日本人的“业务分解”却是一个好习惯,虽然需要提前投入十几分钟,但相对于事后的混乱,这十来分钟的提前投入绝对是值得的。

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