刘秀怎么死的:办公室工作精细化管理探析 周金群 - 山高人为峰的日志 - 网易博客

办公室工作精细化管理探析 周金群

管理新知 2008-07-13 16:24:06 阅读1023 评论3   字号：大中小 订阅

摘要：精细化管理，就是要按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化业务流程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱环节，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。实施精细化管理工作，是落实科学发展观，提高单位管理科学化的重要举措，是创新办公室管理方法和手段，提高干部队伍整体素质的具体实践。本文针对办公室工作这一特殊客体，从深刻理解精细化管理的内涵出发，深入分析探讨了办公室工作精细化管理的客观必要性、具体的工作思路以及有效实施办公室工作精细化管理的关键因素。

关健词：办公室   精细化   管理

办公室是一个单位的中枢神经，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。随着科学化、精细化管理理念在单位工作领域的不断引入，办公室工作面临更多的压力和挑战。办公室工作的好坏直接关系到一个单位工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否，直接影响到单位的对外形象。做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。当前，做好办公室工作，必须紧紧围绕单位中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化、职责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、督办更加有力，使办公室服务领导、单位和基层的绩效更加显著。办公室工作要结合实际，首先从完善岗位责任管理体系入手，从细节抓起，以各项工作细化、量化、标准化、协同化、实证化、精益化为逐一突破口，研究探索精细化管理的可行之路，促进单位各项工作全面高效地开展。

一、精细化管理的理论基础

    精细化管理是管理者用来调整产品、服务和运营过程中的技术方法，它以规范化为前提、系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段，把服务者的焦点专注到了满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力。

（一）精细化管理的内涵

精细化管理是一种理念，一种文化。它是源于发达国家（日本20世纪50年代）的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化；第二层次是精细化；第三个层次是个性化。

    精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理等等。服务精细化管理是以最经济的管理方式获取最大的效益，达到组织可持续发展为目的的管理方式。要求服务管理的每一个步骤都要精心，每一个环节都要精细，那么我们做的每一项工作都是精品。精心是态度，精细是过程，精品是成就。精细化管理在服务中是“用心服务，真心服务”的工作思想在管理中的具体体现，其目的就是把大家平时看似简单、很容易的事情用心、精心地做好。“认真做能把事情做对，用心做才能把事情做好”，管理专家汪中求认为：精细化的时代已经到来、细节决定成败。

（二）精细化管理的特征

随着市场逐步走向成熟、市场竞争的日趋激烈和组织机构对管理认识的不断深入，粗放管理的诸多弊端日渐显示出来，向科学、精细化化管理方式的转变，成为一种必然的趋势。作为一种高效、集约的管理方式，精细化管理具有以下特征：

1.强调数据化、精确性

科学管理就是尽量使每一个管理环节数据化，而数据化则是精细化管理最重要的特征之一。在数据化、精确化的前提下，严谨成为一种习惯性的行为，在管理上的每一个执行细节上都可以做到精确化、数据化。而这些数据化、精确性的资料可以成为管理者进行决策的重要依据，是决策更具科学性和可操作性。产品和服务的高质量不是粗放的管理模式可以创造出来的，而是要通过精细化的管理来实现。精细化管理不再像粗放型管理那样采用“差不多”的说法，而更多的是要依靠严谨的行为。

2.改进和完善管理流程

精细化管理需要在组织的流程的每一个环节中得到体现，所以不断改进和优化流程是精细化管理的主要特征。我国经济体制从计划经济过渡到市场经济之后，市场需求急剧扩大，为国内企业迅速成长创造了良好的机遇。企业在抓住市场机遇迅速成长之后，应当清醒地认清现实，把机会型增长转变为战略型增长，使企业在市场带来的增长逐渐减少或者消失之后，能够顺利地实现内涵式的增长，从精细化的管理中创造效益。任何单位都应顺应外部环境的变化而相应做出转变，以建立完美的流程为中心，强调不断的改善，实施精细化管理，以创造效益，提高效能。

3.强调持续不断的改进                   

精细化管理不是一蹴而就的，而是一个不断完善、不断提高的过程。精细化管理没有固定的模式，也不能照搬别人的精细化管理模式，要从管理的实践经验中不断地总结，不断地提升。别人的经验可以借鉴，但绝不能简单地移植。所以，在精细化管理的过程中，需要克服两种现象：一种是领导不重视，根本不想推行精细化管理；另一种是缺乏具体的操作步骤和方法，使精细化无法持续进行下去。

