香港理工大学金融:继续教育《酒店餐饮会计实务操作》 第三讲(叶邦银老师主讲)

来源:百度文库 编辑:中财网 时间:2024/06/21 15:59:51
第三讲 酒店餐饮业货币资金的管理及会计核算
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一、酒店餐饮业的收款方式和形式
酒店餐饮业应建立一个有效的收银系统,并能与消费清单等互相核对互相对照。
(一)收款方式
1.收银机收款:用于记录收到的营业收入款。主要功能是:当发生经营收入时(如有旅客登记交钱住店或餐馆消费者点菜吃饭),将登记单或点菜单上的数字键入收银机,收银机可以计算每张单据的合计数、应收数、找零数,同时自动将上述资料进行记录和保存。收银机同时设有钱柜,可保存收到的营业款现金。营业结束后,所记录的营业款收到数应等于实收的现金数,在公司负责人未做清盘归零前,收银机上的数字是不能消除掉的。这种收款方式的好处是:可避免营业款的流失,防止店员作弊;也能防止收银员和店员串联作弊,贪污营业款。收银机在安装相关软件后还可以打印发票等
2.人工收款:即不是靠收银机而是靠人工记录。以餐馆和旅店为例,餐馆设置点菜单和收银卡,旅店设置住店登记簿(单)和收银记录卡,当填写了点菜单或住宿单时,按实收到的钱数登记在收银记录卡上,这样,点菜单或住宿单每日汇总后收款记录卡上面记录的现金与实际收到数相等。
(二)收入的形式
1.现金收入:一般餐馆、旅店、茶馆、酒吧等,每日发生的,绝大多数都是现金收入,包括顾客通过使用银行卡支付的款项。因而把每天收到的现金数,记录正确并清点无差错时。就可以汇总作为当天的营业收入记录。
2.支票收入:现在的餐馆、酒店收到支票的时候也越来越多,许多公司提取现金不方便就只能开支票结账。如果餐馆、旅店等企业经营有特色,也会有机关团体前来消费,也会使用支票结账。所以,接受支票结账时,要对支票进行认真鉴定,以防差错,鉴定过程如下:
①支票的日期是否规范填写;
②支票的大写金额是否正确;
③大写金额有无封头结尾;
④小写金额是否清楚准确;
⑤印鉴(财务章或支票章,财务人员章)是否清楚,印鉴是否盖在正确位置;
⑥书写墨水是否正确(不能用圆珠笔填写)。
在检查上述几个方面都无误后,方可收下支票入账。
在经济犯罪中,常有用变造支票、空头支票方式进行诈骗的。常见的方式是:与消费方从未打过交道,但消费方却显得特别大方,或者是声称要在该餐馆摆多少桌酒席,或是有多少人要来旅店住几天等等,递上支票用以结账。有的骗子这时会提出先拿几条烟来应酬,有的骗子会说等酒席摆完后再填支票金额。这种情况要特别小心,也许从直观上看支票绝对没有问题,但是建议先持支票到银行鉴定或入账,以防被骗遭受损失。
如果是本地的公司支票可直接入账便知道是否有诈,如果是外地公司支票则请银行鉴定真伪,千万别为消费额大且价格高所诱惑,导致财产损失。
收取支票后,应尽快将支票送到银行入账,这个行为称为进账,入账时需填写进账单(进账单在开户行购买)。其入账方式有:
顺转:将支票交到开出支票的银行去,由开出支票银行将钱拨到收款银行。
逆转:将支票交到自己的开户银行,委托开户行到开出支票的银行收款。
其中,顺转时支票交到支票开户行马上就可以知道支票上有无足够金额,所以入账时最好去支票开户行顺转的道理在此。
银行进账单,是持支票到银行办理进账手续的凭证。进账单的虚线左端绿色部分称为回单,是银行收进支票后盖上银行章后退还企业,用以记账的部分。如果顺转,收到回单即表示货款已划出。如果是逆转,则要等两天左右才能知道货款是否真正划到账。所以持支票诈骗往往利用银行划账的时间差。进账单虚线右半部分持票人一栏填写本公司资料(名称、开户行、账号),出票人一拦填开支票方资料(名称、开户行、账号)。
二、现金的管理及核算
(一)现金的管理
企业为了加强对现金的管理,应建立和健全现金内部管理制度。内部的现金管理制度一般包括:钱账分管制度、现金开支审批制度、日清月结制度、现金清查制度、现金保管制度、保险柜的配备使用制度等几个方面的内容,具体如下:
