剑网三一样的乌龟:(3)Word使用技巧大全 85 例

来源:百度文库 编辑:中财网 时间:2024/04/13 19:51:35


60
、实现Word个性模板

Word建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置,同时,Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。

 

①进入WordXP的模板文件夹,在Windows 9xWindows Me下为CWindows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,而在Windows 2000Windows NT上为CDocuments and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用WordXP打开它。

 

②单击“文件”→“页面设置”,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值,如图5所示。笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米。

 

③单击“格式”→“段落”,在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签,点击“特殊格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。

 

④单击“文件”→“保存”命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,笔者将它保存为normal1.dot文件。

 

⑤再次进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dotnormal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

 

⑥上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

 

61、巧用“稿纸”格式

Word2000中,用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是,如何生成“小字本”格式的文档呢?问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的,因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手:

 

     ①左击“文件/新建”选单项,选择“稿纸向导”,生成20×20的稿纸文档;

     ②左击“视图/页眉和页脚”选单项;

 

     ③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;

 

     ④右击“稿纸”,选择“组合/取消组合”命令;

 

     ⑤拖动方格列,排成31×20的“小字本”格式;

 

     ⑥左击“文件/页面设置”,选择“文档网格”卡;

 

     ⑦将每页行数设置为31后确定;

 

     ⑧关闭“页眉/页脚”即可。

 

62、抢救Word文件有妙招

你是否遇到过这样的事情:用Word工作了很长时间,写了许多文字,但是文件还没有来得及存盘,却突然遇到停电或死机,此时的你是否有欲哭无泪的感觉?唉,这就叫“天有不测风云”。不过,不要担心,我有办法。下面是具体的操作方法:

 

     ①首先按菜单“工具”,再按“选项”;

 

     ②接着找出Word自动记录文件的位置: 按一下“文件位置”标签,点选“自动恢复文件”,再按一下“更改”按钮。

 

     ③利用快捷键的技巧,将文件位置给复制起来:拖曳选取“文件夹名称”,按下组合键Ctrl+C(复制),再点击一下“取消”按钮回到Word下。

 

     注意:如果你的Word不太稳定,常让你做无用功,干脆把这个文件夹另外指定一个名称,往后找起来会更方便。

 

     ④打开资源管理器,寻找这个文件夹的位置,按一下组合键Ctrl+V(粘贴)

 

     Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里,如果此处有一个以上的文件,你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。 从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。 在文件上连按两下鼠标左键,就能直接打开了。到这儿,你的文件就重新“活”了,还不快试试?

 

63Word中取消文本录入过程中的自动编号

可执行菜单“工具/自动更正”命令,在打开的“自动更正”对话框中,切换到“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志,然后单击“确定”按钮完成即可。

 

64、在Word中设置上下标注

首先选中需要做上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift++”就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl++”可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。

 

65Word中光标快速返回到上次编辑点

按下“Shift+F5”组合键,就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置,当再次按下“Shift+F5”组合键时,插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键,可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。

 

66Word中方便快捷选择字体号

为了达到快速选择字体的目的,将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令,进入“自定义编辑“界面,然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡,并移动光标条到类别栏中的“字体项“,在“字体项“ 有字体,此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上,直到将需要的字体都设置到工具栏中。

 

67、隐藏图形来加速屏幕滚动

如果觉得屏幕滚动得太慢,则请按如下方法操作: 在页面视图中单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“视图”选项卡;选中“图片框”复选框,可隐藏以嵌入方式(直接在插入点插入至文字的图片)插入的图片,Word将只显示大样而不显示具体图片。      清除“图形”复选框上的选中标记,可以隐藏以浮动方式导入的图片(即位于图形层并可根据需要精确地放置在页面上的、还可置于文字和其他对象之前或之后的图片)和用绘图工具创建的对象,如自选图形等。

 

68、取消后台打印加快速度

后台打印方式虽然可以使操作人员在打印文档时能够继续在中文Word2000中进行操作,但这种打印方式却同时占用了大量内存,以至于影响了中文Word2000的打印速度。为了将后台打印方式取消,可以从“工具”菜单中选择“选项”项,然后再选择“打印”选项卡,最后将“后台打印”复选框失效即可。

 

69、用重复执行命令加快操作

通过双击快捷工具条上的某些命令按钮即可达到重复执行相应命令的目的,如我们只须双击格式工具栏上的“格式刷”按钮,系统即会进入“格式刷”的设置状态,然后我们就可以重复利用它快速地为整篇文档定义相同的格式了;再如,当我们双击“绘图”工具栏上的“矩形”或“椭圆形”按钮之后,系统即会将图形处理方式暂时定义为“矩形”或“椭圆形”,此时用户就可以连续绘制多个不同的“矩形”或“椭圆形”、而无需任何停顿,运行效率非常高。在双击某个命令按钮并实现重复执行目的之后,若须取消重复执行功能,只须再次单击该按钮或按下ESC键即可。

 

70、用超级链接快速切换

超级链接是指一个计算机文档(页面)的特定区域能引入其它文档或程序。它带有颜色和下滑线的文本或图形,如果单击,就会跳转至某个文件或文件中的某个位置,或者跳转到全球广域网或 Intranet 上的某个 HTML 页。此外,超级链接还可以指向新闻组、GopherTelnet FTP 站点。

 

鼠标放在超级链接上会变成手形,点击后即可切换。Word2000中也有相类似的超级链接功能,可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因特网上所设置的相关信息链接起来。

 

     1、开一个文档,选择要作为超级链接显示的文字;

 

     2、单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹出对话框。在“链接到文件或URL”中输入待链接文档(目标文档)的路径。此路径可以是Internet地址(URL)或本机硬盘上的文档;

 

     3、按“确定”按钮,就完成了一个超级链接的创建。