4.以人为核心

管理最核心的问题是人的问题，精细化管理更是强调以人为核心。笔者认为，管理就是使有限的资源发挥最大的效能的过程。而在一个组织中人的资源是最重要的资源，要创造最大效率和效益，就必须使人的潜力得到最大程度的发挥。而如何最大程度地发挥人的潜力，则是管理中面临的最大的难题，也是精细化管理面临的最大的难题。

5.强调创新

精细化管理以持续的自我改进为特征，而创新则是自我改进的永恒的主题。没有创新，则谈不到自我改进，而精细化管理即强调创新，在创新中不断地否定自我，不断地进步。细节是一种创造，包含着把小事做细的精细化管理则强调非数据不精、非创新不细。没有比较，可能我们无法界定什么是精细，什么是粗放。可以说，我国的经济发展到今天，坚持自主创新，改变粗放式的经营管理模式，实现由粗放型管理向精细化管理的转变，是一个不可回避的话题。

(三)精细化管理应遵循的原则

1.数据化原则   做人要宽容，做事要严谨；宽容源于良知，严谨来自资料，这是普遍的社会法则。数据化原则强调用数据说话、用数据分析、用数据要求、用数据检验。它的作用主要表现在以下几个方面：用数据明确要求，让员工知道怎样做是正确的；用数据明确标准，让员工知道做到什么程度是正确的；用数据明确目标，让员工知道任务的海拔高度，知道自己行程距离；用数据明确计划，让团队知道应该怎样走，知道怎样分配资源，怎样使用装备；用数据检讨执行，查找计划与执行的差距；用数据链接数据，找到管理中的漏洞。

2.操作性原则   规则的制定仅仅是第一步，其后必须增加两方面的内容，即规则实施细则及实施检查细则。规则面前人人平等，要把遵守规则形成一种习惯。在具体工作实践中，规则经常被孤独地挂在墙上，另一种表现是一些讲不清的“特殊情况”。何谓特殊情况，是规则以内的特殊？还是规则以外的特殊？解决的办法一是把规则考虑得更细；二是去掉这种不能操作、又容易产生腐败的表述。用要点代替废话，是避免规则不具操作性的简单办法，正确的做法有两点：一是直入主题；二是有几点就写几点，能做到几点就写几点。

3.以人为本的原则   以人为本的思想贯穿到精细化管理的各个方面，通过有效激励和约束，最大限度地发挥员工的积极性、主动性和创造性，实现工作效率的最大化。

  4.过程控制的原则   对每一项工作职责和任务，明确工作链，绘制流程图，搞好过程控制，推进每个工作环节的精细化，确保实现办公室整体精细化管理目标。

  5.精益求精的原则   以观念创新引领思路创新和方法创新，树立严谨细致、精益求精的工作作风，做到精于事前、细于过程，持续改进。

6.方便考核的原则   工作目标量化和具体化，对难以量化的目标任务，根据情况认定边界考核条件，减少不确定因素在考核中的影响。

二、办公室工作实施精细化管理的客观必要性分析

    办公室是一个单位的综合部门，办公室工作是内部行政管理的重要组成部分。目前办公室工作面临着许多新的任务和挑战，对办公室工作的管理应与时俱进，改变传统的管理理念和模式，以科学化精细化管理全面提升办公室工作水平，促使办公室在围绕中心、服务大局、履行职责、发挥职能上取得更大成绩。将精细化引入到办公室管理是各级领导和办公室工作者讨论的一个热门话题，对于办公室管理实践也具有很强的指导意义。实现办公室管理的科学化精细化是提高办公室管理工作整体效率的必由之路。

（一）办公室工作的特点及当前普遍存在的问题

办公室既是一个单位的综合管理部门，又是一个单位具体的办事机构，其工作关系千丝万缕，错综复杂，事务性的工作很多，处于一个单位工作的关键位置，直接为单位领导和广大员工服务，同时也承担一部分对外服务职能，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等五个方面。办公室工作的特点大致可以概括为以下四点：一是原则性强，办公室起着沟通上下、协调左右、连结内外的枢纽作用，无论是执行上级政策还是处理内部事务，每项工作都具有极强的政策性和原则性。二是服务性强，办公室所有工作都是围绕单位中心工作展开的，服务于单位整个工作大局。三是突发性强，办公室所具有的职能决定办公室要经常处理临时性、突发性的事务，实际工作不确定因素多，对办公室人员素质要求较高。四是内容繁琐，办公室工作涵盖办文办事、来信来访、调查研究、会务组织、协调服务、安全保卫、后勤保障等诸多方面，涉及面广，内容繁杂。