(1)现金出纳和会计记录工作应该适当分离,出纳工作应由专人负责;
(2)现金日记账应根据经审核合法的收付款凭证登记人账;
(3)现金日记账应该序时顺号逐笔登记;
(4)库存现金应当日送存银行;
(5)收入的现金应当日送存银行;
(6)库存现金应遵守银行规定的限额;
(7)所有现金支出应经过批准;
(8)现金支出应该符合国家规定的使用范围;
(9)不得以白条抵充现金;
(10)不得私设小金库;
(11)现金存放应该有安全保护措施。
(二)现金的核算
1.现金核算的凭证
企业一切现金的收付,都必须办理凭证手续,取得或者填制证明收付款的凭证。对证明现金收付的每一原始凭证,都应由会计主管人员或指定的人员审核。对记载不准确、手续不完备的原始凭证,应退回经办人予以更正补全;对不合法的、假的原始凭证不予受理。
经过审核的原始凭证,可据以填制收款凭证和付款凭证。出纳人员依据收、付款凭证办理现金收付。现金收付后,在凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”印章,以防止出现错收、重复付款等行为。出纳人员依据办完收付款手续的收付款凭证登记现金日记账,按日结算收付款合计数和当日现金余额,并将账面余额同实际库存数相核对,做到账款相符。然后,现金收付款凭证和所附原始凭证转交会计人员进行分类、汇总,据以登记总分类账和有关明细分类账。对于出纳员来说一定要认定可以支付款项的授权人。
2.库存现金的核算
库存现金的核算,包括序时的核算和总分类核算。
(1)进行序时核算。进行序时的核算,应设置现金日记账。现金日记账由出纳人员根据审核并收付款后的记账凭证逐日逐笔顺序登记,按日、按月结算收付合计数和结存余额,做到日清月结。登记现金日记账时,一般根据现金收款凭证,登记现金收入数;根据现金付款凭证,登记现金付出数。对于涉及现金与银行存款之间的相互收、付款业务,为了避免重复记账,只编制一张付款凭证。
(2)进行总分类核算。进行总分类核算,应设置现金总分类账户,由不从事现金收付业务的会计人员登记。其目的在于反映和监督企业库存现金收付和结存情况。由于现金账户是资金账户,收到现金时,记入库存现金的借方;付出现金时,记入库存现金的贷方;余额在借方,表示现金的库存数。为了简化登记手续,企业也可定期将现金收付凭证汇总编制汇总日记账凭证,再据以登记总分类账。
3.现金清查的核算
为了及时发现现金收付差错,如实反映现金库存余额,防止贪污挪用行为的发生,应当定期或不定期地对库存现金予以清查。清查的方法主要是实地盘点,查明库存现金的账款是否相符。清查包括出纳人员清查和清查小组清查。出纳人员应当每日清点现金,发现现金短缺或多余,应及时找出原因,加以处理。由清查小组进行的清查,应在出纳人员在场的情况下,清点现金,核对账款。清查中发现用借条、白条等不合法的凭证顶替现金时,应按规定处理纠正。清查后,根据清查结果,填写现金盘点报告单,写明现金实存、账存及盈亏情况,并据以编制会计分录。
其中,根据现金盘点发现的长款数额(实有数大于账存数),应编制收款凭证,增加现金账面数额,同时贷记“待处理财产损溢”账户,其会计分录为:
借:库存现金
贷:待处理财产损溢
根据现金盘点报告列出的短款数额(实有数小于账存数),应编制付款凭证,减少现金的账面数额,同时借记“待处理财产损溢”账户,其会计分录为:
借:待处理财产损溢
贷:库存现金
在查明现金多余或短少的原因后,应根据不同的情况分别处理。如果是单据丢失或记账错误,应立即补办手续入账或按规定更正错误。如果发现现金多余是由于少付其他单位款,则应将现金长款转作其他应付款,及时补付。如果原因不明,可作增加收益处理。如现金短少是出纳人员的责任,应由其赔偿时,应将现金短款转作其他应收款。如果原因不明,可看作是出纳人员工作失职,也应责令赔偿,因为很难区分有意还是无意。
【例1】正保大酒店财务部本月清查现金时,发现长款 460元,经查明原因,尚有一笔购买办公室用品款460元还未支付。则作以下会计分录,反映清查结果。
(1)发现现金长款时:
『正确答案』
借:库存现金         460
贷:待处理财产损溢       460
(2)查明原因后:
『正确答案』
借:待处理财产损溢      460
贷:应付账款          460
【例2】正保大酒店财务部在盘点清查库存现金时,发现短缺款项68元。经查明,属出纳员工作失误产生的差错。则做以下会计分录,反映清查结果。
(1)发现现金短款时:
『正确答案』
借:待处理财产损溢      68
贷:库存现金          68
(2)查明原因后:
『正确答案』
借:其他应收款        68
贷:待处理财产损溢        68
4.备用金的核算
备用金是财会部门拨付给所属有关部门或个人的用于日常零星开支、零星采购和找零等方面的现金。备用金的收付,属于现金收付的范围,在使用和管理上与现金业务相同。
拨付备用金必须明确使用范围,建立领用、保管和报销制度,并由专人管理。备用金有定额管理和非定额管理两种方法。
备用金定额管理,是按用款部门实际需要,核定定额,并据以拨付现金。用款单位部门按规定开支范围支用备用金后,凭有关支出凭证向财会部门报销,补足备用金。这种方法适用于各有关职能部门的日常零星费用开支和营业部门找零的备用金管理。
备用金的非定额管理,是用款部门单位根据实际需要向财会部门申请领取备用金,领取后凭有关支出凭证报销,财会部门作为减少其备用金处理。如再需要,则另行办理领款手续。这种方法适用于预支差旅费等备用金的管理。
【例3】经批准,为方便采购部的零星采购工作,给予采购部定额备用金为 600元,规定每年度清理一次。
(1)年初拨付备用金时,作会计分录:
『正确答案』
借:其他应收款——备用金  600
贷:库存现金         600
(2)采购员陈明动用采购部备用金购买调料一批,金额480元。持已验收的发票到财务部办理报销手续。
『正确答案』
借:原材料         480
贷:库存现金          480
(3)年终清理收回时,作会计分录:
『正确答案』
借:库存现金        600
贷:其他应收款——备用金    600
三、银行存款的管理和核算
(一)开立银行账户和填写支票
1.开立银行账户
按照国家工商行政管理局的规定,凡是经申请正式注册的企业(不论企业规模大小,企业性质),都应在就近的银行开立结算账户,填写《单位开户书》。一般而言,选择开户银行以就近为好,因为各银行的服务并无太大差异。
到银行开户应具备的资料有:营业执照正本,授权代表人证明(即公司委托去办理开户手续的人,即使是业主自己去,也需要开此证明),办妥的企业代码证书,企业公章、财务章、法人代表和财务人员私章(如果业主自己办理结算手续,可将两章合一)。
在办妥银行开户手续后,可购买支票和进账单,用于支付货款和收取货款。常见付款的形式有:
支票:一般用于在本市进货,亲自携带。汇票;一般用于支付外地的购货款。
常见的情形是根据合同或协议,在收货后支付货款,如果要在收到货之前付款,除非是特别熟的客户,否则最好还是收货后付款。
企业只能选择一家银行的一个营业机构开立一个基本存款账户,主要用于办理日常转账结算和现金支付。企业的工资、奖金等现金的支取,只能通过基本存款账户办理。企业可在其他银行的一个营业机构开设一个一般存款账户,该账户可办理转账结算和存入现金,但不能支取现金。
2.酒店餐饮业常用的银行结算方式有:支票、银行汇票、信用卡、汇兑、委托收款。这些结算方式的具体操作步骤直接向开户银行的工作人员咨询就可以了。下面主要介绍一些有关支票的结算问题。
3.支票填写规则
(1)填写出票日期:票据的出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出票日期,在填写月、日时,月为壹、贰和壹拾的,日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾的,应在其前加“零”;日为拾壹至拾玖的,应在其前加“壹”字。如1月15日,应写成零壹月壹拾伍日。再如10月20日,应写成零壹拾月零贰拾日。票据出票日期使用小写填写的,银行不予受理。大写日期未按要求规范填写的,银行可予受理,但由此造成损失的,由出票人自行承担。结算凭证上的日期可以使用小写填写。