    办公室为单位各项工作任务的圆满完成做出了应有的贡献，但在实践中办公室管理仍然存在一些不足和问题：一是传统的办公室管理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求，办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转。二是有关办公室工作的规章制度还不够完善，现有规章制度的科学性和系统性还需进一步提升，工作流程也有不够科学的地方，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是岗责体系还需进一步健全，工作职责不明确，责任不落实的情况还不同程度地存在，难以实施科学的量化考核。在事务繁杂，办公室工作人员有限的情况下，势必影响办公室的整体工作效率。四是人员素质参差不齐，有些员工习惯于原有的工作模式和工作方法，办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能力与科学化精细化管理的要求还存在一定差距。

（二）推进办公室工作精细化管理是办公室职能的内在要求

　　办公室的主要职能是为领导决策服务、为中心工作服务、为单位基层工作服务，地位非常重要，其职能作用发挥得如何，在一定程度上决定和影响着整体工作的成效。办公室的特殊职能决定了办公室工作以下几方面的独特性：一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息回馈、督促检查、接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务，经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”。二是工作难度大、要求高。如在参与政务方面，由于办公室人员大量时间陷入在事务性工作中，深入实际不够、掌握素材不多、调查研究不足、分析问题不透，导致调研工作脱离实际，无法为领导及时、准确地提供办公室应具有的参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等职能。办公室对整个单位的正常运转起着独特的枢纽作用，每项工作都具有极强的政策性和原则性。这就决定我们必须把握办公室工作的内在规律，按照科学化、精细化管理的要求加强管理，以保证办公室各项工作的高效有序。如在参谋助手方面，领导在进行决策前有大量基础性工作需要办公室去完成，办公室所做准备性工作必须准确无误才有利于领导做出正确的决策。要保证准备性工作准确无误就必须依靠科学的方法，从精细角度出发，学会信息的收集、整理和积累，把基础性工作做扎实。三是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响单位的正常运转，影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作职能的内在要求，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。

（三）推进办公室工作精细化管理是提高办公室工作绩效的主要途径

　　近年来，办公室参与政务、管理事务、搞好服务及办文、办会、办事的质量和水平都有了明显提高。但用高标准来衡量，办公室的工作还存在一些问题和不足：一是疏于政务、忙于事务。办公室的主要精力为一些琐碎的日常事务所牵扯，参政水平不高，领导的参谋助手作用发挥得不够充分。二是疏于管理、责任淡化。工作流程不够精细，岗责体系不够健全，管理制度不够完善，不同程度地存在责任不落实、工作效率不高的问题。少数人的责任心不够强，办文、办会、办事还不够干练、不够圆满，有时出一些低级差错，影响工作质量和单位形象。三是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差，成天忙于应付性的工作，“沉”得不够。四是疏于学习、安于现状。一些同志认为自己的素质在单位还过得去，不愿意花时间、动脑筋搞学习，对本职工作得过且过。办公室工作综合性强，涉及面广，每项工作的成败和效率高低都直接影响其它工作的正常开展甚至影响到全局。另外突发性和临时性的事务多，往往打乱办公室正常工作安排，对办公室人员的素质和能力形成严峻考验。在这种情况下，如果不进行科学化精细化管理，势必出现工作分不清轻重缓急，丢三落四，效率低下，疲于应付的情况。当前，只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为单位、为基层服务。

（四）办公室工作性质的服务性决定必须进行科学化、精细化管理

办公室工作虽然内容繁杂，涉及面广，但所有工作都是围绕中心工作展开的，服务于整个工作大局。办公室工作的实质就是服务，包括为领导服务，为内部各部门服务，为全体员工服务甚至还有部分对外服务功能。为领导服务就是做好各项基础性工作，为领导决策提供良好的依据，把领导从繁杂的事务性工作中解脱出来，使其能集中精力处理重大问题、解决主要矛盾。为内部各部门服务就是要做好沟通与协调工作，努力使部门之间形成密切配合的关系，把各个部门联接成一个步调一致的整体。为全体员工服务主要体现在后勤保障、安全保卫等方面，这些都是涉及到员工切身利益的服务性工作，要通过办公室的服务解除员工的后顾之忧，使其能全身心地投入到本职工作中去。综上所述，服务是办公室工作的根本，提高服务质量是办公室工作的当务之急。必须从科学化精细化管理入手，注重细节，换位思考，在服务好上级的同时，服务好基层，服务好群众，把服务意识体现在办公室的各项工作中，切实提高办公室整体服务水平。

三、实施精细化管理，提高办公室行政效能思路

将精细化引入到办公室管理对于办公室管理实践具有很强的指导意义。实现办公室管理的科学化精细化是提高办公室管理工作整体效率的必由之路。办公室工作精细化管理是一项复杂的系统工程，应从管理理念、工作流程、岗位职责、绩效考核、规章制度、保障手段和人员素质等方面着手，运用科学理论和方法指导和推动工作实践，以全面实现办公室工作精细化管理。

（一）推进办公室工作精细化管理几个理念选择

（1）必须围绕树立和落实科学发展观理念。科学发展观，是党提出的执政理念。办公室效能建设要遵从工作的要求，从发展理念、措施上全面贯彻科学发展观；着重围绕目标管理，实施过程控制；着重围绕实施透明的监督管理机制，不断推进办公室工作科学化、精细化、制度化、程序化；督促单位把贯彻上级精神同本单位的实际相结合，自觉按客观规律办事。

（2）必须围绕为领导决策服务。办公室作为单位中枢，掌握着大量信息，办公室干部作为领导的参谋助手，为领导决策服务，是办公室的重要职责。领导决策的正确，对贯彻上级指示和决定，提高单位效率，促进工作有效开展，有着举足轻重的作用。

（3）必须围绕转变职能和增强执行力。办公室工作不仅是管理，在新形势下更体现在服务上。办公室效能建设要围绕服务大局，服务中心，服务重心，切实转变工作作风，从目标制定、工作计划的实施，体现管理与服务的结合，以管促效能，以服务促效能。同时，具有上情下达和督查督办职能的办公室，更应体现执行力，强有力的执行力，是提高办公室行政效能的载体。

   （4）必须注重细节。管理体现细节，细节决定成败。办公室行政效能建设，必须注重细节。我们在制度建设、工作流程的设计、绩效考评体系、工作责任问责、经费管理、公文的运行质量、资源的运用、节约型单位建设等，都要把细节贯穿于办公室工作的方方面面、各个环节，使细节成为推进办公室精细化管理、提高行政效能的基本理念。

（二）加强办公室队伍建设，提高素质，转变作风，增强支撑精细化管理的能力

推进办公室工作科学化、精细化管理，关键在人，在于有一支政治上靠得住、业务上叫得响、作风上过得硬的办公室干部队伍。办公室的工作是一项综合性很强的工作，它不仅需要有很强的政治思想素质和理论学术修养，还需要有较高的实际业务能力。所以这对我们办公室的工作人员提出了很高的要求。办公室要适应新的形势，提高素质，转变作风，进一步加强办公室干部队伍建设，为提高办公室工作的科学化、精细化管理水平提供强有力的组织保证和人才支持。办公室人员要勤于学习、勇于实践、善于总结、树立良好的工作作风着手，切实增强自身素质，不断提高做好新形势下办公室工作的本领。

要把加强办公室工作人员的思想教育摆到突出位置，引导办公室工作人员树立正确的人生观、价值观、政绩观，强化道德责任意识。强化理论修养，开展岗位练兵，使人人成为政务、事务的行家。进一步增强“三种意识”、提高“四项能力”、树立“五方面作风”：即增强把握规律的意识、创新意识、精益求精的意识；提高辅助决策的能力、统筹协调的能力、狠抓落实的能力、促进和谐的能力；树立理论联系实际、爱岗敬业、严谨细致、雷厉风行、清正廉洁的良好作风，打牢效能建设的基础。

（三）明确职责，优化流程，建章立制，有序运作。

明确职责，细化流程。首先，依职能办事，确保岗位职责精细化。分解细化岗位职责，按章办事，做到不越位，不缺位。其次，按流程律事。按照环节顺畅、标准细化要求，建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理、督促检查和值班、财务、会议、信访、网站等各方面管理工作的具体流程，做到环环相扣、互促互动。最后，靠协调成事。做好“三个协调”：一是做好与上级单位的协调，争取支持；与科室之间的协调，督办落实；与其他部门的协调，争取配合；与相对人关系的协调，争取理解。形成加强协作，协调配合、齐抓共管的工作格局。

科学设计办公室各项工作流程、实现办公室工作程序化是推进办公室工作精细化管理的前提。办公室处于单位工作的枢纽地位，各项工作联系紧密，环环相扣，无论哪个环节出问题都会影响整体工作的进展。因此，必须借鉴现代管理理论，按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求，把握办公室工作规律，依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程，如建立信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、单位财务、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程。各项工作都依既定流程运行，才能做到有条不紊，高效有序。办公室工作的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程，使各项工作均依流程运行。