(2)填写金额:
①中文大写金额数字应用正楷或行书填写,如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整(正)等字样。不得用一、二(两)、三、四、五、六、七、八、九、十、甘、毛、另(或0)填写,不得自造简化字。
②中文大写金额数字到“元”为止的,在“元”之后,应写“整”(或“正”)字,中文大写金额数字到“角”为止的,在“角”之后,应写“整”(或“正”)字,大写金额数字有“分”的,“分”后面不写“整”(或“正”)字。
③中文大写金额数字前应标明“人民币”字样,大写金额数字应紧接“人民币”字样填写,不得留有空白。大写金额数字前未印“人民币”字样的,应加填“人民币”三字。
④阿拉伯小写金额数字中有“0”时,中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。举例如下:
阿拉伯数字中间有“0”时,中文大写金额要写“零”字。如¥1409.50,应写成人民币壹仟肆佰零玖元伍角整。
阿拉伯数字中间连续有几个“0”时,中文大写金额中间可以只写一个“零”字。如¥6007.14,应写成人民币陆仟零柒元壹角肆分。
阿拉伯金额数字万位或元位是“0”,或者数字中间连续有几个“0”,万位元位也是“0”,但千位、角位不是“0”时,中文大写金额中可以只写一个“零”字,也可以不写“零”字。如¥1680.32,应写成人民币壹仟陆佰捌拾元零叁角贰分,或者写成人民币壹仟陆佰捌拾元叁角贰分;又如¥107000.53,应写成人民币壹拾万柒仟元零伍角叁分,或者写成人民币壹拾万零柒仟元伍角叁分。
阿拉伯金额数字角位是“0”,而分位不是“0”时,中文大写金额“元”后面应写“零”字。如¥16 409.02,应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分;又如¥325.04,应写成人民币叁佰贰拾伍元零肆分。
阿拉伯小写金额数字前面,均应填写人民币符号“¥”(或草写¥)。阿拉伯小写金额数字要认真填写,不得连写或分辨不清。
在公司注册成立后,最好开设银行账户用以结算,好处有:
①购买货物避免了携带大量现金出门,免除了劳累之苦。
②安全性增强。现金是不法之徒偷窃对象,携带现金出门,平添许多风险,而支票可避免这些危险的发生。
③成本低、快捷。与外地客户交易,货款如果采用邮局结算,邮局每笔汇款最少收取2元汇费,最高收取50元,如果要快捷,用电汇,则在此基础上每笔加2元,另外地址、姓名要 0.13元/字,这样一来,一笔几千元的汇款,可能要花费近百元。而通过银行,相关汇费较低,对于主要是外地进货的餐馆、酒店,无疑会节省下一笔支出。
如果需要业主亲自去外地进货,而业主又未同交易方打过交道,对方情况一概不知,建议采用银行汇票形式,其特点是,将估计的进货金额存入开户行(如账上已有钱便省了这道程序),然后由银行开出指定的汇票带往外地,这种汇票的好处是既可用于转账,也可用于提现金付款,有效日期为开出日起一个月。
4.开支票注意事项
开支票是代替用现金付款的一种方式,前面已介绍过,当你在银行开立账户,购买支票后,就可以用支票付货款了。
支票左端是填写内容后留给自己记账用的,右端填写金额等有关资料后,交给对方,用做付款,填写的内容是:日期、公司开户银行账号、付款金额大写、小写、用途、收款方名称等。然后盖上公司财务专用章及私章,这张支票就可用于合法的支付了。
写支票只能用蓝、黑墨水笔书写,不能有一个错字,写错后不能涂改,不能用圆珠笔填写,否则银行不予受理,反过来也影响生意的成交。最后,盖上公司财务专用章和私章,盖章一定要清楚,不清楚银行同样不会受理。