办公室工作的制度化和规范化程度直接关系到单位各项工作目标的实现和在社会上的形象。办公室是联系上下、协调左右、连接内外的纽带和桥梁，工作任务重、头绪多、内容杂。为确保办公室各项工作有章可循，规范有序，办公室必须建立一套科学的规章制度，将办公室各项工作及办公室人员的行为纳入管理规范之中，以条文的形式加以明确，从而建立办公室工作“法治”秩序。科学健全的规章制度可使办公室工作人员各司其职，团结共事，提高办公室整体执行力，促进办公室工作科学化精细化管理目标的实现。要健全从政务服务到事务管理，从外部协调到内部运转等办公室各方面的工作制度。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。

对于有关办公室各项事务的工作流程、人员岗责、监督考核等方面好的做法，有必要以制度的形式固定下来，做到用制度管人办事。首先，建立工作日志制度，提高办公室干部统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏。其次，建立AB岗制度。在相近岗位之间，实行顶岗或互为备岗的制度，防止出现“缺位”。第三，完善绩效考核制度。实行分工负责，量化考核，引入激励机制，月统计季通报，年终汇总，按考核情况进行评先评优。

（四）定岗定责，权责对等，严格考核。

办公室岗位众多，大部分是具体的事务性工作, 如果没有明确的岗位职责，容易造成工作交叉重叠，或者出现互相推诿，某些工作出现空白，无人过问落实的情况。必须按照“定岗、定责、定标准”的要求，健全完善办公室工作的岗责体系。要根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。要明确界定岗位职责，形成具体的岗位工作规范，制订详细的“岗位操作手册”，使各个岗位的工作人员能够全面了解岗位职责，熟悉本职业务，确保严格按照管理标准和工作规范，优质高效地完成本职工作。落实岗位责任制的实质是明确划分办公室每个岗位的权责，把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上，并采取相应的措施保证各项工作任务的落实，做到岗位到人，责任到人，实现人人有事做，事事有人管的管理目标，使办公室每个成员都各司其职，优质高效地完成各自承担的工作任务。    

  岗位责任制的落实离不开严格的监督考核，监督考核是办公室各项既定管理制度得到贯彻执行的基本保证，严格的监督考核有利于实现办公室工作的科学化精细化管理。首先，严格的监督考核可以实时了解各部门、人员在规章制度、工作任务以及计划进度等方面的落实情况，有利于进行评比表彰，建立约束机制和激励机制，达到激励先进，鞭策后进，严格奖罚的目的。其次，严格的监督考核有利于抓进展找差距。对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核，可以确保每一项工作都得到具体落实和实施。对工作启动慢，未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题所在，找出差距，从而及时改进工作方式方法。

（五）抓住关键环节，推进办公室工作精细化管理

1.坚持服务中心、辅助决策。   办公室围绕中心工作，发挥职能作用，集中体现在辅助决策上。辅助决策就像一条红线，把办公室的参谋助手、综合协调、审核把关、运转保障和督促检查这五项职能贯穿起来，形成一个整体。比如，决策前，要深入基层，调查研究，为领导科学决策提供有价值的参考资料；利用办公室信息网络健全、信息渠道通畅的有利条件，为领导及时、准确、全面地提供决策信息；根据领导意图做好重要文稿起草工作；对重大问题适时提出对策性建议和处理预案。决策中，要搞好上下、左右、内外的综合协调，加强公文的运转和审核把关，提高决策的效率。决策后，要搞好决策的宣传，抓好决策的组织实施和督促检查，并及时总结经验，反馈问题，促进决策的不断完善。总之，服务中心、辅助决策是检验办公室精细化管理水平高低的关键所在。

2.以推行绩效管理为切入点。   现代政府管理的核心问题是提高绩效。西方发达国家非常重视政府绩效管理。美国布什政府于2003年开始推行部门绩效“报告卡”制度，设立绩效基准和等级评估标准，以促进部门绩效管理水平的提高。我国也非常重视绩效管理，提出要开展政府绩效评估，建立行政问责制度。办公室推行科学化、精细化管理，要按照奖优、治庸、罚劣的原则，探索开展绩效考核，为提高管理水平提供可靠保障。工作中要注意做到五个结合：一是定量与定性考核结合。二是综合与分类考核结合。三是内外结合，既进行内部考核，又让办公室以外的部门或人员参与进行评价。四是今昔结合，对不好量化的工作，可用以往年度完成工作的数量和质量作参考，对当年的业绩进行评价。五是人机结合，充分运用综合办公信息系统，自动生成相关考核信息，并辅之以必要的人工考核。六是考用结合，重视考核结果的应用，以考促管，改进工作。

3.努力将办公室精细化管理上升为一种文化。   行为科学管理理论代表人物梅奥曾经进行了为期8年的试验，测试除了经济利益以外的其他因素对工人行为的影响。他得出的结论是工人不仅仅是由金钱驱使的“经济人”，而且是“社会人”，精神的力量、社会关系的影响对工人的行为方式起着特殊的决定作用。这给予我们的重要启示是，推行办公室工作精细化管理，要高度重视精神的作用，重视文化建设，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。办公室人员大力实施精细化管理，办公室人员要努力做到围绕中心、服务大局，爱岗敬业、甘于奉献，雷厉风行、严谨细致。要把精细化管理当作一种工作要求，一种精神境界，一种文化素养，真正融入工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践，创造一流工作业绩。

（六）转变方式，实施办公室工作精细化管理

研究探索精细化管理的可行之路，促进单位各项工作全面高效地开展。笔者认为，要达到精细化管理的目标，必须切实完成以下几个方面的转变：

1.岗位责任管理方式的转变。

实行办公室工作的精细化管理，首先要实现岗位责任粗放式向精细化的转变。规范化管理是办公室的基础性工作，而精细化管理是规范化管理工作的具体化和可操作形式，按照“定岗、定责、定标准”的要求，办公室首先要健全和完善了各项工作的岗责体系。目前大部分办公室只是大体划定了办公室的主要工作职责范围。这些工作谁去做、何时完成、质量标准是什么、谁负责检查考核等均不明确。针对此种状况，办公室首先从岗位管理制度上变粗放式为精细化。根据工作职能和流程，明确界定岗位职责，形成具体的岗位工作规范，使每位工作人员都能够全面了解岗位职责，熟悉本职业务，同时在工作中也便于对照执行，确保优质高效地完成本职工作。

2.工作要求的转变

实行办公室工作的精细化管理，要实现工作要求由一般性强调到量化、限时完成的转变。办公室随机性、突发性工作较多，对质量、时效性要求很强。以前办公室在工作上对各岗位人员提出的只是一般笼统性要求，只作泛泛的强调，安排和管理缺乏科学性；经常出现有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上网、聊天打发时间的现象。这种情况不但会极大的挫伤上进心强职工的工作积极性，还会助长某些职工的懒惰、不求上进等不良风气。实行量化到人、限时完成就能很好地解决这一问题。

（1）变工作安排临时抓为按岗位明确规定到人

工作事前无计划临时抓的弊端很多，临时安排的任务不一定在承办人岗位职责范围内，领导安排的任务又不好当面推脱，虽然表面上接受了任务，但因为手头还有其他任务或是其他原因心里上很不情愿，这样必然缺乏责任感，能拖则拖，逼到时限了马虎应付了事，质量自然可想而知了。现在将办公室每个岗位职责精细化分解为一项项具体工作，任务安排到人头，明确这就是其岗位工作，令其无法借口推诿，从而提高工作质量、效率。同时这样也方便绩效考核，促进职工增强工作责任感，

（2）变岗位工作模糊为精细、量化到人

以前办公室在工作中，因岗位工作范围、内容模糊不明确，经常会出现工作交叉的“三角地带”，致使工作推诿扯皮，得不到真正的落实。通过制定并完善精细化岗位职责，分别向办公室主任、副主任、秘书、司机、档案管理等岗位人员下达了具体工作任务，明确了各自工作标准规定、时间要求，办公室的每个人都明确自己的工作任务是什么，何时该做什么，达到什么标准等。每个人通过日清日结工作日志，制定出本周的工作计划，记录好每天工作的实施、完成情况及存在的问题，对自己及科室里的工作心中有数，提前做好准备，保证了各项工作高效率高质量的完成。

（3）变工作任务时限模糊为责任到人限时完成

随着科学的进步和时代发展的步伐，只有快捷、高效地做好办公室全面工作，才能不辱使命为单位整体工作目标的实现提供保证。办公室在制定本科室每月的目标任务时均有明确的时限要求，从事每项工作的人也都清楚自己的工作时限，完成时间只能提前，不得拖延。

（4）变推诿扯皮为高效优质完成

通过岗位职责和工作时限的精细化，办公室人员都非常清楚各自岗位职责、任务，知道自己应做的工作不能无故把“皮球”踢给别人，干不好就得自己承担责任。通过严格的精细化考核办法，使职工的岗位意识和责任意识进一步得到增强，工作和自己相比有了较大的提高，和同行相比有了明显的进步。

3.任务落实的转变

实行办公室工作的精细化管理，要完成任务落实由不定时督查到定时绩效考核的转变。在以往的办公室工作中，办公室领导布置的任务做没做完、进展情况和存在的问题、个人执行任务的质量如何等没有一个量的标准，缺乏制度上的约束。有时因为执行人没有及时进行反馈和汇报，致使一些工作因衔接不力而出现工作上的疏漏等问题。办公室采用“四变四为”法促进办公室全员积极履行岗位职责，保证各项工作的高效、及时完成。