开支票时,一定要注意账户里有没有足够的金额,如果你账户里的钱不够,而你却开出了支票,就成了俗话说的“开空头支票”。这种事情发生,一方面影响公司在客户中的信誉。另一方面导致金钱损失。现在银行规定,凡是开出空头支票,处罚开支票方票面金额5%的罚金,或者最低1000元的处罚。如果开出一张 8000元的支票付款,账上只有6000元,则处罚近1000元,损失比较大。
真的账户上没有钱,向客户说明承诺过多久可以付款,而千万不要开空头支票。
(二)银行存款的核算
1.银行存款收付业务的核算
办理银行存款收付业务,首先应填制或取得证明款项已经收付的凭证,作为核算依据。比如,将现金送存银行时,应填制送款单、注明款项来源和金额。银行验收后,在送款的回单联加盖“收讫”字样,退回送款单位。从银行提取现金时,也应按银行规定,填写现金支票,注明用途。企业根据送款单的回单联和现金支票的存根,填制银行存款的记账凭证,进行银行存款的收付核算。
例5.正保大酒店向某食品公司购入食品原料一批,价款合计50000元,食品原料已验收入库,货款以银行存款支付。
借:原材料   50000
贷:银行存款    50000
2.银行存款清查的核算
清查银行存款,即由企业根据银行提供的银行存款对账单与企业银行存款日记账进行的核对。对银行存款的清查,要定期每月至少进行一次。核对内容包括每笔收付款凭证编号、种类、收付金额和某日终止的存款余额。双方的存款余额如果不一致,必须逐笔查明原因,进行处理,并按月编制“银行存款余额调节表”,调节相符。
在月末企业银行存款日记账与银行对账单进行对账时,会因为未达账项的原因,造成账单不符,因而就需要编制银行存款余额调节表,检查企业的银行存款日记账是否有差错。
所谓的未达账项是指由于企业与银行双方记账凭证在传递过程中的时间差造成的使一方已入账,而另一方尚未入账的款项。未达账项是银行存款收付结算业务的正常现象。
(1)未达账项的情况。
①开户银行已收款入账,但企业因尚未收到银行的收款通知而未入账的款项。如异地电汇、委托收款等。
②开户银行已付款入账,但企业尚未收到银行的付款依据而未入账的款项。如对方办理的托收承付等。
③企业已收款入账,但银行尚未办理入账的款项。例如,企业收到外单位的转账支票送交银行,但开户行尚未办理入账手续的情况。
④企业已付款入账,但开户行尚未办理支付款手续的款项。如企业开出当月的转账支票,但持票人5天后才去银行办理转账手续的情况。
(2)编制银行存款余额调节表的方法。
银行存款余额调节表有多种编制方法,会计实务中一般采用“补记式”余额调节法。其基本原理是:假设未达账项全部入账,银行存款日记账及银行对账单的余额相等。其编制的方法是:在双方现有余额的基础上,各自加上对方已收、本方未收的账项,减去对方已付,本方未付账项,计算调节双方应有余额,用公式表示如下:
银行存款日记账余额+银行已收、企业未收账项—银行已付、企业未付账项=银行对账单余额+企业已收、银行来收账项一企业已付、银行未付账项
例6、正保大酒店月初1日从开户银行取到上月对账单,余额为1809170元;银行存款日记账余额为1650490元。经逐项查对,发现以下未达账项:
①企业已记收入账,银行尚未入账:送存银行的兴达公司支票一张,金额50000元;
②企业已付出账,银行尚未出账:支付西江食品厂货款转账支票,金额40000元;
③银行已收入账,企业尚未入账:委托银行收取的货款,金额169360元;
④银行已付出账,企业尚未出账:结算手续费680元。将上述资料编制的银行存款余额调节表如下表所示。
表3—1银行存款余额调节表
户名:结算户存款账号:884529—69    2×××年×月30日      单位:元
项目
金融
项目
金融
银行存款日记账余额 1 650 490 银行对账单余额 1 809 170
加:银行已收入账,企业尚未入账款项
(委托收款)
减:银行已付出账、企业尚未入账款项(银行结算手续费) 169360
680 加:企业已收入账、银行尚未入账款项
(兴达公司支票)
减:企业已付出账、银行尚未出账款项 50 000
40 000
调节后余额 1819 170 调节后余额 1 819 170