（1）变主任工作督催制为个人主动回报制

主任督催虽然能促使职工及时完成领导交办的工作任务，但同时也会伤及某些同志的自尊心，会起到一定的负面作用。但办公室工作千头万绪，办公室主任不可能面面俱到，没有时间对自己安排布置的任务严盯死守，如果经办人不将办理结果及时反馈给办公室领导，待出现问题或结果提交时间超过了工作时限时就可能会给领导造成工作上的被动或者出现工作疏漏。个人主动回报制度是变被动工作为主动，经办人事情办理后，及时向领导汇报工作情况、反馈办理意见，使每件事情有始有终，有因有果，避免工作差错。

（2）变职工被动接受检查为个人自查在先组织检查在后

办公室以前在工作检查上都是职工被动接受检查。对检查出的问题，有的职工整改不认真、不彻底，有的问题下次检查时仍然出现或根本未改。现改为个人自查后科室再检查，每个职工要逐日认真填写日清日结工作日志，对照本人精细化岗位工作职责要求，逐条逐项查漏补缺，抓紧时间整改完善；对工作中已经发现或预计可能出现的情况提出对策，供领导决策。检查只是促进工作的一个手段，最终目的是把工作做好。实践证明：个人自查在先、组织检查在后比职工单独被动接受检查效果明显好得多。

（3）变粗放式考核为精细化考核

所谓精细化考核，就是废除无分制粗放型考核，改为参照上级和本级规范化管理工作考核办法和标准，采用百分制对每个专业的精细化岗位职责任务逐条逐项分解赋分，按周、按月公开考核到岗到人。严格执行制定出的奖惩标准，以实际考核得分衡量每个人岗位日常工作的好差，激励先进，鞭策落后。通过考核，真正做到奖勤罚懒，奖优罚劣，调动每位职工的工作积极性，促使每个精细化管理点都能达到规定的工作标准和质量要求，真正发挥精细化管理的作用，达到精细化管理的目标。

（4）变口头泛泛批评为管理手段的经济化

口头批评，对因特殊原因或一时疏忽没有做好工作的自觉性较高者有效，而对缺乏工作责任感、事业心的不求上进者，根本起不到作用。实行岗位工作任务完成业绩、个人日常量化任务与年终考核挂钩制度。比如宣传工作，科室与每个人年初均要签订宣传目标任务，并将总任务分配到每月完成。实行管理手段的经济化，就是对月末完不成分配指标的个人从经济上对个人进行扣罚，从而提升职工自觉履行职责的自觉性，达到实施精细化管理的初衷和目的，全面优质高效完成岗位职责任务。

四、有效实施办公室工作精细化管理的关键因素及建议

(一)有效实施精细化管理的关键因素

1.从最高领导做起

作为领导人，应该首先要保证做正确的事，然后才能正确地做事。对领导者来说，除了制定发展战略、做出管理决策外，关注实际工作执行中的细节也是他们最重要的工作。领导者只有脚踏实地，积极了解并参与一些关键细节的执行，才能够准确及时地发现既定目标是否能够实现？会遇到哪些阻力？并根据实际情况随时调整策略，及时修正偏差。实施精细化管理强调领导作用并不是要求领导一定要事必躬亲，而是要明察秋毫，对一些重要的细节比他人观察得更周密更细致，并能在某些细节的操作上做出榜样，并形成一种威慑力，使每个员工都不敢马虎。只有这样，组织的工作才能真正做细，精细化管理才能得到有效实施。

2.管理层明确职责

管理层责、权、利是否明确对精细化管理的推行影响较大，因此，精细化管理强调部门职能清晰、权责到位，权力层层有、任务个个担、责任人人负。办公室领导应对工作进行科学分工，界定好所有管理者应尽的责任，让每个员工都明确自己的岗位职责，杜绝工作中推诿、扯皮等不良现象，保证精细化方案的有效实施。

3.重视监督检查

精细化管理是一套完整的体系，是一个封闭的管理系统，由“制定—实施—监督”三大必不可少的环节构成。有了好的管理方案、制度，也明确了职责，也有人去实施，但是面对各种变化，总存在实施不力，措施不到位的问题，因此一旦失去了监督，方案、制度就会流于形式。要保证办公室精细化管理的有效实施，必须认真检查实施效果，建立回馈机制，及时发现实施过程中的各种问题，并进一步加以改善提高。其中，检查内容和标准要科学，尽可能量化。检查方式可以多种多样，以求反应真实客观的情况。办公室真正实现精细化，形成精细文化，那么每位员工将自发把“精细化”作为习惯。

4.学会控制成本

精细化管理对组织最大的贡献在于成本控制，一个实现精细化管理的组织一般都能够把成本控制到最优，因为管理的精细化能够优化流程、提高质量、降低不必要的损耗。

5.善于采用现代科学技术

与泰勒制的科学管理相比，现代的精细化管理最大的差异就是电子化手段的应用。就是计算机、数码相机、数字电视、数字通信、email等电子产品和服务的普及和广泛应用。办公室在实施精细化管理的过程中，必须关注科学技术在管理中的应用。精细化管理要产生大量的信息流、数据流，针对这些资料如何收集、整理、筛选、加工、分析、应用，目前软件市场也推出了数据库管理系统，各类组织都可以找到适合本组织规模的数据库软件包。办公室工作科学化、精细化管理必须依托先进的信息技术手段的支持，实现管理手段现代化是提升办公室管理水平的必然要求。因此，办公室必须改变传统运作模式，加快信息化建设步伐，充分利用现代技术以适应形势发展需要。现代信息技术可以减少很多工作的中间环节，有利于提高办公效率，降低行政成本。科学的程序设计可以使办公室各项工作衔接紧密、疏而不漏，有效提高办公室工作科学化、精细化管理程度。

（二）有效实施精细化管理的建议

1.制定并执行好精细化管理方案

办公室要根据实际，通过自我诊断，充分发现存在的问题，按照“精细”的思路，找准关键问题、薄弱环节，制定相应的精细化管理实施方案，以点到线，由线到面逐步分阶段进行，每阶段实施运转、完善一个体系，并牵动修改修改体系，实现精细管理工程在办公室中的作用。确定精细化方案要兼顾总目标和阶段子目标，既要规划精细化工程的总体方案，也要设计好阶段性的计划和具体方案，并建立专门的组织，制定相应的计划、步骤和措施，分阶段性实施和推进精细化管理。

2.规范管理制度

管理精细的组织在管理制度方面具有共同的特点，那就是具有规范性的管理制度，以及成功地执行了规范性的管理制度，而且自身的管理制度在不断的、稳定的创新、优化过程中，不断提高规范性管理制度的实施质量。在实施精细化管理前，办公室要整理出一个系统、完整、全面、细致的规章制度体系，作为精细化管理依规办事的依据。办公室管理制度的表现形式或组成包括组织机构设计、职能部门划分及职能分工、岗位工作说明、专业管理制度、工作或流程等管理制度类文件。在规范性实施管理制度的过程中，可把重点放在制度的实施、检查方面，并将自检和互检相结合。这样一来，人人都自觉查看自己所管的责任范围和关联部门，一旦发现问题，马上解决和调整。

3.用标准化推动精细化

工作标准是办公室工作人员的行为指南和考核依据。缺乏工作标准，往往使办公室工作人员与办公室整体工作方向不统一，造成大量的人力物力资源浪费。制定标准尽量做到数字化，要与考核联系起来。办公室实施精细化管理要建立数据库，把办公室内所有定编、定岗、参数、定额等都归纳出来，存放在数据库中，并且尽可能把这些管理标准数量化。

4.不断创新，深化精细化管理

创新存在于细节之中，细节是创新之源。通过细节的创新可能实现对整个办公室工作的持续不断的改善，从而获得巨大的成效。在实施精细化过程中，最为重要的是要有规范性与创新性相结合的意识。规范性方法是基本性的、不可或缺的条件、要求、手段，创新的方法与技巧是在规范性的基础上发展的要求和手段规范是精细的表现形式，精细是创新的方向和动力。精细的境界是将管理的规范性与创新性很好的结合起来。

结束语

精细化管理是一种管理理念和管理技术，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。全面落实科学发展观，围绕单位中心工作，把握办公室工作的内在规律，按照科学化、精细化管理的要求，加强自身建设，推进管理创新，使办公室各项工作的流程更加优化、岗责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、保障更加有力、服务大局的绩效更加显著。精细化管理是被实践证明的先进管理模式。办公室工作要紧密结合本单位工作实际，努力把在办公室搭建成一个服务的平台、公共关系的平台、管理的平台、监督的平台。通过本文的探讨分析，可以发现在办公室工作中实施精细化管理不仅具有客观必要性，而且具有一定的可行性、指导意义和现实意义。

本文撰写于2008年7月，在撰写过程中查阅了大量资料，在此向原作者的辛勤工作致谢。由于本人知识和经验有限，本文难免出现一些不足、错误乃至遗漏，敬请斧正为谢！